推進企業檔案管理信息化建設的幾點措施

文/德陽市緊急醫療救援指揮中心 李彤

企業檔案管理信息化建設始于20世紀80年代，初期主要是將企業的檔案信息管理存儲到計算機中，實現檔案信息的集中化，達到快速檢索的目的，有效提高檔案管理工作的效率。至20世紀90年代，企業檔案信息化管理工作主要是加強電子文件的管理，加快數字檔案館的建設。進入21世紀之后，隨著計算機技術與網絡技術的迅猛發展，企業檔案管理信息化建設工作的重心已經從管理信息與計算機進入到檔案管理網絡信息化一體化管理的新階段。檔案管理是企業管理的一項不可或缺的基礎性工作，記錄著企業發展的過程，為企業后續發展提供了重要的決策依據。因此，企業對檔案管理工作越來越重視，隨著信息化新興技術的不斷涌現，企業檔案管理信息化建設步伐也在加快，建設過程中在取得一定成效的同時，也發現了一些問題，諸如信息數據未進行標準化處理或不及時更新導致無法調閱等。基于此，要進一步認識企業檔案信息化建設的重要意義，了解建設過程中會遇到的主要問題，才能根據自身情況制定合理的檔案管理模式，采取相應的措施有效推進檔案管理信息化建設，推動企業發展。

一、檔案管理信息化建設的意義

（一）節約信息收集成本，提高管理效率。傳統的檔案搜集工作程序，從提交申請開始，經各部門的審批簽發到正式建檔需要經由多個環節，若某一環節因其他工作事由不能及時到場審批，就無法進入下一環節，從而導致周期較長。利用互聯網信息技術收集和填報檔案信息，通過無紙化辦公方式，資料提交人員依照規范格式向檔案信息系統登記上傳信息，資料管理人員向各部門報送審閱和簽發信息，各部門可以不受時間和地點的約束，隨時登錄進行審批簽發，極大程度地縮減收集信息的經濟成本和時間成本，簡化工作流程，提高企業管理效率。

（二）資料管理更為便利。紙質資料由于長期積壓，容易出現檔案堆放錯亂，分類排列不縝密的問題。同時，若個別檔案資料借閱后不及時歸還或借閱程序不規范，會對管理人員清查檔案資料帶來極大的不便。因而，將檔案資料數字化后建成信息數據庫，將檔案信息進行整理、分類、整序和排列，通過搜索關鍵詞等信息，管理人員可以在信息化管理系統迅速查詢所需檔案信息，及時掌握檔案資料借閱和歸還狀態，極大地提高資料管理效率。

（三）信息內容的長效保存。隨著資料信息的不斷更新和補充，受限于紙質資料存儲對場地空間的容納率的客觀要求，資料存儲用地逐漸增加，對年久的資料進行定期銷毀。同時，由于紙質資料不能受潮、近火等特點，極易老化、破損和丟失，對保存環境條件也提出較高的要求。不同于紙質資料的保管，數字化資料更加集成化，可以通過云存儲等現代技術，利用少量的設備和很小的空間存儲更多的信息內容，實現高密度收集，同時保障信息內容的永久保存，不易丟失和破損。

（四）有助于信息的交互共享。傳統的檔案管理方式基本是依靠人員走動進行手工操作來實現檔案信息的共享，煩瑣的程序以及異地的交接極大地影響了檔案信息共享的及時性，以至于因調閱信息的困難性導致檔案信息被閑置下來，沒有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通過互聯網等信息化等技術手段，搭建檔案信息傳遞的交互平臺，可以有效實現與各級檔案中心的信息內容的交互傳遞，通過數據信息共享，保證信息更新的及時性，便于相關部門及時掌握信息，推進后續工作的開展。

二、檔案管理信息化建設的主要問題

（一）信息資源收集途徑不一，增加信息整理的難度。檔案信息的收集途徑主要來自個人和各部門，對信息類別理解不一致以及數據統計口徑不一，導致收集的信息數據出現不閉合、不完整，甚至是矛盾的情況，從而只得進行二次篩查和甄別，提高了信息整理的工作難度。同時，由于各部門上報數據格式的不統一，數據入庫后無法在共享平臺正常顯示，失去了信息的共享效用。

（二）忽視對檔案信息的日常更新管理，失去信息的時效價值。企業檔案信息通常包含企業員工人事、企業財務、企業設備、專項固定資產、行政綜合類等信息。其檔案信息的特點就是會不斷更新，而檔案信息的價值正體現于時效性。因此，管理人員需要及時對檔案信息進行更新和完善。若在企業重要決策時無法提供準確信息，便失去了信息的時間價值，也失去了檔案信息管理的意義，信息的不對稱甚至會誤導企業做出錯誤決策，造成重大損失。

（三）忽視檔案信息的安全管理工作。檔案信息化建設必將應用網絡技術和計算機技術。若檔案信息管理系統未建設完善的防火墻以及數據監測技術、數據恢復技術等，未對信息內容進行相應級別的加密和權限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發生網絡信息泄密或丟失等問題，使企業和個人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

（四）忽視檔案管理人員隊伍的梯隊建設。大多數企業的檔案管理部門人員數量較少，且一旦人員崗位固定，很少引進新的人員。對于聘用人員的專業要求門檻較低，通常選擇具有一定管理經驗、相對細心負責的人員擔任。檔案管理人員雖經過長期的紙質檔案管理工作積累了豐富的管理經驗和方法，但并不一定能適應檔案信息化建設工作。運用現代化手段進行檔案信息管理，不僅要熟悉檔案管理專業的業務要求，還要熟練掌握檔案管理相關軟件的應用以及一定的數據通信技術和計算機技術知識儲備。一旦檔案管理人員滿足于當前紙質檔案管理工作的現狀，很難激發其接受新技術、新知識的學習和應用，一些檔案管理人員隊伍的專業知識結構不合理嚴重阻滯了檔案信息化建設的發展。

三、推進檔案管理信息化建設的措施

（一）加快檔案信息數據標準化、規范化建設。加快檔案信息數據標準化、規范化建設工作是檔案信息化建設可持續發展的重要保障。檔案信息的標準化、規范化建設必須要貼合國家信息管理標準以及上級管理部門信息管理標準，同時要根據企業自身工作特點和未來的發展需要制定完善合理的檔案信息數據標準化、規范化制度，要確保信息數據格式與數據庫結構、檔案管理信息系統、查閱交互平臺等方面的統一設定，嚴格要求企業各部門人員數據按標準化格式進行采集和傳遞，加強標準化監督管理工作，防止數據采集途徑不一導致的數據不閉合或矛盾等問題，同時防止因為數據格式的差異所造成的數據傳輸失敗、解碼出錯等問題。保證各部門之間的數據共享，提高企業和各級部門管理工作的效率。

（二）加強檔案資料的日常更新管理工作。由于檔案資料的類別繁多，檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時做好分類排序工作，還需與各部門和人員積極溝通，定期對企業人員檔案信息是否發生變化、工作資料是否進行過修改等情況進行核實查證，對原有信息進行及時更新和完善，確保檔案資料信息的準確性和可靠性。

（三）重視信息網絡安全管理工作。企業管理層要加強檔案管理網絡安全防范意識，制定嚴格的檔案安全管理制度和安全監督機制，定期進行檔案信息安全管理檢查，對檔案信息的使用權限進行嚴格管理明確，各類檔案信息的保密級別，通過開展宣傳講座或培訓等形式提升各部門工作人員的安全防范意識。伴隨信息技術的進步，黑客的竊密技術以及病毒的隱蔽技術也在快速發展，即使企業信息網絡已設置防火墻以及數據監測技術、數據恢復技術等，仍需實時監測檔案信息使用情況，定期升級和更新網絡安全保護技術，在保障上級部門和企業管理部門對檔案信息利用需求的同時，高度警惕網絡黑客和病毒入侵導致檔案信息丟失或泄密的隱患。

（四）加強檔案管理人員培訓和人員引進。檔案管理人員是檔案管理信息化建設的重要執行者，決定著檔案管理信息化建設的質量和效率，是信息化建設順利進行的根本保障。而傳統的工作形勢下，部分企業檔案管理部門工作人員的計算機技術專業能力不足，缺乏對新興技術知識及時更新的敏銳性，因此，導致檔案信息化建設難以有效推進。企業必須重視檔案管理人員業務素質的提高，合理組建檔案管理人員隊伍，積極引進檔案管理專業、計算機專業、通信工程專業等相關人員。定期開展檔案管理信息化建設相關的培訓工作，讓管理人員明確重視檔案信息化建設對企業發展的重要性，不斷提高自身計算機專業知識，了解信息化技術的發展現狀和趨勢，強化信息安全防范意識，保障企業檔案管理信息化建設工作的有效推進。

四、結束語

檔案管理工作是企業管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學性和規范性可以作為衡量企業管理水平的一項重要指標。高質量的檔案管理工作有助于企業經營者及時掌握企業整體運營狀況，適時調整經營策略，為企業決策提供支撐依據，也有利于企業經營成果通過數據及時展示，增強與企業有關合作方和地方政府的認可度，為企業的后續發展奠定堅實基礎。因此，企業檔案管理信息化建設對于提升現代企業在市場經濟中的競爭力發揮著重要作用。企業檔案管理工作應該結合自身企業特點，加快檔案信息標準化、規范化建設，加強信息日常更新管理，重視檔案管理人員培訓和信息網絡安全等方面的工作，為企業提高管理效率、安全長效發展提供重要保障。