企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討

卜鶴

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程的真實(shí)記錄，也是維護(hù)其合法權(quán)益的重要資料，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中不可或缺的無形資產(chǎn)，檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位。當(dāng)前企業(yè)檔案存儲(chǔ)與管理問題較多，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展影響較大。文章分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，深入探究企業(yè)檔案管理存在的各類問題，提出科學(xué)有效的管理措施，為企業(yè)檔案規(guī)范化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；管理路徑

2019年1月，國(guó)家檔案局在《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》中指出：檔案工作是一項(xiàng)事關(guān)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、支撐性工作，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案是否全面、完整、真實(shí)，直接影響到企業(yè)能否健康運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范化的檔案管理工作體系，能夠助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作未能與時(shí)俱進(jìn)地有效開展。本文針對(duì)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存問題，分析產(chǎn)生原因，助力提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。

一、企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的意義

《中華人民共和國(guó)檔案法》定義檔案，使其具有了其他信息資源不能替代的重要價(jià)值與作用。習(xí)近平總書記曾強(qiáng)調(diào)：檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展都離不開檔案。對(duì)于企業(yè)而言，在其從事經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，必然產(chǎn)生大量具有保存、參考價(jià)值的原始檔案，這些檔案真實(shí)詳細(xì)地記載著企業(yè)從創(chuàng)業(yè)至發(fā)展的全過程，并且可以經(jīng)過利用變成處理企業(yè)發(fā)展難題、為企業(yè)發(fā)展提供參考的寶貴信息資源，對(duì)企業(yè)制定科學(xué)的發(fā)展決策與戰(zhàn)略起到至關(guān)重要的作用。因此必須高度重視檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在依法經(jīng)營(yíng)的同時(shí)，以依法管檔為工作原則，以規(guī)范化管理為發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化跨越式發(fā)展，將檔案管理工作融入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，融入日常的經(jīng)營(yíng)工作活動(dòng)中，融入管理發(fā)展的科學(xué)化與規(guī)范化行動(dòng)中，全面提升檔案管理效果。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.檔案收集不完整

部分企業(yè)的檔案管理工作結(jié)構(gòu)不合理，直接影響到企業(yè)檔案資料的收集等。很多企業(yè)在檔案收集方面比較粗放、滯后，不是由檔案部門大包大攬，就是由業(yè)務(wù)部門自主完成；只重視結(jié)果性文件，不注重過程性文件的積累；缺乏與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的電子檔案收集管理系統(tǒng)，產(chǎn)生的大量電子信息文件未能及時(shí)歸檔。此外，由于企業(yè)發(fā)展中的人員流動(dòng)過程中缺乏對(duì)歸檔資料交接的監(jiān)管，導(dǎo)致很多重要資料丟失，影響資料存儲(chǔ)秩序，增加了資料信息收集難度，并有可能造成巨大損失。

2.檔案編研成果薄弱

部分企業(yè)比較關(guān)注直觀的經(jīng)濟(jì)效益，忽略了檔案管理工作結(jié)構(gòu)是否合理，檔案管理隊(duì)伍是否健全。由于檔案人員緊缺，一些企業(yè)的檔案只停留在“收、管、存”以及發(fā)揮簡(jiǎn)單的憑證作用方面，無法得到全面整理利用，進(jìn)行有價(jià)值的編研工作，檔案的服務(wù)價(jià)值沒有充分發(fā)揮，檔案工作無法得到重視。

三、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑

1.完善檔案管理體制機(jī)制

加強(qiáng)企業(yè)檔案工作是企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)的重要責(zé)任和強(qiáng)化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中必須從法律的角度高度重視企業(yè)檔案規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案管理組織體系建設(shè)，建立以經(jīng)營(yíng)層領(lǐng)導(dǎo)為主要領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門為核心，所有業(yè)務(wù)部門共同參與的檔案工作體系，使企業(yè)檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新局面。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來說，還應(yīng)該建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案工作體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)所屬企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

2.明確檔案管理工作規(guī)章制度

為了提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，應(yīng)當(dāng)深入分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況，按照企業(yè)實(shí)際需求做好分析工作，明確分工并引導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門關(guān)注檔案管理細(xì)節(jié)，制定詳細(xì)的管理內(nèi)容與工作細(xì)則，形成適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展保障服務(wù)的檔案管理制度體系。比如為體現(xiàn)歸檔范圍隨企業(yè)活動(dòng)重點(diǎn)變化的原則，順應(yīng)企業(yè)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的要求，使企業(yè)檔案資源內(nèi)容更加豐富，結(jié)構(gòu)更加合理，各企業(yè)應(yīng)該按照國(guó)家檔案局第10號(hào)令要求制定本單位的歸檔范圍及保管期限表，確保發(fā)揮檔案資源服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的應(yīng)有作用。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，檔案管理人員在熟練掌握檔案工作專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，必須了解本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中的業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案管理人員的技術(shù)能力與綜合素養(yǎng)會(huì)直接影響檔案管理效果。企業(yè)應(yīng)采用人才教育與培訓(xùn)方式，集中傳授現(xiàn)代化管理知識(shí)與技巧，同時(shí)派遣人員到檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)交流，以此提升知識(shí)及技能水平。為了加強(qiáng)檔案管理效果，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過激勵(lì)機(jī)制穩(wěn)定并吸納專業(yè)性檔案人才，擴(kuò)大檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此提升檔案管理的穩(wěn)定性和專業(yè)度，確保檔案管理工作規(guī)范化。

4.采用科學(xué)的檔案管理方法

在開展檔案管理工作時(shí)，為了確保管理規(guī)范性，必須采取科學(xué)措施，全面加強(qiáng)檔案管理力度。例如，企業(yè)注重檔案移交與審批的流程化與制度化，規(guī)定檔案審批權(quán)限與移交明細(xì)，以此確保檔案文件的可查找性，同時(shí)采用動(dòng)態(tài)化模式管理企業(yè)檔案。當(dāng)檔案資料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好修正處理，要求管理人員定期檢查檔案資料信息，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)注重考核檔案管理工作，將檔案工作納入各項(xiàng)檢查和評(píng)估中，及時(shí)掌握檔案管理現(xiàn)存問題，采取科學(xué)措施進(jìn)行糾錯(cuò)，維護(hù)檔案管理的規(guī)范性。

5.加速檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為企業(yè)提質(zhì)增效的必然選擇和高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需要。企業(yè)必須注重轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維與方式，針對(duì)檔案管理工作實(shí)際制定符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐的檔案工作信息化發(fā)展規(guī)劃，配備先進(jìn)的管理軟件和硬件系統(tǒng)，及時(shí)收集各種系統(tǒng)電子文件，建設(shè)電子閱覽室、信息共享平臺(tái)，實(shí)時(shí)高效管理。通過建立檔案信息化平臺(tái)，能夠縮短檢索與查閱時(shí)間，全面提升檔案資料的利用率，優(yōu)化完善電子檔案內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化方式提升檔案管理效果，全面提高檔案管理的信息化水平。

6.提升檔案編研利用水平

企業(yè)檔案工作地位重要、責(zé)任重大，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作新突破是檔案部門義不容辭的職責(zé)。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)該主動(dòng)圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)中心工作，積極開展檔案服務(wù)。有為才有位，檔案編研的成果會(huì)直接成為衡量檔案管理工作成效的重要參考，成為提升檔案管理工作的重要抓手。檔案管理人員在做好日常工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該主動(dòng)以企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展為方向，充分利用檔案資源，發(fā)揮其寶貴的價(jià)值，助力企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

注釋與參考文獻(xiàn)

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