企業檔案數字化建設研究

趙凱卉　吳宏方

[摘 要]企業間的競爭隨經濟發展愈發激烈，對開展企業檔案數字化管理提出了更高的要求。檔案管理需要從傳統的人工紙質檔案管理，逐步向著數字化檔案管理，實現檔案存儲時間更長，并且讓企業的檔案在企業的生產以及管理方面發揮作用的目標。文章就分析如何在當下的企業中開展檔案的數字化建設和管理，提高企業數字化管理的整體質量。

[關鍵詞]企業;檔案數字化;數字化建設

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.30.196

1 引言

所謂企業檔案數字化建設，主要是指企業在開展檔案管理過程中，運用計算機技術、掃描技術以及數據庫技術，將傳統的紙質檔案信息逐步轉化為數字信息，進而實現對檔案的高效管理，提高檔案的管理質量。企業檔案數字化將從以下三方面進行探討。

2 加大檔案建設資金的投入量

目前為止，部分企業在開展檔案建設過程中其資金投入量相對不足，檔案部門的管理人員，在進行數字化建設時面臨較多問題。尤其是，缺乏大量的資金支持就難以使用先進的硬件設備進行配置，更無法解決在檔案數字化管理過程中所遇到的問題。企業需要對所有的資源進行優化，在檔案部門對硬件設施進行配置時，企業應始終以企業的發展為準，并且對檔案部門所需要的全部設備，包括掃描儀、計算機等設備進行定期的升級、優化與維護，提高檔案設備的整體使用質量，并且在檔案管理過程中，實現資源共享，確保其管理效果能逐步提升。另外，網絡技術由于其穩定性較差，不同的企業在進行數字化檔案管理的過程中，出現了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些問題。輕則導致企業內的系統出現崩潰，而嚴重的情況下，則會出現企業內的檔案資料直接丟失，需要企業專門設置數字檔案的技術部門，對所有的系統進行管理。需要對企業在開展數字系統檔案管理時，進行設置、優化系統參數。掃描數字而言有著十分重要的影響，需要對高掃描分辨率的設備進行全新的構建，確保在掃描過程中其掃描的質量以及圖像的清晰度，提高掃描的整體效果。在分析掃描效果時，還需要考慮到不同的檔案其重要程度，進而進行掃描，而針對需要高清晰度的圖片或者是檔案時，則可以根據企業當下的情況去優化掃描儀。

3 構建標準化的檔案數字化管理制度

隨著科學技術的飛速發展，在當前我國處于現代化信息建設時代，網絡技術的支持也讓檔案數字管理系統本身具有資源共享性。在系統管理的過程中，其包括了多個不同的實體檔案，系統管理需要將這些獨立的檔案信息進行分析。為此，要求所有的硬件設施具有相對較強的兼容性，確保檔案在實際管理的效果得到提高。而想要檔案管理的整體質量能夠做到規范性，需要制定統一的數字管理制度，針對數字描述全文數據庫、著錄、標引等一系列內容，設定相應的標準，確保檔案在管理過程中其管理的規范性。由于檔案信息本身是一個相對于較為龐大的系統資源，在進行檔案數字化管理時，應做到有選擇性的數字化管理，也就是說，針對該企業一些重要的檔案應首先進行數字化管理，確保所有重要的檔案歸納管理質量較好，工作人員能夠隨時隨地地調取檔案，并且根據檔案中所蘊含的內容幫助企業發展。對所有重要的檔案進行數字化管理，其目的就是真正的提高企業在檔案管理時的整體效果。要求在進行數字化檔案管理時，首先對檔案的內容進行分析，對檔案的重要性進行分析。確保所有檔案在之前的存儲時字跡清晰，能夠將這些內容進行數字化處理。如果檔案原件本身存在一系列的問題，比如說字跡相對模糊、無法準確地認清該檔案所表述的內容或者是檔案本身的順序排列相對于雜亂無章，則需要對檔案進行修復以及復原，確保檔案內的所有內容能夠準確地記錄，才可以將其逐步轉化為數字化的檔案。要求所有的數字化檔案在掃描之前都是清晰可見，并且有序排列的。掃描過程中也要保證每一個檔案的字跡清晰、完成，掃描后需要盡快地恢復檔案的原貌。在管理的過程中需要將具體的職責落到每一個檔案管理部門，使其管理相互照應，提高管理的整體效果。

4 加強檔案數字化的加工處理

在開展數字化檔案加工處理時，應考慮到如何對檔案的紙質版本進行處理。檔案的紙質版本如果處理不當，就難以構建出良好的數字化檔案管理。對數字化檔案管理進行處理時，從理論上來講，想要在當前企業中實現全部的數字化檔案建設，紙質化檔案向數字化檔案處理的過程中，所需要消耗的時間較長。這一加工處理方式不僅要消耗大量的時間，也會出現一些重復信息，針對不必要的檔案信息并不需要對其進行全部的數字化處理。在進行數字化處理之前，應分析哪些檔案是重要的，哪些檔案是不重要的，只有紙質檔案與我國或者與企業的相關要求相符，才可以對其進行加工處理，而不需要對其進行加工處理的檔案，則可以一直以紙質檔案的形式進行存檔，并不需要將所有的檔案全部都做到數字化處理。在以往企業開展數字化檔案處理過程中，所需要涉及的工作環節較多，不僅需要對檔案進行簡要的梳理、管理、存儲、備份、掃描等，還需要對檔案進行編目，這些工作環節在一定程度上直接加大了在開展檔案管理時的難度。為此，在加工和處理檔案的過程中要建立健全相關的制度，并且始終配備高素養的檔案管理人員。隨著信息化進程的不斷加快，在開展數字化進程管理的過程中，需要對全部檔案管理人員的工作素養進行提升。作為檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理方式，還需要能夠熟練地應用當前的檔案管理方法，充分地發揮出專業設備所具有的獨特價值。

企業可以通過在社會中招聘更多優秀的檔案管理人才，或者是對企業內已經在工作的工作人員進行培訓，從兩個不同的方面來提高企業內檔案管理人員的綜合素養。作為企業的管理者，應根據企業現行的實際狀況去提高企業對數字化檔案管理人員的招聘門檻，可以通過各式各樣不同的途徑對人才進行篩選，比如說優先選擇本身具有數字化檔案管理經驗的工作人員，或者是數字化檔案管理專業院校畢業的人才，以及通過考試來考驗應聘來的工作人員，判斷其自身的專業素養如何，使這些專業人才能在更短的時間內適應企業、滿足企業對該崗位的實際需求。在上崗之前應對所有的工作人員進行專業素養的考核，讓工作人員了解到本崗位的實際需求，了解工作人員的專業素養以及優勢，按照優勢進行工作分配，能提高工作質量以及工作效率。除此之外，還需要對檔案管理人員進行合理的培訓，幫助企業增加更多具有高素養、高科技的復合型人才儲備。在培訓的過程中需要對檔案管理人員的信息收集能力、信息處理能力進行培養，還需要培養檔案管理人員的數字技術以及計算機通信等一系列技術。與此同時，企業還可以設定考核制度，定期對所有檔案管理人員進行考核，針對考核質量優秀的工作人員給予一定的獎勵，而針對考核能力較差的工作人員則需要給予一定的批評，促使檔案管理人員明確專業素養的重要性。完善的檔案管理制度可以幫助企業在做出決策時找到堅實的數據基礎，促進企業長期且穩定發展。在開展數字化檔案管理過程中，應認知到企業當下的檔案管理質量，向著數字化管理方式進行改變，做到統籌規劃、均衡發展，實現資源共享、突出重點，充分地對工作人員進行管理，才可以提高數字化技術的培訓質量，培訓更多具有數字化檔案管理專業型的人才。

5 結論

綜上所述，當下我國在經濟發展的過程中，需要不斷去提高企業檔案管理的整體質量，并且充分發揮出數字化檔案管理信息相比于傳統檔案管理的優勢，提高企業在調出檔案或者是錄入檔案時的速度，讓企業的工作質量得到提升。

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