人事檔案管理規范化管理分析

王立建

摘? 要：人事檔案是單位管理人員配置、選拔人才的重要依據和基礎。本文對人事檔案管理工作中存在的問題做了簡要分析，提出相應的解決對策。

關鍵詞：人事檔案;管理;工作

人事檔案是個人經歷的工作實踐的歷史記錄，其記錄著個人的思想品德、業務能力、工作表現以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經歷、學歷及技術職稱，同時又能反映個人的社會關系及獎懲等情況的基礎資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作，又是一項專業性的工作;既是一項服務性的工作，又是一項機密性的工作。其工作質量的好與壞，直接關系到整個單位的工作效率與質量，是衡量一個單位工作的重要條件之一。

1.當前人事管理工作的現狀

人事檔案是人才信息的重要載體，同時也是一個單位管理人員配置、選拔人才的重要依據和基礎。是知人善任、選賢舉能的重要憑據，管理好人事檔案，對人才資源開發起著重要的作用。人事檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，通過人事檔案可以證實一個人的所有經歷，為用人單位提供一個客觀、準確的人才信息。但由于人事檔案本身并不能給單位帶來直接的經濟效益，導致很多用人單位對人事檔案工作的重視程度不夠，同時在管理過程中也會出現很多的問題。

1.1認識不夠

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認為人事檔案管理工作就是保管性的事務工作，沒有列入到單位的重要工作內容當中，認為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應付人員的調配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現象很普遍。致使一些單位在調配人事的過程中常出現這樣那樣的問題，給后續的人員調配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現象，專業性不強，也容易導致人事檔案管理工作的問題出現。

1.2管理制度相對落后

當前，隨著人事制度的不斷深化和改革，人才的流動性更加的頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續得到了不斷簡化。但由于傳統的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規定，致使個人的檔案得不到及時的補充、存檔和修正，這種形式大大的阻礙了人才的流動以及檔案的完整性。這種情況的出現，容易導致人才在調崗、“跳槽”、再就業時由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時，也容易出現虛假檔案，個別人員為謀求更好的個人利益，弄虛作假，還有相關人員會通過偽造檔案來實行打擊報復，給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現象的發生，嚴重影響了檔案制度的嚴肅性、準確性和唯一性。

1.3相關工作人員不夠專業

在當前的人事檔案管理工作人員中，存在用人隨意和人員專業性不強的問題。用人隨意主要表現在單位對人事檔案管理工作的不夠重視，許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不會把優秀的人才用于人事檔案管理工作中，也沒有根據本單位自身的工作性質篩選出適合檔案管理的人員。專業性不強主要表現在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經過系統的培訓，從事人事檔案管理工作多數都是“半路出家”，致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規和方法的工作，具有獨立的任務和程序，從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎去進行學習，而當前許多單位對檔案管理工作人員的調動頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運行。

2.科學做好人事檔案管理的措施

2.1轉變思想觀念

首先要強化檔案管理的意識，加大單位對檔案管理的重視程度，特別是單位的領導階層，要充分認識到人事檔案管理工作在人事工作中的重要性，重視和加強認識人事檔案管理工作。同時，要找準工作重心，把人事檔案管理工作的重點轉移到服務的形式上來，從而使人事檔案管理工作能夠為人力資源的開發提供有力的基礎。

2.2提高人員素質

在單位發展的同時，要具有長遠的眼光，根據單位自身的發展前景選用合適的人員來進行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業的素質，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時具備一定的計算機專業水平。另外，人事檔案管理工作又是一項保密性很強的工作，所以要求從事其工作的相關人員要具有政治性很強的工作立場。同時，檔案員要通過不斷的學習以及業務培訓，不斷地豐富自身的專業知識，提高自身的業務能力，優化知識結構，以滿足當前檔案管理工作的需求。

2.3健全工作制度，優化管理

人事檔案管理是一個動態的過程，其是通過不斷地收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案得登記、借閱、檢查等環節都要建立相關的規章制度，并在實際的工作過程中不斷地完善，以保證人事工作的政策性與紀律性;內容的連續性、完整性;歸檔材料的的真實性和精煉。同時，隨著管理制度的不斷改革，傳統的管理方法已經不適應當前的社會需求，所以，在當前的人事檔案管理工作過程中，要堅持以服務為宗旨，加大工作過程中軟、硬件的投入力度，提高人事檔案管理的科技含量。

3.結語

人事檔案管理工作是一項復雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應新形勢的要求，做到科學、規范、與時俱進。這就要求從事相關工作的人員從觀念上轉變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務，為當前的社會主義現代化建設服務。