淺談事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

文| 范美麗

引言

在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，檔案工作一直是一個(gè)重要的存在。檔案工作整理的好能夠極大的方便各個(gè)單位之間的工作協(xié)調(diào)，避免不必要的麻煩出現(xiàn)。隨著社會(huì)發(fā)展的越來(lái)越迅速，事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程也是在不斷加快的，并且隨著各個(gè)發(fā)展計(jì)劃的不斷增加，檔案工作的繁瑣程度也在不斷增加。檔案數(shù)量越多，對(duì)于檔案工作者的工作質(zhì)量和工作效率的要求也在不斷變高。

關(guān)于事業(yè)單位檔案人性化管理

人性化管理是一種科學(xué)的管理方法，也是一種很新穎的人才管理方式。它的精髓之處就在于要信任彼此，尊重彼此，這應(yīng)當(dāng)是人才管理的基礎(chǔ)，也是重中之重。而按照檔案工作目前的情況來(lái)看，依然存在很多問(wèn)題。比如工作人員的素質(zhì)低下，服務(wù)態(tài)度不夠良好以及工作制度中的獎(jiǎng)懲制度還不夠完善，這些都是急需解決的問(wèn)題。

人性化管理的好處就在于，它能夠構(gòu)建同事之間的良好的人際關(guān)系，能夠讓每個(gè)檔案工作人員善待彼此，并且還能夠提升員工的積極性和拼搏精神。在人性化的管理方法下，它不會(huì)埋沒(méi)真正有價(jià)值、發(fā)光的人才。相反，人性化管理很注重個(gè)人能力強(qiáng)的檔案工作者，會(huì)讓人朝著積極向上的方向不斷去取得進(jìn)步和成就。其實(shí)，人性化的管理制度就是把一個(gè)人怎么去發(fā)展當(dāng)成它的核心理念。人性化管理的核心不在于管理層，而是在于每一個(gè)工作的個(gè)體。這樣以人為本的管理方法，能夠在最大程度上調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，這是有利于提升工作效率的。

在實(shí)施人性化管理的同時(shí)，還要加強(qiáng)管理人員工作素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。因?yàn)闄n案工作的工作性質(zhì)特殊，涉獵范圍比較廣，并且涉及的制度比較多，與此同時(shí)，一切都在不斷發(fā)展。

工作特征

事業(yè)單位檔案工作和普通檔案工作有相同的地方也有很多不同的地方。事業(yè)單位檔案管理工作有下面三個(gè)特點(diǎn)：首先，它具有很強(qiáng)的管理性。因?yàn)槭聵I(yè)單位必須要嚴(yán)格按照國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，對(duì)所有的檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理,檔案管理部門(mén)的職能因此更加顯著了。其次就是事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)性。檔案工作本身是帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，需要讓檔案工作人員為其他人員提供服務(wù)。和普通檔案管理工作不同的是，事業(yè)單位檔案工作的內(nèi)容大部分都是與人民的生活緊密相連的，所以它具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)。最后，它還具有技術(shù)性。檔案工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則需要很強(qiáng)的技術(shù)支持來(lái)完成工作。因?yàn)殡S著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也不僅僅完全是依靠人工來(lái)工作，它也引進(jìn)了很多新技術(shù)，構(gòu)建起來(lái)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這就對(duì)檔案工作人員的工作水平有了更高的要求。

事業(yè)單位檔案管理中人性化管理的意義

人性化管理和傳統(tǒng)的管理模式有著很大的區(qū)別。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的潮流。“物本管理”已經(jīng)成為了過(guò)去式。過(guò)去的管理方法就是檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存工作，不包含任何人性化的因素在里面。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是工作人員只需要單純的做好檔案工作，不用做別的工作，這就是傳統(tǒng)的管理模式.人性化管理作為一種科學(xué)的管理方法，最開(kāi)始是被企業(yè)管理所應(yīng)用的。后來(lái)各大單位部門(mén)也紛紛效仿，效果立竿見(jiàn)影。所以，將人性化的管理方式應(yīng)用于事業(yè)單位檔案工作人員的管理上來(lái)是行得通的。畢竟人性化管理是本著以人為本的理念的，可以很大程度上調(diào)動(dòng)員工的積極性更好的為人民服務(wù)。

與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案部門(mén)也不是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，人性化的管理模式可以拉近各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)同事之間的友好交流進(jìn)而加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間在工作上的溝通，從而使得各個(gè)部門(mén)相互配合，更加高效的完成工作。可以從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量,還可以使事業(yè)單位發(fā)展的更加迅速和平穩(wěn)。

事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題

傳統(tǒng)管理模式效率低下

就目前看來(lái)，傳統(tǒng)管理模式還是受到了思想的束縛，工作重心還是依然放在了檔案的管理上，而不是在服務(wù)人本身，這就是傳統(tǒng)管理模式的局限性所在。因?yàn)樗⒉荒軌蛑鲃?dòng)的去為了真正有需要的人服務(wù)，并且在平時(shí)的檔案整理中會(huì)由于分類(lèi)不明確，導(dǎo)致真正在別人有需要的時(shí)候又無(wú)法滿足高效的服務(wù)質(zhì)量。

傳統(tǒng)管理模式缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

如上所說(shuō)，目前的檔案管理只是側(cè)重于檔案管理，沒(méi)有把重心放在服務(wù)人上面。其實(shí)這種問(wèn)題出現(xiàn)的真正原因在于整個(gè)事業(yè)單位檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)的管理人才。由于缺乏人才所以導(dǎo)致工作效率不高，水平較低。事業(yè)單位檔案工作人員缺乏好的導(dǎo)師的引導(dǎo)和指教，自然工作效率上不去，對(duì)工作也沒(méi)有什么興趣。

事業(yè)單位檔案管理中人性化管理的方法

不僅將管理方式創(chuàng)新，也要將檔案整理進(jìn)行創(chuàng)新

在目前這個(gè)階段看來(lái)，由于各個(gè)部門(mén)分工越來(lái)越細(xì)致，導(dǎo)致檔案工作也越來(lái)也繁瑣。將檔案整理創(chuàng)新也就成為了一項(xiàng)必不可少的工作。面對(duì)復(fù)雜多樣的檔案信息，不僅要把這些內(nèi)容進(jìn)行記錄和分類(lèi)，還要保存下來(lái)以便日后的查找。在整理這些檔案的時(shí)候，可以把某一類(lèi)相關(guān)的檔案全部收集到一起，這樣下次尋找的時(shí)候就更方便。還可以創(chuàng)新檔案分類(lèi)方法，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)立網(wǎng)絡(luò)體系來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔、分類(lèi)、編號(hào)、查找，這樣一來(lái)可以大大縮短人工歸納整理的時(shí)間，提高工作的效率，并且可以創(chuàng)立個(gè)人檔案庫(kù)，可以在個(gè)人檔案庫(kù)里自主查詢。

改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境

我們知道，任何工作都必須要有一個(gè)良好的工作環(huán)境，一個(gè)良好的工作環(huán)境對(duì)于不同的工作者來(lái)說(shuō)影響都是十分巨大的。一個(gè)健康舒適的工作環(huán)境一定能夠提高工作者的工作積極性和工作效率。而一個(gè)惡劣的工作環(huán)境是肯定無(wú)法讓工作者全身心投入到自己的本職工作中去的。工作環(huán)境又分為內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境。外部環(huán)境就是硬件設(shè)施，要打造一個(gè)健健康康的場(chǎng)所供工作者使用和工作，提高工作人員的工作效率。而內(nèi)部環(huán)境可以理解為軟件設(shè)施，就是工作者的內(nèi)心。這就是人性化管理制度的意義所在，能夠打造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境給工作者，當(dāng)事業(yè)單位檔案工作者能夠全身心的投入到工作中去。

構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的團(tuán)隊(duì)

這里的團(tuán)隊(duì)指的是檔案管理人員，也就是管理層的人員。檔案管理工作的特殊性和重要性不言而喻，所以不僅要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，更要有一個(gè)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。那么，如何去組建一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)呢？第一，可以出臺(tái)一套完整的獎(jiǎng)懲制度，并且把職責(zé)劃分細(xì)致，精確到每個(gè)人該干什么，獎(jiǎng)懲分明，把工作態(tài)度和薪水牢牢聯(lián)系在一起，這樣絕對(duì)可以提高員工的工作積極性。第二，定期開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，讓員工和管理層的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)得到提高，來(lái)緊緊跟上不斷發(fā)展的時(shí)代潮流。

建立完善的檔案管理機(jī)制

實(shí)施人性化管理的前提就是要首先建立完善的機(jī)制：在傳統(tǒng)的管理模式下加入人性化的管理模式。因?yàn)樵谀壳翱磥?lái)，有很多事業(yè)單位都還是處于初步階段，傳統(tǒng)管理模式對(duì)事業(yè)單位的影響太過(guò)于深遠(yuǎn)，并不是一下就能改掉的。所以，可以先將人性化管理運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理中，來(lái)看看效果。只有事業(yè)單位檔案工作人員感覺(jué)得到了重視，才會(huì)有歸屬感，這樣才能提升他們工作的積極性。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位發(fā)展至今，管理模式也在不斷的更新?lián)Q代。以往的管理模式已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理，所以人性化管理的制度正在被各個(gè)事業(yè)單位所采取。人性化的管理方式最重要的就是以人為本，不僅能夠大大提高工作效率，關(guān)鍵在于它能夠幫助工作人員找到自身價(jià)值所在。總而言之，人性化的管理模式是一種健康有效的管理模式，并且是有一定科學(xué)性的管理模式。從更長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義來(lái)看，人性化管理制度不僅能促進(jìn)檔案工作的進(jìn)展，更是能夠促進(jìn)整個(gè)國(guó)家事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。