新形勢下檔案管理工作的規范化發展研究

文/浙江環境監測工程有限公司 賴素媛

隨著社會和經濟的發展，我國的企業檔案管理工作重心發生了轉移，從傳統單純進行管理轉變為全面利用檔案，可以為企業發展提供憑證和參考依據，因此檔案管理工作已經成為企業管理工作的關鍵環節。隨著我國檔案管理工作現代化程度的深入推進，檔案管理工作的復雜程度不斷提升，因此對檔案管理工作的規范性有了更嚴格的要求。為了滿足新形勢提出的要求，現階段最重要的任務是規范檔案管理工作流程，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率和水平，提升企業的綜合競爭力，促進企業更為長足地發展。

一、新形勢下規范檔案管理工作的重要意義及要求

隨著社會的不斷發展，對企業單位的經營管理也提出了更為嚴格的要求，企業首先要對檔案管理工作和檔案管理工作規范性的重要意義有正確的認識，才能了解到規范檔案管理工作流程，不斷完善相關工作進而提升管理水平。通常單位的檔案資料主要的內容為記錄單位發展的歷史，多為文字或是圖片等資料。因此在管理過程中，需要根據實際情況選擇合理的管理辦法，能夠盡量維護單位檔案資料的完整性，及時的錄入數據并且將檔案信息進行備份，對于一些較為機密的資料和信息還可以利用信息技術進行特殊的處理和保存。規范企業單位的檔案管理工作，能夠成為衡量單位工作業績和管理水平的重要標準。通過檔案管理單位還能將各類信息進行整合和分析，能夠對前期工作進行總結，以此為依據制定更為合理的發展方向，推動單位健康發展。

二、現階段我國檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作重視度不夠。目前經濟形勢大好，企業單位更為重視經濟效益，忽視了企業中基礎的檔案管理工作，雖然短期內不會造成嚴重影響，但是大大影響單位檔案管理工作質量，不利于檔案管理工作的規范性發展，無法促進企業長足發展。

（二）信息化建設力度不足。檔案管理工作量較大，涉及的范圍廣且極為復雜，只依靠人力無法實現有效管理，新時期隨著信息技術的廣泛應用，傳統的檔案管理模式已經無法適應新時期的工作要求。為了實現檔案管理工作的規范性，必須要進行信息化建設，但是還存在一些問題，例如沒有配備健全的軟硬件設施，工作會受到一定制約，無法保證全面提升檔案管理工作的效率，不利于檔案管理工作的規范化發展。

（三）管理力度較弱。新形勢要求企業要確保檔案管理工作的時效性，只有這樣才能實現管理工作的規范性。檔案管理工作人員對于工作任何一個環節都要做到認真、嚴謹，避免發生失誤。不過現在還有很多企業的檔案管理工作規范性不足，實際工作流程和規范化要求存在較大差距。還有一些單位對檔案工作的管控力度不足，有些重要的內容不能及時歸檔，還存在檔案遺失等情況，無法確保檔案的完整性，管理人員沒有盡到監管責任，崗位和責任劃分不明確，無法確保檔案管理工作的總體質量。

（四）檔案部門工作人員整體素養不足。新形勢下企業開展檔案管理工作時，通常沒有對工作的規范性有高標準的要求，這主要是因為工作人員的整體素質不足，專業能力較差。很多企業對于檔案管理工作的重視度不夠，只將其作為一個基礎性的崗位，因此沒有配備高素質的專業人才進行管理。僅僅能夠完成資料和信息的歸檔和整理，管理人員并沒有對檔案管理工作的重要作用有全面的認識，對開展規范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作熱情不高，不利于促進檔案管理工作的規范性發展。

三、新形勢背景下檔案管理工作規范化發展的有效措施

（一）企業要提升對檔案管理工作的重視程度。新形勢下企業提升對檔案管理工作的重視程度是促進檔案管理工作的規范化發展的必要前提。企業主要領導應該從自身做起，重視開展檔案管理工作，提升全員的認識，能夠了解檔案管理工作的重要作用。加大資金投入，合理配置人員，積極為檔案管理部門提供實現規范化發展所需的軟硬件設施，改善檔案部門的工作環境和工作待遇，提升人員的工作積極性和責任感，能夠最大程限地發揮檔案管理工作的優勢作用，為企業發展提供更多有利的依據，能夠促進企業深入發展，使企業在激烈的市場競爭中能夠立于不敗之地。

（二）建立健全檔案管理機制。建立健全檔案管理機制是促進企業檔案管理工作規范化發展的關鍵環節。每個企業的經營和管理模式存在差異，因此自身的檔案資料內容和形式各不相同。因此企業要根據自身的特點和檔案管理工作的實際情況，建立有針對性的管理體系，才能確保檔案管理工作的規范性。首先要嚴格遵守國家和行業的規定和要求，要在原有管理體系上進行完善和創新，制定適合企業發展的管理模式和管理條例，并且確保將管理規定落實到具體工作中，規范檔案管理工作的工作流程，將各部門和文書管理工作有效融合，明確文書檔案管理部門的責任，并且要求各部門進行積極配合。對于檔案管理工作中的細節部分要進行明確的規定，例如工作人員要按規范對檔案進行收集和整理，按要求將檔案進行細致的分類，并保證文書的字跡清楚、文書標準、頁面齊全且排序正確，有明確的編碼，確保文書檔案細致有條理，易于查詢和操作，還要對借閱檔案的標準和要求、規劃檔案的期限、檔案使用權限進行明確的規定，確保工作人員有章可依。要盡量保證檔案信息的完整和準確，并且不斷提升工作效率，能夠為各個部門及時準確地提供所需檔案，確保檔案信息能夠發揮最大作用。對檔案進行嚴格管理，避免發生隨意更改檔案記錄等情況。對于一些特殊或是重要的檔案材料，要采取有效的防護措施，避免發生意外。同時還要強化人員的責任意識，規范工作人員的行為，對于每個崗位都明確其工作職責，如果出現問題對相關的責任人進行處罰，避免因為責任不明確造成的工作混亂。

（三）強化企業單位檔案管理工作信息化建設。對于企業單位的管理和發展來說，檔案管理工作具有極為重要的作用。從現階段的情況來看，新形勢下隨著企業的經營和管理模式的不斷創新和變化，檔案管理工作也會隨之進行改變。隨著信息技術的廣泛應用，為檔案管理工作指明了新的方向，積極地將新型的信息技術和各種專業軟件應用于檔案管理工作過程中，進行信息化建設能夠顯著提升管理工作的整體能力和水平。因此單位需要對信息化建設投入更多的資金和物力支持，優化檔案管理工作環境，配備完善的基礎設施，要利用高效的設備提升工作的安全性和實效性。辦公室文書檔案管理工作中應該充分的利用現代化的設備和技術，更為科學地開展檔案管理工作。工作人員可以利用網絡在線上收集相關資料，利用計算機技術處理資料后進行歸檔保存，能夠明確檔案文件的種類、內容和匯總情況，能夠提高檔案管理的工作效率。工作人員還可以利用各種新技術和新型管理軟件，制作文書檔案的電子檢索系統，能夠快速準確地尋找查詢的檔案。檔案管理人員還可以將部分檔案進行資源共享，其他部門可以在網上就可以查閱自己權限范圍內的檔案資料，大大提高了工作效率。

（四）提高檔案管理人員整體素養。企業主管領導要重視吸引和培養檔案管理人才，采取有效措施開展檔案管理人才隊伍建設。在開展檔案管理工作過程中，領導層要充分發揮主導作用，以本單位的檔案管理工作具體情況為基礎，科學制定人才培養計劃。單位領導要加大人才培養方面的投入力度，積極吸引優秀的專業管理人才，能夠為企業檔案管理工作注入新的活動力。同時要加大建設力度，為檔案管理人員提供更為完善和優質的交流平臺，全面提升檔案管理整體水平。對于企業中原有工作人員，需要加強培養力度，定期開展專業的培訓，積極學習新技術、新型管理理念和新型軟件使用方法等，還可以鼓勵檔案管理人員參加競賽活動，或是去檔案管理水平較高的企業進行學習，不斷提升人員的綜合素質。同時還要鼓勵員工進行創新和研發，能夠在工作實踐中不斷進行總結和反思，積極研發適合企業的檔案工作的軟件及工作流程，提升企業檔案管理工作整體能力。同時企業單位需要積極對員工開展思想政治教育工作，利用教育和培訓提升內部工作人員職業素養，使其具備正確的價值觀念，能夠做到愛崗敬業、工作認真嚴謹、增強人員的責任意識和奉獻精神。

四、結束語

新形勢下檔案管理工作的規范性發展對企業深入發展起著極為重要的作用，因此在實際工作中，企業領導應該對檔案管理工作有正確認識，重視開展規范的檔案管理工作，建立健全檔案管理工作的管理制度，明確人員的責任和義務；加強信息化建設力度，加大資金投入力度購置符合企業發展要求的軟硬件設備；重視引入和培養專業人才，全面提升相關工作人員的整體素質和職業素養，讓檔案管理工作成為企業健康發展的強大推動力。