數字經濟時代企業檔案信息化轉型的目標與策略

趙林夕 常飛 賈勁頌 崔潔 谷一凡 陸炫宇

20世紀90年代以來，企業檔案信息化從檔案資源數字化起步，逐步推進到電子文件歸檔與電子檔案管理一體化以及企業數字檔案室系統平臺建設。隨著數字經濟時代的來臨，數字信息成為企業關鍵性生產要素和構建核心競爭力的制高點，對企業檔案信息化在更高維度提出了全新要求。當下企業檔案信息化轉型，必須以戰略思維著眼于管理理念與技術內涵的并行并重，以此實現企業內部優勢資源的整合，形成有效的企業檔案信息化推進力量。

一、數字經濟時代企業檔案信息化轉型面臨的挑戰和機遇

企業檔案信息化是一個極為復雜的系統工程，且是在各方面支撐條件較薄弱的情況下展開的，分散推進、封閉開發、與企業信息化整體戰略相脫節等現象普遍存在，長期以來都是備受關注的難點問題，其建設水平與企業自身行業特點與自覺意識關聯甚密。

1.企業檔案信息化轉型面臨新的環境

社會非連續、跳躍式變化和高度不確定性是數字經濟時代的顯著特征，有效獲取、控制和利用數字信息，進而降低或消除不確定性，是提升企業核心競爭力的關鍵。

據IDC（International Data Corporation）報告顯示，全球1000強企業中67%、中國1000強企業中50%已經把數字化轉型作為企業戰略的核心要素之一。這對企業檔案管理帶來的挑戰是全方位的，首先是企業信息或數據產生的速度和環境發生重大的變化，由原先的系統轉變為平臺，且手機等移動設備產生文件的數量大大增加，電子文件的格式更加復雜，企業檔案管理的技術含量越來越高；其次是數字信息正在形成推動企業數字化、網絡化、智能化發展的核心驅動力，對以往企業檔案主要作為憑證、存史的管理理念帶來沖擊，管理融合的需求愈加迫切；三是對企業檔案資源的大數據應用、知識管理與服務的需求更加強烈；四是對企業檔案部門的管理職能和生存空間帶來挑戰，企業檔案部門是否能夠主動作為、找準定位，在企業數字信息管理中擔當什么樣的角色已是當下亟需謀劃的一個重要問題。

2.企業檔案信息化轉型已是必然

如果說已經開展的企業檔案信息化實踐基本遵循了循序漸進的原則，屬于部分工作環節、部分門類檔案管理的數字化轉型，那么數字經濟時代企業檔案信息化轉型則是全流程、全范圍、全方位的，其特點是檔案資源全數字化、具有保存價值的電子文件全歸檔、檔案信息服務實現網絡化。也就是說，企業檔案信息化轉型的內涵不再是局限于以信息技術替代傳統管理方式的局部方案考量，而是基于凝聚數字信息這一企業發展核心驅動力的必然選擇。以國網江蘇省電力公司為例，盡管長期以來依托領先于其他行業的企業信息化進程，公司的檔案信息化水平同樣居于國內先進行列，不僅省公司建成了全國首家企業數字檔案館，全公司還建立了統一的檔案信息管理平臺，率先開展網頁自動歸檔，積極推進檔案存量數字化與增量電子化，電子文件管理系統貫通銜接12個主營業務系統。但是，應對全球能源互聯網戰略的實施，在更高層次、更廣范圍對公司檔案信息平臺進行優化完善，對接企業信息架構的統籌規劃和業務流程的整體設計已是迫切的要求。電子文件的單套制歸檔由試點轉向全部業務系統，以大數據技術為重點進行檔案信息資源開發利用，基于檔案的知識管理實質性突破，以及適應數字轉型的企業檔案管理體制機制調整將是下一步的工作重點。

二、推進單套制是企業檔案信息化轉型的突破口

電子檔案單套制管理無疑是近年企業檔案信息化建設的熱門選項，究其原因在于新一代信息技術與實體經濟深度融合的數字經濟環境下，電子檔案管理成為打通企業業務數據全程信息化的最后一公里。2015年，電子會計憑證的啟用拉開了單套制登場的序幕；2016年，上海自貿區全面推廣實施電子檔案單套制管理成為標志性的節點；2018年以來，國家檔案局《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》、國務院令《國務院關于在線政務服務的若干規定》以及新修訂的《檔案法》明確規定了電子檔案的法律效力，單套制管理的熱潮逐漸席卷全國。

1.單套制概念的辨析

所謂“單套制”，是指對于電子設備生成的原生電子文件，在進行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質檔案的歸檔制度。它是相對于“雙套制”——即電子文件打印紙質備份歸檔保存的一種約定俗成的說法。而“雙套制”之所以長期存在，正是在電子文件的真實性、安全性和長期可讀性存在隱憂的情況下所采取的權宜之計。毋庸置疑，隨著電子文件數量的急劇增長，異質備份終將面臨不能承受之重。

載體形式的差異只是單套制的內涵之一，就檔案的本質屬性而言，單套制并非一個科學嚴謹的概念。其一，無論是電子文件的紙質備份，還是紙質檔案的數字化，雙套制中的異質備份都脫離了檔案的本質屬性，實際上都是副本，不完全具有檔案價值；其二，單套制或雙套制依賴于文件生命周期的運行路徑，也就是說“單軌流轉、單套歸檔”或“雙軌流轉、雙套歸檔”是順其自然的；其三，單套制是面對電子數據、電子文件呈現指數級增長的現狀，在技術環境、法制環境較為成熟的條件下對電子文件全過程管理的一種選擇，并不是對傳統紙質檔案管理方式的拋棄。

由此可見，單套制的本質是尊重來源這一檔案管理原則的回歸，不應理解為傳統檔案管理方式的顛覆性創新，而是對電子檔案本身這一新的信息傳遞方式和相關運行體系的構建和完善。

2.單套制的意義和風險

如前所述，數字信息作為關鍵性生產要素，正在形成一種推動企業轉型和發展的新的動力，即信息力。推行電子檔案單套制管理并不僅僅為了提高工作效率和降低保管成本，它的根本意義在于遵循了企業信息產生、傳遞和獲取的全新方式，是構建企業信息力底層驅動的重要一環。具體體現在：一是協助企業持續完成數據資源的采集和儲存；二是順應了企業內部和外部交互方式的根本改變，將電子檔案管理融入企業管理流程與業務模式再造；三是成為引領企業檔案信息化轉型升級的風口，可能徹底改變“信息沙灘”“信息孤島”“信息鴻溝”的困境。