關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

黃海洲

（新蔡縣河塢鄉科技文化服務中心，河南駐馬店 463500）

1 新時期事業單位檔案管理創新的意義

當前科技和社會都在快速發展，事業單位是國家機構中的重要組成部分，其最主要的作用就是為社會的健康發展提供良好的條件。為了確保事業單位的作用得到科學合理地發揮，就必須保證事業單位管理的高效性和科學性，而檔案管理工作作為事業單位管理中的重要組成部門，對事業單位的發展有著巨大的影響。在當前我國很多事業單位的檔案管理工作依然在使用傳統的管理方式和管理思路，這已經無法滿足我國事業單位深化改革進一步發展的需要，所以必須要進行相應的創新，為事業單位的進一步改革和發展提供保障。

2 新時期事業單位檔案管理創新原則

一個事業單位的檔案管理直接關系到自身的正常運行和發展，所以在對事業單位的檔案管理進行創新時一定要遵守相應的檔案管理原則，從而保障檔案管理工作的合理性。事業單位檔案管理的工作原則大致上分為四個方面[1]：

2.1 規范性與靈活性并存原則

我國的事業單位種類和數量較多情況較為復雜，不同的事業單位之間往往不僅工作內容和服務對象上有很大差異，體量和改革方向也有較大的區別，這就使得各個事業單位在進行檔案管理創新的時候要根據自身的情況進行調整，在注重規范性的同時還要注重是否符合自身的發展需要。

2.2 權益與責任兼顧原則

權益與責任兼顧原則即在對事業單位的檔案管理進行創新時要將相關工作人員的權力、權益和責任進行統一，權力權益越大責任往往就要越大，這樣可以保證管理者和工作者都有較強的責任意識，為單位檔案事業管理的工作質量提供保障。

2.3 制度落實原則

在對事業單位的檔案管理進行創新的時候不僅僅要注重對相關制度的完善，更要注重對制度的落實，如果一個制度不能進行落實，沒有人去遵守，那么這個制度縱然再完美也難以發揮出應有的作用。

2.4 不斷進步原則

社會是在不斷地發展的，事業單位的改革也在不斷深入，相應的事業單位的檔案管理也應該做到與時俱進，隨著時代的進步不斷地改善和提升，從而保證事業單位的檔案管理一直可以發揮應有的作用。

3 事業單位檔案管理現狀

3.1 對檔案管理工作的重視程度較低

當前我國的大多數事業單位對檔案管理的重視程度較低，這是因為當前一些事業單位過于注重相關的政績，還有《檔案法》對檔案管理的重要程度沒有進行明確地說明。在這樣的影響下，很多事業單位對檔案管理工作的作用缺乏了解，很多相關的檔案管理規定都沒有得到有效地落實，導致檔案管理工作的質量得不到保障。同時很多事業單位對檔案管理工作的意義和內容都認識都不到位，導致錯誤或不規范地進行檔案管理工作，使檔案管理工作無法正確地進行，也無法為事業單位的管理提供幫助。

3.2 檔案管理制度并不完善

檔案管理制度不完善是當前事業單位檔案管理工作中較為普遍且嚴重的問題。檔案管理制度不完善導致檔案管理的科學性和合理性都無法得到有效的保障，從而嚴重限制了檔案管理作用的發揮，進而導致事業單位的相關決策出現錯誤。檔案制度不完善一般存在兩種狀況，一是相關事業單位不重視檔案管理工作，導致沒有及時的對檔案管理制度進行完善。二是相關單位在深入改革背景下對檔案管理制度進行完善時，沒有充分地進行思考，而只是盲目的照搬相關的方案，只重視形式而不重視內容導致在實際進行檔案管理工作時的效果與之前相比并無提升。

3.3 檔案管理方式沒有得到及時地創新

進入21 世紀以來，信息技術快速發展的同時也逐漸被應用在各行各業當中。而我國的檔案管理近幾年也在不斷向信息化發展，但總體上來看依然較慢。在一些經濟發展較為落后的地區檔案管理信息化建設的開展有一定的阻礙，而在實際的檔案管理工程中傳統的檔案管理方式已經嚴重限制了檔案管理的效率。

3.4 人員流動性強且缺乏相應的管理人才

在事業單位中，檔案管理人員的流動性往往較強，這很大程度上是因為對檔案管理的錯誤認知和事業單位對檔案管理的不重視導致的，在這樣的影響下即便檔案管理對相關工作人員進行一定的培訓也無法明顯改善檔案管理的工作質量。同時也是因為對檔案管理工作的不重視，導致當前我國檔案管理人才較為稀缺，使檔案管理工作的專業性無法得到保障。

3.5 檔案自身的價值沒有得到利用

檔案自身往往都具備一定的價值，但在進行檔案管理的過程中，很多事業單位都沒有對檔案自身的價值進行利用。如合理地利用人事勞資檔案、財務檔案等可以為事業單位的相關決策提供依據。但在進行實際檔案管理的過程中相關領導和管理人員往往只重視檔案的保存和查詢，忽視了對檔案自身價值的利用。

4 新時期對檔案管理的優化思路

4.1 提升事業單位對檔案管理的重視和認知程度

想要保證事業單位檔案管理工作的質量，最根本的就是提升事業單位自身對檔案管理工作的重視和認知程度。只有相關事業單位可以切實知道檔案管理的重要性，并對檔案管理工作的內容有較為準確科學的認識，才能保證檔案管理工作的高質量進行。而想要提升事業單位對檔案管理的重視和認知程度，應該先對相關領導進行培訓，從而自上而下地提升對檔案管理的重視和認知程度[2]。

4.2 對檔案管理制度的科學完善

一個科學完善的制度是檔案管理可以高效高質量進行的重要保障，在對檔案管理制度進行完善時要堅持遵守相關規定并從實際需要出發。在進行檔案管理制度完善時可以采取雙向制約的方式來對檔案管理工作進行約束，確保檔案管理工作可以有序合法合理地進行。利用雙向制約的方式，可以同時對基層工作人員和有關領導進行約束，使其工作更加規范合理。為了確保對檔案管理制度的完善可以有效提升檔案管理工作質量，還需要嚴格對制度進行落實，確保相關責任都可以落實。

4.3 創新檔案管理方法，加強對檔案自身的利用

在傳統的檔案管理方法下，檔案的查閱和儲存都較為麻煩，這使得檔案自身的價值很難得到發掘和利用，所以當前應該對檔案的管理方法進行創新升級，如加強檔案管理的信息化建設，并對一些存在困難的單位予以政策上的支持來對其檔案信息化建設提供保障。在對檔案信息化建設以后，檔案的查閱效率大大提升，這使得檔案自身的價值更容易被發掘，這時就應該加強對檔案自身價值的利用，從而進一步將檔案管理工作的價值進行發揮，為事業單位工作的進行提供幫助[3]。

4.4 適當采取激勵措施，培養專業人才

檔案管理人員流動性大的原因一般分為兩類：一是對檔案管理認知存在偏差，認為檔案管理工作的意義不大，不愿意進行檔案管理工作；二是檔案管理工作的待遇較低且提升空間較小。想要改善這種狀況除了要讓事業單位自身提升對檔案管理工作的認知和重視程度以外，還可以適當的采取一定的激勵措施，如設立相應的檔案管理評分標準，并讓相關的上屬部門定期對各個事業單位的檔案管理狀況進行評比，根據評比結果進行一定的獎勵。在人員的流動性得到一定的保障之后要重視對工作人員專業素質的培養，從而提升檔案管理的科學性。

5 結語

綜上所述，傳統的事業單位檔案管理思路和方法已經無法滿足正在進行深化改革的事業單位的工作需要，對檔案管理的思路進行創新改革是一個必然的趨勢。想要確保創新改善后的檔案管理思路可以滿足不斷深化改革的事業單位工作需要，就要從事業單位自身工作的需求上進行思考，對事業單位檔案管理中存在的缺陷進行修復和解決，才能最終使檔案管理工作在新時期事業單位深化改革的過程中發揮出最大的作用，為國家的發展提供支持。