推進企業檔案工作規范化和標準化措施

吳蓉

摘要：在企業生產與管理過程中，檔案管理是其重要組成部分，也是企業生產運營的真實記錄，尤其是新時代發展背景下，檔案管理更是發揮著重要的作用?；诖耍撐闹饕獜钠髽I檔案工作規范化與標準化為基點，進一步對管理措施進行分析，從而更好地推進企業檔案工作。

關鍵詞：企業;檔案工作;規范化;標準化

1引言

在新時期發展背景下，企業檔案工作規劃化與標準化是發展的趨勢，因此，如何有效地進行檔案標準化與規范化管理，對企業的發展有著極其重要的作用。有效的檔案建設能夠為企業的發展提供更加高效的服務，是企業檔案管理的重要課題。

2搭建檔案管理平臺和模板，用硬標準來促進規范化和標準化

構建檔案管理平臺，就需要“立規矩、定標準”，構建有效的檔案管理標準，是促進企業檔案管理工作標準化與規范化的重要基礎與前提。

分門別類，科學劃歸。在企業檔案管理中，不論是對于傳統的檔案管理，還是信息化檔案管理，要想實現檔案規范化的關鍵就是科學分類。對于企業而言，需要構建各自的檔案管理單元，如規劃系統、招標系統、工程技術管理系統、項目建設系統、資金管理系統等，每個單元又是相互獨立的體系，形成縱向到底、橫向到邊的檔案管理網絡。在繁雜的檔案網絡管理中，必須要做到科學劃分合理歸類，將企業所從事的生產經營活動進行分門別類，構建檔案庫，這樣才能為之后的檔案標準化與規范化提供有效的支撐。

規范操作，理順流程。對于現代企業來說，檔案標準化管理的趨勢就是建立標準化流程，并且嚴格規范流程，從建檔到歸檔，各個環節都需要建立統一的標準，例如需要對關鍵詞信息、目錄信息、檢索信息等進行規范統一，只有讓各環節都能實現快速地入檔、歸檔，才能促使檔案管理效率的提升。1.標準客觀，也就是制定的制度與考核標準要滿足客觀的要求。標準越客觀，受到的人為干擾的影響就越小，管理標準更加規范化，才能更加準確、真實地反映出相關檔案管理人員的工作狀況，促使評價結果更加公平、公正、具有說服力。2.標準科學，也就是說對于制定的標準，要進行科學的責任劃分與職能劃分。只有將標準進行更細致的劃分，職能才會更具體并落實到每個人，責任的歸屬也就更加明確，使得檔案管理更加的標準化與規范化。3.標準使用，不同的企業其特點都是不盡相同，企業在管理中，必然有著多個部門，且各部分所從事的活動也不相同，因此，各部門的管理規章與考核標準也是有所不同，需要結合各部門的實際情況建立符合本部門的檔案管理標準。要廣泛采取部門工作人員的意見，建立一套能被員工所接受的管理標準與體系，從而調動檔案工作人員的積極性，實現檔案管理的標準化與規范化。

無縫對接，上下聯動。對于任何一個企業而言，其都不是單獨存在的，而是處于產業鏈的環節中，都會有上級主管部門、監管部門、甲方單位，也有下級組成部門。當各單位的標準不一致時，很容易導致銜接混亂，甚至有時候會由于標準不一致，導致銜接失誤，甚至會出現檔案管理事故。故此，在企業檔案管理中，一定要進行標準化與規范化管理，從而實現上下級檔案管理平臺的有效銜接。在企業中，建立統一的檔案管理標準，形成上下聯動機制，促使企業檔案信息與上下游各部門之間無縫銜接，讓檔案管理系統承接企業參與生產經營的所有環節，從而讓企業檔案標準化管理由線性轉變到立體化。

3加強人文檔案管理制度體系建設，以軟環境來推進規范化和標準化

建立健全工作考核機制。為了能夠將各標準規范與制度有效的落實，必須要建立完善的檔案考核機制，同時建立的考核體系應與標準相配套。對于企業而言，其一般分為分管領導主導、績效考核考評組負責、人力資源等部門配合、檔案管理人員配合的檢查體系，在進行檔案管理督查工作時，要檢查問題導向，以改善問題為主要的工作目標，此以來促使企業完善檔案管理工作，促使檔案的規范化管理，有利于加強對企業績效考核的管理，便于讓檔案工作更加的標準化。

加強對檔案管理人員的人文關懷。對于企業的檔案管理人員而言，其工作較為繁瑣勞累、工作壓力與強度較大，同時需要加強保密工作，因此，檔案管理人員承擔著精神與工作的雙重壓力。所以，必須要加強檔案工作人員的后勤服務工作，提高其薪酬待遇與福利，落實國家休假政策，讓工作人員切實地感受到企業的人文關懷，有利于提升其工作的積極性，提高工作質量，從而推動檔案工作的標準與規范化。

落實企業檔案工作人員的培訓工作。建立與完善企業的檔案管理培訓體系，是促使檔案管理人員進行規范化培訓的有效措施，培訓內容應多樣化，主要包括現代檔案管理理念的認識、管理的新方法與新工具、檔案管理的規范化標注化與數字化等，加強對檔案管理人員的培訓，能夠提升其職業素質，促使檔案管理人員摒棄傳統的檔案管理模式，在日常的檔案管理中自覺落實標準化與規范化。此外，還可以加強各企業之間、各部門之間的交流，促使檔案管理人員的工作經驗與管理理念得到進一步提升，從而促使檔案管理工作的標準化與規范化。同時，企業應積極鼓勵檔案管理人員到一些先進的企業進行交流與參觀學習，開闊自身的知識面、管理理念，從而將更優秀的管理理念與管理模式應用到本企業的發展中，提升企業檔案工作的標準化與規范化。

4應用“互聯網+檔案管理”模式，借信息化來促進規范化和標準化

充實資源，全面覆蓋基礎檔案資料。對于企業而言，其所經營的生產活動，都是一個完善的系統項目，期間包含了大量的信息與數據，而檔案管理工作就是對企業經營生產的所有環節都要進行詳細地記錄，然后歸檔并保存。而對于信息化檔案建設，其實就是將這個系統項目的各種信息和所有環節，包括生產經營狀況、采購信息等信息，全面地錄入電子信息系統，實現電子化檔案管理。為了能夠有效地發揮出檔案信息化管理的作用，要在信息數據錄入時，要對各個環節進行有效的梳理，確保信息準確可靠、無遺漏，全面覆蓋，保障所有的信息數據都能準確入檔。

為了能夠規范企業的檔案管理工作，必須要建立一套行之有效的標準，不斷優化軟環境，從而促使企業檔案管理的規范化與標準化，為企業的日常生產運營提供強有力的保障。

參考文獻

[1]王巍.如何推進企業檔案工作規范化和標準化[J]城建檔案，2018， 000（010）：75-79.

[2]鄧學國.推進企業檔案工作規范化及標準化研究[J].辦公室業務，2019， 000（013）：67，69.

[3]丁超中.推進企業檔案工作規范化和標準化途徑探究[J].城建檔案，2019， 234（03）：93-94.