高校檔案管理數字化發展研究

■劉家寶/吉林建筑大學

現代科技發展水平不斷提高，發展速度日新月異，數字化辦公已經成為常態。檔案管理工作是高校建設的一個重要內容，如何才能在新時代保持鮮活的生命力，為高?？沙掷m發展提供有力的支持，更好地服務高校師生，需要高校檔案管理順應數字化辦公潮流，積極推動高校檔案管理數字化發展。

一、高校檔案管理數字化發展的必要性

高校檔案管理數字化發展憑借現代科學技術，將圖文、影像等進行數字化處理，再借助數字化資源庫和互聯網提供給檔案服務需求者，為用戶提供便捷、有效的檔案信息服務。在大數據時代下，高校檔案管理數字化發展是必然趨勢，也是高校檔案管理發展的應然方向，對于提高檔案管理有效性、提供優質的檔案信息服務、降低檔案管理成本具有重要的意義。

(一)提高檔案管理有效性的需要

檔案作為一種信息資源，它具有高度的覆蓋性，涉及到高校的方方面面，因此檔案管理任務非常繁重，不僅需要重復性勞動，而且體現出高強度。大數據時代下，現代信息技術加快了信息處理能力，推動高校檔案管理數字化發展將有助于改變高校檔案管理低效現狀，借助大數據技術優勢，提高檔案管理有效性，將檔案管理人員從繁重的、重復性勞動中解放出來。不僅如此，檔案管理數字化發展也將大大降低檔案管理過程中出現的人為錯誤，從而提高檔案信息信度，發揮高校檔案應有的價值。

(二)提供高品質檔案信息服務的需要

信息化時代，數字化辦公成為常見現象。傳統檔案管理時代，檔案信息服務能力有限，不僅受服務時間制約，而且受服務空間制約，導致檔案信息服務受到外在客觀條件的多重制約，不能為用戶提供便捷化的檔案信息服務。這種現象就造成檔案信息服務需求和供給之間的不均衡性，在大數據時代下，用戶需要檔案管理能夠做到與時俱進，提供更加便捷化的檔案信息服務。高校檔案管理數字化發展將有助于解決這一矛盾，通過對檔案信息的數字化轉變，為用戶提供更加便捷的檔案信息服務，滿足新時期用戶高品質檔案信息服務需求。

(三)降低檔案管理成本的現實需要

傳統管理模式下，高校檔案主要以紙質文件為主，紙質檔案不僅不容易保管，而且受外在環境影響較大，如果檔案存儲環境改變，例如濕度過大、搬遷等，極容易造成檔案損壞和遺失現象，加大了檔案管理成本，需要不斷優化檔案管理環境。新時期檔案管理數字化發展將有助于改變這一現象，對紙質檔案進行信息化轉變，成為數字化信息，這樣不僅大大壓縮了檔案管理空間需求，也避免檔案管理過程中檔案遺失、損壞等問題，使高校檔案管理成本得到有效的控制。

二、新時期高校檔案管理數字化發展現狀

新時期不少高?；诮逃F代化大背景推動檔案管理工作的數字化發展，取得了一定的成績，但是還存在一些突出的問題，制約了高校檔案管理數字化發展。

(一)缺乏統一化的數字化標準

高校檔案管理數字化發展需要各個部門、各種信息進行有效的整合，然而高校檔案信息管理過程中還缺乏統一化的數字化標準，主要表現為系統之間的協同性較差，各部門檔案管理軟件和高校辦公自動化系統缺乏有機的銜接。同時，高校日常工作中形成了大量的檔案信息，這些信息資源和辦公自動化系統存在不兼容現象，亟待根據辦公自動化需要，建立起統一化的數字化檔案信息標準，提高檔案數字化管理效率。

(二)數字化檔案隱藏著諸多不安全

數字化檔案主要以信息數據方式存儲，與傳統紙質檔案介質不同。這就使得數字化檔案隱藏著諸多的不安全問題，包括設備依賴性造成的安全問題，一旦沒有了現代化設備支持，檔案信息服務就難以實現。數字化檔案還存在容易篡改問題，不像紙質檔案能夠記錄下痕跡。此外，病毒入侵也容易帶來檔案信息安全問題。

(三)高校檔案數字化發展的保密問題

高校檔案數字化發展過程中，由于檔案管理的特殊性還存在一定的保密問題，主要表現為以下幾個方面：接觸檔案信息人員數量多容易造成檔案私密性泄露問題，由于涉及人員眾多，在信息傳遞過程中容易出現無意識泄露；二是保密意識弱化引發的檔案信息泄露問題，高校檔案信息主要以師生信息為主，不少管理人員缺乏必要的保密意識。

(四)檔案信息管理人員信息化素養低

盡管高校數字化、自動化辦公工程實施已經具有一段時間，但是基于檔案管理人員系統化的培訓沒有落到實處，不少檔案管理思想陳舊，信息化素養偏低，與檔案管理數字化發展需求存在一定的差距，導致檔案管理數字化發展長期處于較低的發展現狀。

三、高校檔案管理數字化發展建議

高校檔案管理數字化發展是必然趨勢，這就需要基于數字化發展多重訴求，加強對檔案管理數字化發展反思，根據存在的突出問題采取有效的應對措施。根據高校檔案管理數字化發展存在的問題，本文提出以下發展建議。

(一)建立統一化標準，提高信息整合能力

高校涉及到的部門眾多，這就造成數字化檔案信息資源的豐富性，如果不建立起統一化的標準，檔案信息資源就難以進行有效的整合。因此，高校要根據檔案管理數字化發展需要建立統一化標準，使教學部門、教科研部門、行政部門、財務和后勤等形成統一化的標準，以高校辦公自動化系統有機對接。通過統一化標準，提高高校檔案信息整合能力，并提高檔案信息采集、加工、處理、整合的科學性和規范性，確保數字化檔案信息資源的有效運用。

(二)強化安全意識，優化檔案管理環境

檔案管理的首要任務是確保檔案的安全性，這就需要高校檔案管理數字化發展要進一步強化安全意識，深入分析檔案管理數字化發展過程中可能出現的安全問題，從而根據造成檔案安全的因素優化檔案管理環境。首先，加強檔案數字化設備維護，確保數字化檔案硬件環境；此外，要進一步提高檔案技防能力，通過引入先進的技術，保證檔案文件的原始性，使檔案置于只能閱讀不能修改的保護狀態，要及時更新安全軟件，規范操作流程，以更好地應對病毒入侵造成的檔案安全問題。

(三)管理權限層級化，避免檔案信息泄露

針對當前高校檔案管理數字化發展過程中存在的保密性不強問題，需要進一步強化檔案管理人員保密意識，完善檔案管理保密制度，并嚴格落實保密責任制度。此外，要推進管理權限的層級化，根據不同的對象制定不同的權限。高校檔案管理根據涉及到的主體，可以建立起檔案管理員、教師、學生、一般用戶等權限層級，并對各個層級人員作出明確地檔案使用權限，從而確保檔案私密性問題，避免信息泄露造成的危害性。

(四)完善培訓機制，培養高素質管理隊伍

高校檔案管理數字化發展不是一個短效工程，也不是一成不變的，它將隨著外在環境的變化而不斷向前發展。這就需要高校針對檔案數字化管理完善培訓機制，通過傳統的講座、培訓等方式，不斷提高檔案管理信息化素養；此外，要充分利用互聯網平臺、微媒體平臺等，鼓勵管理人員能夠進行自主學習，不斷提高自我。最后，還要借助大練兵的機會，通過業務比賽等方式，提高檔案管理人員綜合素養。

四、結語

總之，大數據時代辦公自動化是必然趨向，高校檔案管理要根據時代發展的需要和檔案事業發展需要，進一步強化數字化發展意識，針對當前高校檔案管理數字化發展存在的問題，積極采取應對措施，將高校檔案管理數字化發展推向一個新的高度。