行政事務輔助性工作經驗分析

賴瑞龍

摘要：行政事務工作是一個古老的職業和工作門類，近年來為了適應各行業的需要，行業行政事務人員的門類越來越多，工作分工也越來越細，輔助性工作是行政事務工作最重要的特點，行政事務工作的主要內容就是輔助領導完成工作，輔助性對于領導來說非常重要，因此，輔助性工作做好了，領導就能作出正確的管理和決策。

關鍵詞：行政事務;輔助性工作;經驗

從事行政事務工作30多年來，相處過很多領導，碰到過不少意想不到的事件，處理好許多日常工作中繁瑣的事務，也為領導提供了一些的合理化建議。至目前為止，我認為，輔助性工作是行政事務工作最重要的特點，行政事務人員在日常工作中主要是輔助領導完成工作，輔助領導工作一定要及時、主動、周密，還要充當好領導的“手足”和“耳目”，當好領導的參謀和助手。領導由于不可能把握全部相關知識，精力也不可能花在所有的事務性工作上，決策和管理也不可能完美無缺。因此，就需要行政事務人員來輔助決策，提供相關建議，讓領導的決策更精準，輔助領導完成工作。

一、要有必要的專業知識和工作技巧。

專與廣。行政事務工作沒有盲區，只要領導工作有可能涉及的領域，行政事務人員就不能說“不”（行政工作內容如圖1）。比如，作為一名分管工業經濟的政府領導人的行政事務人員，首先要具備作為行政事務人員的一些基本素質，如語言文字表達能力、辦事能力、應變能力、心理調適能力、洞察能力、文電處理能力、會務接待能力等等。其次，要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方的相關政策法規、本地區經濟運行狀況等方面的知識，不能句句是“外行話”。再次，要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所了解。因此，行政事務人員必須是多面手，不僅要對其他相關方面的知識有所了解，而且要做到專與廣相結合，只專不廣或只廣不專都難以勝任行政事務工作。

前與后。行政事務人員的主要職責是為領導服務。為此，要做到前與后的協調統一。所謂前，就是對與領導有關的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領導布置的工作要趕在領導規定的時間之前完成，以給領導一個緩沖的時間;二是領導尚未布置但根據自已判即將要開展的工作，要超前謀劃，想在領導前面，走在領導前面。所謂后，就是完成工作之后，對前面的工作進行回顧總結，對做的不夠好的或不到位的工作，要進行補缺補漏，好的要記在心里保留下來，做到前后協調一致，有始有終。

內與外。由于行政事務人員往往跟領導走得很近，在許多方面直接參與領導決策，所以，行政事務人員在公共場合活動時要注意內外有別、把握分寸，對什么該說、什么不該說，必須心中有數，不能為了嘩從取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能損害領導者的形象，于工作、于已都不利。

二、要有較高素質修養和必備的自身能力。

樹立良好的職業形象、高尚的職業道德。行政事務人員的職業比較特殊，必須忠于職守，敬業愛崗，忠于自己的單位，忠于自己的上級，忠于自己的工作，認真負責一絲不茍，充分發揮自己的聰明才智，進而做好工作。由于行政事務人員在領導身邊的機會多，接觸的機密文件多，因而要嚴守機密，不該說的不說，不該知道的不問，不該看的不看。同時，作為行政事務人員，還必須恪守信用，嚴謹細致，接受各項任務，不但要按期完成，還必須時時刻刻、時時處處堅持認真細致的原則，做到面對千頭萬緒的工作不錯辦、不漏辦、不誤辦，對領導交辦的事項，不論多少都務必分清輕重緩急，認真細致去辦理，然后做到事事有回音、件件有著落

理順與領導、有關部門及人員的關系。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對正職和副職領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協助，盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發、看人行事;更不能當甲領導面吹捧乙領導，要始終與多位領導保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。同時，行政事務人員辦理領導交辦事項時，一定要注意態度和藹，盡量與有關部門和人員平等協商，既要轉達領導的意圖，又要尊重各部門和有關人員的意見。既要把事情辦成，又要給有關部門和人員留一個好印象。千萬不要打著領導的旗號，發號施令，為所欲為。

當好參謀和助手。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，主動做好準備工作，主動思考，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮，更多地限于建議、獻策等方面。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。當好參謀，就是要發揮參謀作用，為領導出謀獻策。在日常事務中，捕捉有價值的信息，提供給領導，從而優化領導的工作。在領導決策民主化、科學化的今天，行政事務人員尤其要改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識的能力，明確不能出謀獻策者就不是好的行政事務人員的新觀念。在日常工作中，要善于將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出明細運行圖。行政事務工作的全部成果，往往以其服務的機構、群體或領導人的名義出現。因些，行政事務人員應任勞任怨，不計得失，牢固樹立服務觀念，為領導服務，為機關服務，為社會服務。

要富有主動性和創新意識而不越位越軌。行政事務都以領導工作為軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了行政事務工作的被動性。從六個方面變被動為主動，要看行政事務人員的工作藝術。一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急;三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是主動為領導將要進行的工作作好準備，主動思考，捕捉有價值的信息，提供給領導。五是勇于創新，不空談、重實干，不斷提出新問題，走出新路子。六是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。同時，行政事務人員必須擺正自已的位置，言談一定要謹慎。未經領導允許，行政事務人員對任何問題都無權表態，更不能信口開河，隨意許愿;領導對某些問題的不成熟看法和尚未形成的決定，行政事務人員不得隨意透露。

服從而不盲從附和。行政事務工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協調、綜合加工的作用。行政事務人員處在這樣一個重要位置，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執行的信心;二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領導的意見辦事，也必須堅持原則，按章辦事，決不能超越原則，要執行正確的意見，對一些不正確的違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對，千萬不要好心辦壞事，給領導幫倒忙。

三、要有良好的人際關系、端莊得體的儀容儀表和任勞任怨的服務意識。

行政事務人員每天都要和領導、同事、外單位領導干部等接觸和打交道，因此必須樂業敬群，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關系，人際關系搞好了工作開展起來就順利，從這個意義上說，行政事務人員應當是一位出色的公關人員。

在一些單位里，行政事務人員還兼做接待員。外單位領導往往是通過行政事務人員的接待獲得單位的第一印象。因此其服飾、打扮、行為舉止直接關系到單位的形象。即使不做接待員，行政事務人員也不可避免地要同單位內外各種人接觸，為此個人形象十分重要。衣著整潔、得體、。儀態要自然大方，態度和藹，時時處處表現出文雅的談吐和風度。

在行政事務這個崗位上，大多是一些瑣碎重復的工作，因而行政事務人員在工作中遇到的挫折主要表現為，與領導溝通不好，或領導給的某份工作感覺吃力難以勝任，或對瑣碎重復的工作感到怨煩;或與領導發生爭執等情感方面。因此，遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹立一個辨證的挫折觀，調整心態，擺正位置，要謙虛，多學習，提升個人素養，耐心細致做好工作。經常保持自信、樂觀和健康的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。

總之，做好輔助性工作，就要有必要的專業知識和工作技巧、較高的素質修養和必備的自身能力以及良好的人際關系、端莊得體的儀容儀表和任勞任怨的服務意識，在工作中與同事建立融洽的協作關系，增強同事之間的信任感和認同感，與大家和諧相處，只有這樣，才能把輔助性工作做好，為機關領導服務，為機關服務，為社會服務，真正成為一名合格的行政事務人員。