事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

■李星云/大理技師學(xué)院

檔案數(shù)據(jù)信息資料是事業(yè)單位內(nèi)部全體工作人員生平履歷基本情況的主要記錄載體和媒介，是我國(guó)現(xiàn)代事業(yè)單位在組織開(kāi)展后備領(lǐng)導(dǎo)干部人才選拔工作，以及資料查找工作過(guò)程中需要依賴和運(yùn)用的關(guān)鍵性參考依據(jù)，在事業(yè)單位各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的運(yùn)作發(fā)展過(guò)程中，占據(jù)著重要地位，發(fā)揮著不容忽視的關(guān)鍵性作用。源于檔案數(shù)據(jù)信息資料具備著鮮明的保密性特點(diǎn)和重要性特點(diǎn)，直接誘導(dǎo)檔案管理工作的實(shí)施流程具備復(fù)雜性，需要檔案管理工作人員針對(duì)各類型有效數(shù)據(jù)信息要素開(kāi)展分類整合處理，繼而支持檔案數(shù)據(jù)信息資料能夠在具體使用過(guò)程中發(fā)揮最優(yōu)化的應(yīng)用價(jià)值。從宏觀性視角展開(kāi)闡釋分析，事業(yè)單位檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中具備鮮明的保密性特征、真實(shí)性特征、客觀性特征，以及保留性特征，在事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)運(yùn)作發(fā)展進(jìn)程中占據(jù)著關(guān)鍵性地位。在檔案管理工作指導(dǎo)思想和應(yīng)用技術(shù)持續(xù)發(fā)展變革背景之下，積極采取措施針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中運(yùn)用的基本模式展開(kāi)改善調(diào)整，能發(fā)揮不容忽視的實(shí)際影響作用。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的基本內(nèi)涵

所謂事業(yè)單位，是經(jīng)由各級(jí)人民政府組織設(shè)立的，致力于參與開(kāi)展教育活動(dòng)、科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)、文化活動(dòng)，以及衛(wèi)生健康保障活動(dòng)等多樣化活動(dòng)的社會(huì)文化組織機(jī)構(gòu)，其在基本屬性層面不屬于政府職能機(jī)構(gòu)，在基本業(yè)務(wù)運(yùn)作流程方面接受國(guó)家行政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)，其業(yè)務(wù)運(yùn)作經(jīng)費(fèi)主要來(lái)源為公共財(cái)政劃撥，在業(yè)務(wù)運(yùn)作基本目標(biāo)層面不具備盈利性特點(diǎn)。

從廣義性分析層面展開(kāi)闡釋，檔案數(shù)據(jù)信息資料能夠直觀且全面地反應(yīng)和揭示現(xiàn)代社會(huì)在推進(jìn)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)過(guò)程中需要涉及的基礎(chǔ)內(nèi)容，是現(xiàn)代社會(huì)精神文明建設(shè)事業(yè)在具體推進(jìn)過(guò)程中需要涉及的重要內(nèi)容組成部分，其組成內(nèi)容不僅包含人事檔案數(shù)據(jù)信息資料，還包含因全面記錄揭示各類社會(huì)事項(xiàng)的發(fā)展演化過(guò)程而形成的檔案數(shù)據(jù)信息資料。

從狹義性分析層面展開(kāi)闡釋，檔案是針對(duì)人事管理工作實(shí)踐領(lǐng)域各類基本數(shù)據(jù)信息資料展開(kāi)的收集、匯總，以及管理干預(yù)。遵照《辭?！分嘘U釋的相關(guān)觀點(diǎn)，檔案是舊時(shí)代的官署衙門、新時(shí)代的企業(yè)組織或者是機(jī)關(guān)團(tuán)體，運(yùn)用分類處理的方法整合并保存的類型多樣的文件或者是材料，其通常指的是具備公證性價(jià)值的，經(jīng)由手寫(xiě)形成的，或者是經(jīng)由印刷形成的文書(shū)資料，有時(shí)也泛指經(jīng)由計(jì)算機(jī)設(shè)備收集整合的相關(guān)數(shù)據(jù)信息資料的集合。

從我國(guó)現(xiàn)代事業(yè)單位業(yè)務(wù)運(yùn)作發(fā)展過(guò)程中依賴和運(yùn)用的基本實(shí)踐模式角度展開(kāi)闡釋分析，檔案數(shù)據(jù)信息資料的基本內(nèi)容構(gòu)成，大多是針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部全體在職工作人員人事檔案數(shù)據(jù)信息資料展開(kāi)的匯總，且通?？梢员患懈爬椤叭g兩例”，具體指的是事業(yè)單位在職工作人員的出生時(shí)間數(shù)據(jù)信息、事業(yè)單位在職工作人員的參加工作時(shí)間數(shù)據(jù)信息、事業(yè)單位在職工作人員的入黨時(shí)間數(shù)據(jù)信息，事業(yè)單位在職工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷數(shù)據(jù)信息，以及事業(yè)單位在職工作人員的工作經(jīng)歷數(shù)據(jù)信息，且上述數(shù)據(jù)信息均屬于事業(yè)單位在職工作人員的基本性個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息。除此之外，事業(yè)單位人事檔案中還涉及和包含事業(yè)單位在職工作人員的其他信息，且由于事業(yè)單位在職工作人員的基本人生經(jīng)歷存在相互差別，具體涉及事業(yè)單位在職工作人員的既往工作績(jī)效水平考核結(jié)果數(shù)據(jù)信息、事業(yè)單位在職工作人員的以往獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)信息，以及事業(yè)單位在職工作人員的以往所獲處分?jǐn)?shù)據(jù)信息。

遵照《辭海》中闡釋的相關(guān)觀點(diǎn)，檔案管理工作的基本內(nèi)涵，是針對(duì)檔案業(yè)務(wù)規(guī)劃展開(kāi)總結(jié)，以及針對(duì)檔案勤務(wù)展開(kāi)處理。從本質(zhì)性層面展開(kāi)闡釋分析，檔案管理工作是針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資料開(kāi)展的，基于整體性視角的梳理工作、歸類工作、保管工作，以及調(diào)取使用工作。從具體的實(shí)施流程角度展開(kāi)闡釋分析，檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要依次經(jīng)歷針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資料的收集工作環(huán)節(jié)、整理工作環(huán)節(jié)、保管工作環(huán)節(jié)、鑒定工作環(huán)節(jié)、統(tǒng)計(jì)工作環(huán)節(jié)，以及提供利用工作環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)運(yùn)作發(fā)展階段，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，主要借助于人工操作方式，完成針對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)信息資料的整理工作環(huán)節(jié)，以及統(tǒng)計(jì)梳理工作環(huán)節(jié)。而在新時(shí)期背景之下，伴隨著對(duì)云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等新型信息科學(xué)技術(shù)形態(tài)的引入運(yùn)用，事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施流程，正在發(fā)生顯著轉(zhuǎn)變，實(shí)施效率正在發(fā)生顯著提升。

二、事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

第一，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作，有助于支持和保障事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。積極改善提升事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的綜合能力，保障事業(yè)單位檔案工作的基本模式，業(yè)務(wù)運(yùn)作流程，以及基本制度具備規(guī)范性和全面性，是我國(guó)基層事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)追求和完成的基本目標(biāo)，也是基層事業(yè)單位在持續(xù)改善基本服務(wù)質(zhì)量和管理工作能力過(guò)程中需要依賴的關(guān)鍵性手段。積極引入運(yùn)用種類多樣的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)形態(tài)，改良優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的基本實(shí)施流程，確保事業(yè)單位實(shí)際組織開(kāi)展的檔案管理工作，能夠充分支持和滿足實(shí)際需求，是事業(yè)檔案管理工作在具體組織開(kāi)展過(guò)程中順利獲取和實(shí)現(xiàn)最佳預(yù)期效果的重要前提條件。

第二，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作，有利于事業(yè)單位持續(xù)改善提升檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的前瞻性。事業(yè)單位想要在日常業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中充分展現(xiàn)檔案管理工作的重要意義，應(yīng)當(dāng)針對(duì)其目前正在運(yùn)用的檔案管理業(yè)務(wù)工作體系，展開(kāi)適當(dāng)程度的調(diào)整、創(chuàng)新，以及優(yōu)化改良，繼而確保事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)用的檔案管理業(yè)務(wù)工作體系，能夠充分契合現(xiàn)實(shí)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展演化進(jìn)程。新時(shí)期背景之下，社會(huì)主義中國(guó)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治環(huán)境、文化環(huán)境，以及社會(huì)環(huán)境均在一定層面之上對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)施流程造成了影響和沖擊，因此，持續(xù)建設(shè)和完善事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的相關(guān)體制機(jī)制，建構(gòu)形成具備系統(tǒng)性和全面性特點(diǎn)的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)，有助于切實(shí)且顯著地改善提升事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中的規(guī)范性和合理性，而借由對(duì)種類多樣的前沿性檔案管理工作手段的引入運(yùn)用，有助于切實(shí)改善提升事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中運(yùn)用的基本方法和基本機(jī)制，支持事業(yè)單位檔案管理工作的真實(shí)性和公開(kāi)性持續(xù)改善提升。

第三，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作，有利于事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作考核目標(biāo)的全面充分實(shí)現(xiàn)。我國(guó)事業(yè)單位在組織開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中面對(duì)的核心任務(wù)，或者是說(shuō)事業(yè)單位檔案管理科室日常業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)履行的主要職責(zé)，就是要借由對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作基本實(shí)施體系的改良與調(diào)整，在持續(xù)強(qiáng)化提升對(duì)各類基本檔案數(shù)據(jù)信息資料的搜集獲取工作質(zhì)量，以及整理保存工作質(zhì)量前提下，持續(xù)提升事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的效率水平和質(zhì)量水平，通過(guò)制定執(zhí)行指向事業(yè)單位檔案管理工作基本流程的改良優(yōu)化策略，在建構(gòu)和完善事業(yè)單位檔案管理工作體制機(jī)制的過(guò)程中，支持事業(yè)單位檔案管理職能部門的各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均能夠高效優(yōu)質(zhì)地組織完成。

三、事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的現(xiàn)存問(wèn)題

第一，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度體系不完善。受復(fù)雜多樣的主客觀因素影響制約，現(xiàn)階段我國(guó)依然有一定數(shù)量比例的基層性事業(yè)單位，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的充分重視，尚未制定執(zhí)行契合實(shí)際工作需要的，具備充分系統(tǒng)性和完整性的事業(yè)單位檔案管理制度體系，或者是已經(jīng)完成了針對(duì)檔案管理制度體系的建設(shè)工作，但卻未能在具體的檔案管理工作實(shí)踐過(guò)程中得到充分貫徹落實(shí)，引致事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施效率長(zhǎng)期處在較低水平，事業(yè)單位各類檔案數(shù)據(jù)信息資料的綜合使用價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮。源于事業(yè)單位在檔案管理制度體系方面存在明顯缺失，客觀上導(dǎo)致事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的前期階段，極易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息資料收集整合覆蓋范圍不全面、檔案管理工作相關(guān)制度規(guī)定未能得到充分貫徹落實(shí)、以及檔案數(shù)據(jù)信息資料收集整合業(yè)務(wù)過(guò)程記錄信息不完整等基本問(wèn)題，繼而顯著影響降低檔案數(shù)據(jù)信息資料在內(nèi)容構(gòu)成層面的真實(shí)性和全面性，同時(shí)還誘導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作的總體質(zhì)量水平和效率水平發(fā)生顯著降低。在事業(yè)單位檔案管理工作缺乏制度體系保障條件背景之下，事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中極易出現(xiàn)工作職責(zé)分配結(jié)構(gòu)不明確，以及工作流程目的性與方向性弱化等基本問(wèn)題，給事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料的真實(shí)性、完整性，以及傳遞應(yīng)用活動(dòng)實(shí)施效率，均造成一定表現(xiàn)程度的不良影響。

第二，事業(yè)單位檔案管理工作的技術(shù)發(fā)展水平相對(duì)低下。在事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作的傳統(tǒng)發(fā)展階段，事業(yè)單位檔案管理科室面對(duì)的絕大多數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息資料都是依賴紙質(zhì)媒介加以呈現(xiàn)的，而紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料的基本特點(diǎn)，在于不易實(shí)施長(zhǎng)期性的保存，不利于開(kāi)展指向特定內(nèi)容的短時(shí)高效的查找定位工作，檔案數(shù)據(jù)信息資料在保存工作環(huán)節(jié)中面對(duì)的數(shù)量規(guī)模較為龐大，需要占據(jù)和運(yùn)用較多數(shù)量的存儲(chǔ)空間資源。伴隨著以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的日漸發(fā)展成熟和推廣引入運(yùn)用，事業(yè)單位檔案管理工作逐步進(jìn)入了數(shù)字化和信息化的實(shí)踐發(fā)展階段，需要我國(guó)各級(jí)事業(yè)單位結(jié)合開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中面對(duì)的實(shí)際情況，針對(duì)其目前正在運(yùn)用的檔案管理工作實(shí)施方式，開(kāi)展科學(xué)合理有效的調(diào)整優(yōu)化。

第三，事業(yè)單位檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量存在缺陷。受復(fù)雜多樣的主客觀因素影響制約，現(xiàn)階段我國(guó)依然有一定數(shù)量比例的基層事業(yè)單位，尚未建構(gòu)和配置專業(yè)能力良好且綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理工作人員隊(duì)伍，給事業(yè)單位檔案管理工作具體開(kāi)展過(guò)程中的規(guī)范性和科學(xué)性水平，造成了一定表現(xiàn)程度的不良影響。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的改良優(yōu)化策略

第一，想要在事業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到良好效果，應(yīng)當(dāng)借由對(duì)適當(dāng)形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)督導(dǎo)手段的運(yùn)用，引導(dǎo)和促進(jìn)我國(guó)基層事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層人員，以及檔案管理職能部門工作人員，能夠積極提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，全面系統(tǒng)深入地認(rèn)識(shí)和理解檔案管理工作在事業(yè)單位各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中發(fā)揮的重要作用，以及事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中需要遵循的基本流程，在確?；鶎邮聵I(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層人員為事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展劃撥數(shù)量充足的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)支持條件背景下，助力事業(yè)單位檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中能順利獲取到良好效果。

第二，想要在事業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到良好效果，應(yīng)當(dāng)借由對(duì)多種招聘工作手段或者是在職員工培訓(xùn)干預(yù)手段的運(yùn)用，積極建構(gòu)形成專業(yè)能力良好且自身綜合素質(zhì)優(yōu)秀的事業(yè)單位檔案管理工作人員隊(duì)伍，切實(shí)改善提升事業(yè)單位檔案管理工作在具體組織開(kāi)展過(guò)程中的規(guī)范性和合理性，支持事業(yè)單位現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息資料的綜合性使用價(jià)值，能夠獲取到穩(wěn)定且充分的調(diào)動(dòng)和發(fā)揮。

第三，想要在事業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到良好效果，應(yīng)當(dāng)全面密切結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面對(duì)的實(shí)際情況，積極制定執(zhí)行覆蓋事業(yè)單位檔案管理工作完整實(shí)施過(guò)程的，具備充分科學(xué)性和合理性的事業(yè)單位檔案管理工作基本制度體系，支持和保障事業(yè)單位檔案管理工作，能夠時(shí)刻遵照標(biāo)準(zhǔn)化制度規(guī)范加以組織開(kāi)展，并且切實(shí)獲取和實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的預(yù)期工作效果。

第四，想要在事業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到良好效果，必須積極改善提升事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施流程的科學(xué)化和信息化水平。在以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的日漸發(fā)展成熟和推廣引入運(yùn)用背景之下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代社會(huì)發(fā)展背景所出現(xiàn)的具體變化，積極建設(shè)運(yùn)作功能強(qiáng)大、運(yùn)行性能穩(wěn)定，以及安全保障技術(shù)水平較高的檔案管理信息化應(yīng)用技術(shù)平臺(tái)，在將傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)媒介承載的檔案數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行數(shù)字化或者是電子化轉(zhuǎn)化前提下，切實(shí)改善提升事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料的查閱調(diào)取運(yùn)用效率，支持事業(yè)單位檔案管理工作，能夠在具體組織開(kāi)展過(guò)程中順利獲取良好效果。

五、結(jié)語(yǔ)

綜合梳理現(xiàn)有研究成果可以知道，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料，在事業(yè)單位開(kāi)展的工作人員績(jī)效考核評(píng)價(jià)工作，以及后備干部人才選拔工作進(jìn)程中，均發(fā)揮著不容忽視的重要影響作用。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展事業(yè)的快速穩(wěn)定持續(xù)組織推進(jìn)，以及種類多樣的新型信息科學(xué)技術(shù)的日漸發(fā)展成熟和推廣普及運(yùn)用，事業(yè)單位檔案管理工作的組織實(shí)施形式正在發(fā)生深刻變革。在新時(shí)期背景之下，我國(guó)基層事業(yè)單位想要在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到最佳效果，應(yīng)當(dāng)積極改善強(qiáng)化檔案管理工作基本思想意識(shí)，建構(gòu)完善檔案管理工作基本規(guī)章制度，培養(yǎng)輸出數(shù)量充足的檔案管理工作人員，更新優(yōu)化檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中運(yùn)用的各類基本設(shè)備設(shè)施，解決處置檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面對(duì)和遭遇的各類具體問(wèn)題。