淺議鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題及對策

文/重慶市榮昌區(qū)中心血庫 張洪娟

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題分析。

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公條件的限制，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理存在著許多薄弱環(huán)節(jié)，有些問題已經(jīng)嚴(yán)重影響到工作的開展，損害到集體和個人利益，引發(fā)很多不必要的矛盾。歸根結(jié)底，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施設(shè)備落后。目前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施設(shè)備簡陋、失修、很多設(shè)施設(shè)備還缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施不但不符合上級主管部門對檔案管理的要求，也滿足不了檔案存放的需要，其主要表現(xiàn)在：1.各辦所的檔案管理“各自為政”，無獨(dú)立檔案室、借閱室和管理員辦公室，大部分單位把檔案存放在行政辦公室，既不利于平時工作開展，又不利于檔案的安全存放，容易導(dǎo)致檔案丟失。2.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)將檔案雜亂堆砌在雜物室，無檔案架及檔案柜，導(dǎo)致檔案雜亂無序，查找檔案無從下手，使檔案保管利用受到影響，容易導(dǎo)致檔案丟失和毀壞。3.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)將檔案室設(shè)在年久失修的房屋中，無防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施，導(dǎo)致檔案保存時間短，資料不全等問題。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對較低。由于客觀原因，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理人員是兼職人員，由于自身本職的工作任務(wù)多，導(dǎo)致沒有多余時間來整理和完成檔案工作，再加上很多人員是臨時安排接管檔案工作，未進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)，加之鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)人員變動頻繁，檔案管理人員有時還未熟悉業(yè)務(wù)工作就調(diào)換了崗位，甚至有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)將檔案管理設(shè)為即將退休人員的過渡崗位、養(yǎng)老崗，從而導(dǎo)致檔案管理人員普遍業(yè)務(wù)水平低下，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)無法提高，嚴(yán)重影響檔案管理工作。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理缺乏現(xiàn)代化科技手段。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)受到技術(shù)及財(cái)政資金等問題的影響，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理信息化管理程度普遍很低。目前，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理仍然停留在紙質(zhì)文件的保存，對電子文檔、圖片及視頻不但未進(jìn)行統(tǒng)一管理，而且因?yàn)楣芾砣藛T普通年齡較大，學(xué)習(xí)新知識能力偏低，信息化管理工作無法正常開展，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案無法統(tǒng)一管理、檔案檢索困難、檔案資料缺失等一系列問題，致使檔案資料利用不全，降低工作效率，提高工作成本，制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識和重視程度，決定了他們對檔案管理工作的態(tài)度，從而在很大原因上決定了檔案工作的發(fā)展。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識單薄、思想落后。少部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理僅僅就是把資料裝訂歸檔，快速簡單，無足輕重，與各項(xiàng)中心工作相比簡直微不足道。更有甚者認(rèn)為檔案管理是檔案局的事情，根本不關(guān)本單位的事情。長期以往，形成了領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心，工作人員無所謂的檔案管理工作局面，一定程度上影響了檔案工作的開展。

（五）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理制度不健全。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)只注重本系統(tǒng)以及本級機(jī)關(guān)的文書檔案，對其他檔案的收集、移交、借閱、管護(hù)等一系列的管理制度不健全，從而造成檔案的遺失、缺損。檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)知不夠，對檔案歸檔、登記未按制度進(jìn)行，在工作變動時未按程序辦理工作交接手續(xù)，對借出的檔案不檢查、不清理，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案的作用率不高，從而損害到集體和個人利益，引發(fā)眾多矛盾，不利于維護(hù)社會和諧和穩(wěn)定，未能更好地服務(wù)好基層，未服務(wù)好人民群眾。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的對策及建議

規(guī)范的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)，完整的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案是維護(hù)社會和諧穩(wěn)定的保證。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理存在的相關(guān)問題和薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合我的工作實(shí)際提出如下解決對策：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。第一，要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)中成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，指定檔案管理分管負(fù)責(zé)人，將檔案管理工作落實(shí)到人，明確檔案管理職能職責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。第二，檔案管理工作人員要多請示、多溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，同時要抓住“6·9國際檔案日”、機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)等活動，加強(qiáng)對檔案法的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)人員對檔案重要性的認(rèn)識。第三，區(qū)級檔案行政主管部門要在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時，明白所擔(dān)的責(zé)任，認(rèn)清自身工作性質(zhì)，強(qiáng)化管理指導(dǎo)，落實(shí)檔案法律法規(guī)準(zhǔn)確有效地實(shí)施，從而提高大家對檔案管理的認(rèn)識。第四，區(qū)縣可將檔案管理納入目標(biāo)考核，強(qiáng)化責(zé)任，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)高度重視檔案管理工作。第五，加強(qiáng)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管負(fù)責(zé)人及管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除開繼續(xù)教育培訓(xùn)外，多組織基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，以理論結(jié)合實(shí)際，分析問題，找差距，補(bǔ)不足。第六，開展多元化檔案管理宣傳工作，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，時刻牢記檔案工作無小事。

（二）加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室硬件設(shè)施投入。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)要履行本級國家綜合檔案館建設(shè)的主體責(zé)任，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，加大投入，推進(jìn)檔案館室建設(shè)。首先，要按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室，設(shè)置防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的設(shè)施。其次，應(yīng)根據(jù)單位自身?xiàng)l件設(shè)立單獨(dú)的檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮檔案柜、木制櫥和復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作的質(zhì)量由檔案管理人員素質(zhì)決定，而檔案隊(duì)伍建設(shè)中，提升檔案人員綜合工作素質(zhì)是根本。建議對檔案人員采取理論通俗授課與現(xiàn)場操作示范相結(jié)合、筆試測試鞏固與加深知識理解消化相結(jié)合的脫產(chǎn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的綜合工作能力。首先，強(qiáng)化檔案管理工作人員職業(yè)道德，提升政治思想水平，使其樹立服務(wù)意識，堅(jiān)持原則、嚴(yán)守秘密、恪盡職守。其次，提高檔案管理工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是要規(guī)范檔案的分類、編目、保護(hù)、修復(fù)、控溫、防塵、防蟲鼠等業(yè)務(wù)技能和操作。最后，要堅(jiān)持檔案管理專人專管，無特殊情況不應(yīng)隨意變更管理人員，檔案管理人員變更后也應(yīng)該堅(jiān)持“以老帶新”，從而保證檔案管理人員的專業(yè)性。

（四）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，5G時代的到來，檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢必然是朝著檔案信息化建設(shè)去的，這是衡量檔案工作水平高低的基本標(biāo)準(zhǔn)，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)信息化建設(shè)就顯得極其重要。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)要加強(qiáng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)投入，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次，要安排專人對原有的資料檔案收集、分類、編目，并將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)檔案歸檔、接收、保管與利用。最后，建立內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息共享。

（五）建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理制度體系。要更好地完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，那建立健全文件材料的形成積累、整理、歸檔以及檔案的保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)管理制度顯得格外重要，可以說是重中之重。逐步建立檔案收集制度，檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案銷毀、檔案員崗位職責(zé)等一系列檔案管制制度、明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案的管理范圍、管理職責(zé)和管理辦法，使基層的檔案管理工作做到有章可循。