試論高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的意義與途徑

文/黑龍江商業(yè)職業(yè)學院　黃艷君

試論高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的意義與途徑

文/黑龍江商業(yè)職業(yè)學院黃艷君

檔案管理模式起源于之前的企業(yè)管理中，企業(yè)對自己員工和客戶的一些資料需要進行合理的管理，這種管理慢慢地演化為對檔案進行管理，成了企業(yè)管理中一個較為重要的部分。同時，在企業(yè)檔案的管理模式基礎下，高職院校也采用了相應的檔案管理模式對檔案進行嚴格的管理。對檔案進行合理的創(chuàng)新，才能夠提高檔案的管理效率，使得檔案能夠為高校帶來利益最大化。合理的管理模式還能夠幫助需要的人及時、快速的從中獲取對自己有利的信息。因此，對檔案運用怎樣的檔案管理模式成了當前較為關注和比較重要的問題。

高職院校；檔案管理；創(chuàng)新；意義與途徑

一、高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。高職院校檔案管理模式的創(chuàng)新可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。現(xiàn)如今，高職院校的檔案管理方式還未受到社會的關注，很多高職院校未意識到檔案管理方式為高校帶來的便捷，在檔案管理模式上沒有進行較多的研究和發(fā)展，使得檔案的管理方式還使用著較為傳統(tǒng)的管理方式。這對于高職院校檔案管理方式的發(fā)展是很不利的。傳統(tǒng)的檔案管理方式只是簡單地使用單一的檔案管理方式，各個高職院校又具有自己的特點，源于企業(yè)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在高職院校對檔案管理模式的要求，企業(yè)的檔案管理模式較適合與企業(yè)相應的檔案管理模式，如果只是一味地套用只會降低檔案管理模式的服務效率，進而影響使用者的利益，使檔案管理模式不能為利益相關者帶來最大化利益。高職院校創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理模式能夠幫助高職院校改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高高職院校檔案管理效率。

（二）促進高職院校檔案管理模式的構建。據(jù)調(diào)查了解，高職院校檔案管理中出現(xiàn)了很多不樂觀的局面。由于當下高職院校檔案管理模式的發(fā)展還處于較為初級的發(fā)展階段，相關的檔案管理人員對檔案管理認知也有明顯的不足，高職院校相關的管理人員對檔案管理知識的認知還處于較為初級的階段，這使得高職院校管理人員在進行檔案管理的過程中不能夠充分利用檔案管理知識對檔案進行管理，進而對檔案的管理效率造成了一定的影響，使得檔案管理不能夠更好地為高職院校需要者服務，也使得高職院校在建立檔案管理模式的過程中存在一定的障礙。只有良好的知識基礎才能夠保證效果的良好，但是當前管理人員對檔案管理知識還比較薄弱，這樣將會使得對知識服務檔案管理的發(fā)展處于較為基礎的狀態(tài)，在進行發(fā)展的過程中也出現(xiàn)了停滯的現(xiàn)象，不能夠得到一定的提高，這樣對于知識服務的經(jīng)濟效應存在很多消極影響。創(chuàng)新當下的檔案管理模式能夠促進高職院校檔案管理模式的建立，使得高職院校對檔案能夠進行更高效的管理。

二、高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）提高高職院校管理人員對檔案管理模式的理論知識。理論知識是提高知識服務的檔案管理效率的理論基礎，如果沒有理論基礎，很多實踐沒有依據(jù)只能夠四處碰壁，找不到適合的管理模式，這對于高職院校檔案管理模式的發(fā)展是很不利的。高職院校檔案管理人員是最直接接觸檔案管理模式的人員。由此可以看出，檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)對整個檔案管理模式運行的重要性。高職院校應該給予檔案管理人員相關的培訓并且為他們提供更多的平臺讓他們能夠積極地學習檔案管理的理論知識，讓檔案管理人員有更多的機會接觸最新的檔案管理模式，這樣才能夠保證管理人員積極有效地進行管理，避免一些不必要的障礙出現(xiàn)對檔案管理模式產(chǎn)生一定消極的影響。因此，高職院校提高檔案管理人員對檔案管理模式的理論知識對于檔案管理模式的效率具有重要的影響作用。

（二）建立適合高職院校自身特點檔案的管理模式。現(xiàn)在高職院校中用的檔案管理模式大多數(shù)都是沿襲了以前企業(yè)的檔案管理模式，這種傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不能夠適用于現(xiàn)在高職院校大檔案管理中。高職院校相關管理部門應該根據(jù)自身檔案的特點，在結合一些能以前傳統(tǒng)企業(yè)管理模式夠適用于高職院校的部分，創(chuàng)新出適合于現(xiàn)在高職院校自身特點的檔案管理模式。除此之外，高職院校相關部門也應該積極地鼓勵自己的檔案管理人員對檔案管理模式進行創(chuàng)新，對自己的管理人員應該進行一定的創(chuàng)新思維模式培訓，使得更多的人能夠擁有創(chuàng)新的思維模式，高職院校也應該與其他高校之間相互交流檔案管理模式。這樣對于檔案管理模式的創(chuàng)新起到積極的作用，進而提高檔案管理模式的效率。

三、結束語

盡管現(xiàn)如今高職院校檔案的檔案管理模式已經(jīng)有了新的面孔，已經(jīng)沿用了以前企業(yè)的檔案管理模式，但仍然存在著很多需要改善和進步的地方。高職院校可以利用最新的相關信息對檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新，使得檔案管理模式能夠更加經(jīng)濟有效地為使用者帶來更大的效益。除此之外，社會也給予了一定的物質(zhì)和精神支持，使得高職院校在進行檔案管理模式的創(chuàng)新中取得一定的成就，離更加快速、有效地檔案管理模式又進了一步，這樣看來，高職院校檔案管理模式的發(fā)展前景是很可觀的。

［1］黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平［J］.漯河職業(yè)技術學院學報，2013（03）:186-188.

［2］劉雪峰.衛(wèi)生類高職院校檔案管理工作創(chuàng)新與實踐［J］.教育檔案管理論壇，2015（30）:84-85.

［3］趙陽.信息時代高職院校檔案管理策略思考［J］.經(jīng)營管理者，2015（29）:281.