新形勢下基于SWOTT分析法的公立醫院檔案建設探索

金艷

摘要：加強公立醫院檔案建設，已成為現階段醫院管理研究的新課題。興化市人民醫院注重檔案建設，嘗試運用SWOT分析法對檔案建設現狀進行系統分析，提出不斷加強醫院檔案建設的四種戰略，即：SO戰略（依靠內部優勢，抓住外部機會）、WO戰略（利用外部機會，彌補內部劣勢）、ST戰略（利用自身優勢，避免外部威脅）和WT戰略（克服內部弱點，避免外部威脅）。

關鍵詞：檔案建設；SWOT分析法；公立醫院

興化市人民醫院的前身是成立于1925年的德國教會醫院——興仁醫院，具有悠久歷史。解放后，經過兩次興建遷移，培育厚植，目前已發展成為一所在全省縣級市醫院中領先的現代化綜合性三級醫院。1993年醫院建立了綜合檔案室，并順利通過揚州市二級檔案管理驗收，1996年順利通過了省級檔案管理驗收，2007年按照新的星級標準，又通過了省一級三星達標驗收。醫院檔案作為醫院各項工作的歷史記錄，是一種重要、特殊的信息資源，可為臨床醫學提供相應的依據[1]。興化市人民醫院運用SWOT分析法對醫院檔案建設現狀進行分析，并提出新形勢下加強醫院檔案建設工作的策略。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是美國舊金山大學管理學教授韋里克（H·Weihrich）于20世紀80年代初提出的，是一種能夠較客觀而準確地分析和研究一個單位現實情況的方法[2]。所謂SWOT分析，就是通過對組織的優勢（Strength）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunity）、威脅（Threat）的分析，運用系統學原理，將其相互匹配，由此制定或修改組織的經營戰略，使組織目標、管理意識、經營方法等適應組織及其變化[3]。

二、新形勢下醫院檔案建設現狀的SWOT分析

新形勢下基于SWOT分析法的興化市人民醫院檔案建設現狀如下：

1.內部優勢

（1）具有相對豐富的檔案原始材料

截至2020年5月，興化市人民醫院綜合檔案室室藏文書檔案1356卷、13786件，設備檔案588盒，基建檔案131盒，財務檔案13586冊，實物檔案146件，照片檔案3089張，人事檔案786份；按年編寫了《全宗介紹》《組織沿革》《全引目錄》《案卷目錄》《院級領導干部一覽表》《內設機構一覽表》《發文匯編》《大事記匯編》等專題匯編，隨著醫院發展和等級醫院評審的要求，檔案的類別和數量還會有較大增長。

（2）形成相對完善的檔案管理制度

興化市人民醫院檔案室按照市檔案局業務要求，根據檔案工作要求和等級醫院評審需要，建立了醫院綜合檔案室的各項工作制度和考核制度。例如《興化市人民醫院綜合檔案室管理制度》《興化市人民醫院檔案整理歸檔制度》《興化市人民醫院文書、醫療業務、教學類檔案歸檔制度》《興化市人民醫院設備檔案歸檔制度》《興化市人民醫院檔案保密制度》《興化市人民醫院檔案借閱統計制度》《興化市人民醫院檔案鑒定銷毀制度》等。由于醫院搬遷不久，檔案室設備較新、環境較好。

2.內部劣勢

（1）投入不足，信息化水平較低

信息化建設是整合檔案信息資源、提高檔案服務效率的重要手段。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、格式標準不統一、工作量大等原因，檔案信息化發展較為緩慢[4]。隨著電子政務的推廣，以影像資料形式保存的非紙質檔案也越來越多，如何實現這些特殊載體檔案的長期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加強。[5]目前，興化市人民醫院檔案信息化水平較低，基本以紙質版檔案為主。未對歷年的紙質檔案進行電子化建庫，缺少檔案利用管理系統，未能實現檔案的在線歸檔、網絡借閱等。在檔案利用方面技術手段缺乏，以人工檢索為主，效率低。原始檔案的利用率、周轉率低。

（2）檔案管理意識淡薄，缺乏專業的檔案管理人才

醫院現有職工1347人；專業技術人員1137人，高級技術人員223人；兼職教授12人，碩士生導師16人；碩士研究生121人，在讀博士4人。《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》中明確規定，設檔案科室的，應配備工作人員3—6人。但是，醫院檔案室目前只配備了兩名專職檔案工作人員（其中一名為退休返聘人員），人力資源配備明顯不足，并且因檔案工作人員年齡老化，未能系統了解和掌握信息知識與技術。醫院對檔案管理工作缺乏足夠的重視，未能深入認識到檔案工作對醫院發展的促進作用，檔案管理觀念淡薄，缺乏對檔案管理工作的設計和規劃，更沒有在醫院醫療信息化建設如火如荼的進程中，注意到檔案信息化工作的短板。

（3）檔案管理體系不夠完善

醫院檔案管理領導小組以及檔案網絡化管理等的職能未發揮，未定期召開領導小組會議研究檔案工作，檔案網絡化管理框架多年未調整，也未覆蓋至各科室。未成立檔案鑒定、銷毀等工作小組。

3.外部機會

（1）政策支持為醫院建設提供了指引

2014年，興化市人民醫院成功跨入三級醫院行列，實現了二晉三的突破，醫院發展邁入新時代。等級醫院評審細則對三級醫院檔案建設提出了更高的要求，醫院已于2018年12月順利接受等級醫院評審，被納入三級乙等醫院管理。醫院的發展平臺更廣闊，檔案建設與管理工作大有可為。

（2）信息化水平提升為醫院檔案建設提供了保障

5G、數據庫技術、文書掃描、文檔OCR、網絡存儲、客戶端BS架構、服務器虛擬化等信息化技術的迅速發展，為醫院檔案信息化水平提升提供了可能和保障。隨著信息化整體水平的提高，存檔歸檔的醫院檔案內容和形式趨向多樣化、豐富化，這更需要醫院對原有的品種單一的紙質檔案進行擴展，以形成存儲音頻、視頻等多種類檔案的新時代綜合檔案室。

4.外部威脅

（1）存儲介質存在不穩定性

現有的紙質檔案在存儲、保管、利用的過程中，存在著很大的破損、缺失風險，易導致原始檔案的滅失，信息化建設過程中需要存儲介質，而存儲介質存在一定的不穩定性，易導致信息泄露。

（2）檔案信息化建設與管理法律法規尚不健全

信息化技術發展迅速，但是相關法律法規的制定存在一定的滯后性，導致醫院檔案信息化建設與管理的各項規章制度相對滯后。

三、醫院檔案工作發展戰略與對策措施

基于以上分析，遵循“發揮優勢，克服劣勢，把握機會，化解威脅，揚長避短，趨利避害”原則，基于SO戰略（依靠內部優勢，抓住外部機會）、WO戰略（利用外部機會，彌補內部劣勢）、ST戰略（利用自身優勢，避免外部威脅）和WT戰略（克服內部弱點，避免外部威脅）四種戰略，興化市人民醫院對檔案建設與管理提出了對策措施。

1. SO戰略

SO戰略是在整個戰略分析中想要達到的最理想的態勢。要充分發揮醫院具有相對豐富的紙質檔案、相對完善的檔案管理制度、檔案室設備較新、環境較好等內部優勢，抓住政策支持、新醫改和等級醫院評審等機遇，利用信息化技術應用完善等外部機會。興化市人民醫院逐步提升檔案信息化水平，為檔案室配備先進的掃描設備，同時將前期紙質檔案的電子化外包給業務公司，在醫院檔案工作人員的指引下，實現檔案的電子化。在文字資料電子化存檔的同時，醫院印發了《興化市人民醫院關于進一步規范公文收文辦理工作的通知》，要求各科室規范提供音頻、視頻、圖像等多媒體數據信息的記錄，通過升級檔案管理信息系統，大力推動在線數據電子化自動歸檔。為提高檔案人員的工作效率，避免重復勞動，運用檔案管理信息系統的云存儲功能提供快速、可靠的查詢等共享服務，實現檔案利用效益最大化。

2. WO戰略

WO戰略是指在醫院檔案建設過程中，充分利用政策支持和等級醫院評審需要等外部機會，彌補檔案信息化水平較低、缺乏專業的檔案管理人才、管理意識不強等內部劣勢。一是爭取資金支持。利用政府支持信息化進程的外部機遇和等級醫院評審亟需信息化建設等情況，爭取更多的政府資金支持，醫院目前已獲得了院部的資金支持。二是引進檔案專業管理人才。提請院領導重視檔案工作，積極上報年度檔案人才需求計劃，適當引進專業檔案管理人員，充實信息化從業人員到檔案管理人才隊伍中。目前，興化市人民醫院檔案室工作人員招聘已得到批準，正在實施。三是未雨綢繆，高度重視檔案信息安全管理。大數據時代醫院檔案管理需要重視信息安全，既要具備完善的醫院檔案信息硬件設施，配備檔案掃描設備及電腦，又要強化醫院網絡及數據的安全保護，升級檔案管理信息系統。

3. ST戰略

ST戰略是指在現有的醫院檔案管理中，具有相對豐富的紙質檔案、相對完善的檔案管理制度、檔案室設備較新、環境較好等自身優勢，要避免原始檔案滅失、信息泄露等外部威脅。在日常檔案管理中，興化市人民醫院不斷健全檔案管理工作制度和必要的監督機制，成立了醫院檔案鑒定、銷毀等工作小組，以制度約束檔案工作人員的行為。同時，嚴格執行醫院現有的各項檔案管理制度，提高檔案管理者的安全防范意識，及時做好檔案的整理、歸檔、借閱的登記，檔案庫房嚴格按照“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲”的“八防”要求[6]，確保檔案實體完好無損，未發生涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為，保護好原始檔案的安全。

4. WT戰略

WT戰略是指在醫院檔案建設與管理的過程中，克服投入不足、檔案的信息化水平相對較低、對檔案管理的重視程度不足、人力資源配置不足、缺乏專業的檔案管理人才等內部弱點，避免檔案信息泄露、相關法律法規相對滯后等威脅。興化市人民醫院將進一步推進檔案管理應用系統建設，通過更新升級檔案管理信息系統，實現與全院各部門各項業務系統的互聯互通，實現數據共享；進一步提高各種類型檔案的智能化、規范化管理程度，特別要加強對電子類、數碼影像類等新型檔案載體保存規范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性[7]；充分利用檔案信息資源，切實推進院務公開、黨務公開等信息化工作，利用信息技術，發揮檔案對黨務、政務工作的指導作用。通過信息化技術工具的運用實現檔案管理水平的提升，通過相關信息安全及隱私保護的培訓增強醫院檔案信息的安全性。

在國家大力推進縣級基層醫院綜合能力提升的大形勢下，興化市人民醫院面臨著巨大的發展機遇與挑戰。醫院的檔案管理工作必須適應新時代的要求，更好地滿足醫院發展的需要，這要求醫院檔案管理者和相關從業人員轉變管理觀念，在進一步完善醫院檔案制度的基礎上，切實做好統籌規劃，逐步推進醫院檔案的信息化建設，切實提高檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理工作有條不紊地進行，推動醫院快速、高效發展。

注釋與參考文獻

[1]吳楊.淺議醫院檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2018（08）：88.

[2][3]曲靜，董欣，喬燕.醫院檔案管理信息化的SWOT分析[J].山東檔案， 2018（03）：58-59+42.

[4]馬維平.遵循“三個體系”建設推進檔案工作科學化[J].山東檔案，2016（06）：55-56.

[5][6]陳晶.檔案保護體系的現狀淺析[J].辦公室業務，2017（22）：120.

[7]李敏.淺析如何加強和改進新形勢下檔案管理工作[J].山東檔案，2017（02）：29-31.