事業單位管理中檔案管理作用分析

王立建

檔案管理是事業單位管理工作的重要組成。提高檔案管理科學化水平，促進其信息化的不斷完善，才能適應社會和時代發展對檔案管理工作的客觀要求，促進機關管理的高效化。

一、檔案管理科學化內涵

檔案管理科學化包括信息化、標準化、規范化三方面內容。具體來說，就是：

1、檔案目錄數據庫建設

檔案目錄數據庫建設在機關中開展的比較早，在很多的城市機關都已經有了先例，而且應用也較為廣泛，通過數據庫開發建設可以實現目錄在線查詢和下載等功能，但是這種功能系統的利用率并非很高，與需求較為脫節。這一工作目前許多機關不再進一步開發，屬于檔案信息化的基礎工作內容。

2、共享型目錄中心建設

在建設數據庫的基礎上可以進行新開發，研發過程通過VPN技術即可實現，其中可以實現的功能是目錄信息跨區域聯網共享，機讀目錄數據網絡化傳播，通過共享型目錄中心，初步實現有效的檔案數據查詢功能，由于此技術在原有的檔案目錄數據庫基礎上進行開發，既疊加式開發。

3、電子文件歸檔

電子文件的管理和歸檔都是機關檔案信息化目前建設中的重要核心，這種工作主要就是通過電子文件中心建立文件歸檔分類系統，并且將系統中獲取的數據和信息進行存儲與鏈接，從而實現網絡環境下電子文件的歸檔管理，達到迅速快捷的進行檔案管理查詢工作的目的。

二、檔案管理科學化的重要意義

（一）檔案管理是機關管理的基礎

檔案的原始記錄有其獨特性，記錄著未申請專利、未公開的機密和技術。占有這些檔案資料就是占有機關的機密和技術，因此，機關單位檔案管理的科學化，可以有效避免因知識產權、技術的流失而對機關單位的生存與發展所造成的影響。

（二）檔案管理是機關信用管理的必要保證

檔案是構成信用信息的公認核心資源。第一，完善的檔案管理能夠對單位自身誠信進行展示，反映其管理水平、科技成果及財務狀況等重要內容。第二，如今的社會信用體系當中，信用檔案管理已經逐漸引起國家的重視，成為社會各界普遍關注的焦點內容。

（三）檔案管理是機關文化建設的源泉

機關文化是歷史的幾點，其直接反映于機關系統完整的檔案之中。檔案具有文化事業特征，是文化的主要儲存方式，是文化發展的真實記錄。通過機關檔案，可以對單位特點及其發展規律有一個深刻的理解。

三、檔案管理在事業單位高效化發展中作用的發揮

（一）開展積極的業務指導和培訓

檔案行政管理部門應當切實采取以下方面措施：第一，設置培訓班。對檔案工作基本業務知識進行講授，提高人員工作素質，使其能夠更好地融入到檔案工作當中;第二，深入機關，現場培訓和指導。對執法檢查等時機有效地利用起來，深入機關進行現場指導。政府部門應幫助制定檔案分類方案、檔案工作管理網絡和檔案工作制度，對兼職人員實施培訓，以促進機關檔案工作向規范化、標準化、科學化軌道發展。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。檔案信息的整合主要是對于檔案有價值的整合工作，在整合工作的基礎上對于檔案的價值進行有效的管理，并且檔案信息化的發展也有很多的經驗可以學習，目前來看，還沒有成熟，但是根據不同的功能可以自行進行設計和研究，在各自不同的方法上進行取長補短。所以檔案信息化工作比較重要，能夠很好的提高機關管理效率，在某些業務的實踐中，檔案管理信息化始終在發揮很大的作用，比如我們要保證檔案整理工作的創新思想和創新舉措，就是要能過在計劃的基礎上對于其信息化發展進行規劃和控制，在規劃和控制的情況下嚴密執行，首先是要對于定期開放的檔案進行分析，而且信息化系統上要嚴密對此進行分析，另外就是對于有些應該及時、全面公布的檔案和現行文件在信息網站上也要有一定的公示。

（二）做好文書處理和公文制發工作

檔案由公文轉化而來，而公文的制發恰恰決定了檔案的質量。檔案的來源是文書，文書的歸宿是檔案。因此，公文制定應規范、統一、標準，同國家相關規定相符，排版形式依據要求，履行審批、簽發手續。各種報表、記錄、批注、簽字等文書及公文字跡應清晰牢固，以便于長久保管。使用格式規范、文種合理、行文規范，以促進檔案管理科學化的實現。

（三）強化檔案法律法規的宣傳與完善

檔案行政管理部門應強化執法隊伍建設，依法對檔案工作進行監督和指導。各地方政府應通過媒體、張貼標語、召開座談會等形式，對檔案法律法規加以大力宣傳，堅持“多宣傳、多接觸、多聯絡、多服務”的工作標準，以推進檔案管理規范化建設。此外，應強化同相關部門的協調與溝通，共同監督，營造積極的建檔氛圍，使更多的單位認識到檔案管理工作的重要意義，以強化機關做好檔案管理工作的自覺性。

（四）建立健全檔案管理制度

檔案形式各異、種類繁多，要實現管理的科學化，就必須建立健全其管理制度。以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立檔案工作網絡，強化硬件建設，對文件材料能夠及時地立卷和定期歸檔。專門設立專柜、庫房存放檔案，對其保存價值加以區分，案卷、立案標題確切簡明，排列整齊，做到科學化的管理，以確保安全性。此外，還應輔以嚴格的檔案借閱措施，從而有效防止檔案的分散流失。

四、結論

檔案是重要的信息資源和寶貴的經驗財富，它體現各機關的成長與發展歷程。積極踐行檔案管理科學化水平提升策略，以為機關績效提高、效益增加、管理科學提供重要保證，促進機關管理的高效化，更好地服務于社會主義現代化建設中去。