基于設(shè)備檔案在疾病預(yù)防控制中心檔案管理中的重要性

連剛強(qiáng)

【摘 ?要】隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，設(shè)備的更新速度更快，疾病預(yù)防控制中心也在引進(jìn)和使用先進(jìn)的新型儀器、設(shè)備。設(shè)備檔案管理工作的開展是疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開展的重要環(huán)節(jié)，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。論文主要探究分析了設(shè)備檔案在疾病預(yù)防控制中心檔案管理中的重要性，提出設(shè)備檔案管理的策略和方法，希望對(duì)相關(guān)工作的開展有所幫助。

【Abstract】With the development and progress of science and technology， the update speed of equipment is faster， and the center for disease control and prevention is also introducing and using advanced new instruments and equipment. The development of equipment archives management work is an important link in the development of archives management work of center for disease control and prevention， and plays an important role in the archives management of center for disease control and prevention. This paper mainly explores and analyzes the importance of equipment archives in the archives management of center for disease control and prevention， and puts forward the strategies and methods of equipment archives management， hoping to help the development of relevant work.

【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案;疾病預(yù)防控制中心;檔案管理;重要性

【Keywords】equipment archives; center for disease control and prevention; archives management; importance

【中圖分類號(hào)】R197.2+1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）10-0036-03

1 引言

檔案管理工作的開展，在推動(dòng)單位的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)化、有效化、高效化運(yùn)行方面發(fā)揮著重要的作用。隨著醫(yī)療改革的推進(jìn)和科技的進(jìn)步，疾病預(yù)防控制中心引進(jìn)和使用了大批的高水平的、新型的衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備。設(shè)備檔案管理工作的開展，有助于推進(jìn)設(shè)備的規(guī)范化使用，加強(qiáng)設(shè)備使用管理的效果，提高設(shè)備使用和配置的效益。因此，在推進(jìn)醫(yī)療公共衛(wèi)生體系建設(shè)的過程當(dāng)中，需要構(gòu)建完善的疾病預(yù)防控制中心檔案管理機(jī)制，做好設(shè)備檔案管理工作。

2 設(shè)備檔案在疾病預(yù)防控制中心檔案管理中的重要性

2.1 提升整體檔案管理的水平

設(shè)備檔案管理是疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開展的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)。疾病預(yù)防控制中心在發(fā)展和完善的過程中，引進(jìn)和使用了衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備等醫(yī)療相關(guān)的儀器設(shè)備，通過做好相關(guān)的檔案管理工作，能更加全面地、準(zhǔn)確地了解和掌握相關(guān)的信息資料，如設(shè)備的數(shù)量、使用情況、生產(chǎn)年份、使用期限、使用壽命、性能特點(diǎn)、維護(hù)周期等，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的規(guī)劃與綜合性的管理，確保設(shè)備的使用和配置更加合理。通過這一環(huán)節(jié)工作的開展，確保疾病預(yù)防控制中心的檔案資料更加完整，檔案管理體系更加完善，提升檔案管理水平。

2.2 保障疾病預(yù)防控制中心的正常運(yùn)行

設(shè)備檔案記錄了設(shè)備報(bào)批、購置、安裝、驗(yàn)收、使用、保養(yǎng)、維修及報(bào)廢等所有的記錄和信息，通過實(shí)施全面的、動(dòng)態(tài)化的管理，認(rèn)真做好相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集、整理、歸納和分析工作，有助于更加客觀、更加完整、更加連續(xù)性地反映疾病預(yù)防控制中心設(shè)備的運(yùn)行狀況、使用狀況、配置狀況。通過做好設(shè)備檔案管理相關(guān)的工作，及時(shí)地了解設(shè)備的最新情況，通過有效的溝通協(xié)商，根據(jù)實(shí)際的需要，科學(xué)地對(duì)設(shè)備的使用和配置進(jìn)行調(diào)整，從而更好地滿足日常工作的需要。了解設(shè)備的具體情況，方便設(shè)備管養(yǎng)工作的開展，根據(jù)實(shí)際的需要采購設(shè)備，從而確保疾病預(yù)防控制中心的正常運(yùn)作。

3 疾病預(yù)防控制中心設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

3.1 管理方式比較落后

盡管疾病預(yù)防控制中心的檔案信息管理平臺(tái)在創(chuàng)新發(fā)展，但是整體上來說，并沒有將檔案管理工作的開展作為其工作的重心進(jìn)行，在這方面的重視程度和投入力度仍然不夠，相關(guān)的配置不完善，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，管理人員的專業(yè)化水平有待提高，信息化、數(shù)字化管理的程度不高，缺乏連續(xù)性的、全面性的管理，從而影響了檔案管理工作實(shí)施的效率和準(zhǔn)確性。

3.2 管理人員的水平有待提高

檔案管理人員的專業(yè)化水平不高，存在兼職的現(xiàn)象，而這部分人員缺乏全面的、系統(tǒng)化的檔案管理知識(shí)，缺乏充足的經(jīng)驗(yàn)，在管理工作開展的過程當(dāng)中，無法準(zhǔn)確地識(shí)別信息，存在檔案歸類不準(zhǔn)確、檔案錯(cuò)誤的情況，從而影響了檔案的查閱。人員的素質(zhì)和能力參差不齊，工作的過程當(dāng)中態(tài)度不夠端正，工作的積極性不高，在工作的過程當(dāng)中過于被動(dòng)，存在責(zé)任和工作的內(nèi)容不夠清晰明確的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作的開展比較混亂。此外，部分人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不強(qiáng)，影響了設(shè)備檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展。

3.3 管理過程不規(guī)范

現(xiàn)代檔案管理工作的開展過程比較復(fù)雜，檔案資料信息內(nèi)容比較多，且內(nèi)容比較繁雜，如儀器設(shè)備申報(bào)、購置、使用、維護(hù)、計(jì)量、降級(jí)、報(bào)廢等，影響設(shè)備管理的因素比較多。但是在管理的過程當(dāng)中，存在著不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。例如，設(shè)備檔案的信息收集不全面，整理和歸檔工作不準(zhǔn)確，影響了檔案的使用和配置;再如，在文字材料管理方面不規(guī)范，很多的設(shè)備申購、論證、審批文件長(zhǎng)期停留在采購人手中。由于一些不規(guī)范的行為，導(dǎo)致檔案資料的流失等，影響檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性。

4 疾病預(yù)防控制中心設(shè)備檔案管理的優(yōu)化策略

4.1 加強(qiáng)重視，加大投入

①加大資金的投入和提高重視的程度，配備和完善相關(guān)的設(shè)施，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的、全面完整的管理。通過這樣的方式，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決問題，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的共享利用，方便資料信息的查閱、下載，簡(jiǎn)化了設(shè)備檔案管理的復(fù)雜程序，避免了各環(huán)節(jié)資料信息移交等過程中導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息遺失等問題，在提高設(shè)備檔案管理工作效率的同時(shí)，也使管理工作更方便。在積極推進(jìn)信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，需要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理維護(hù)工作，避免網(wǎng)上信息的泄露和遺失。例如，A疾病預(yù)防控制中心在積極地推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)過程當(dāng)中，根據(jù)實(shí)際工作開展的需要，購入了一批計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，加強(qiáng)了信息化、專業(yè)化人才的培訓(xùn)，方便檔案管理工作的開展。

②加強(qiáng)設(shè)備檔案管理方面的宣傳，促使疾病預(yù)防控制中心的成員對(duì)于設(shè)備檔案的管理有更加全面的、更加深入的了解和認(rèn)知，強(qiáng)化相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，促使其更加明確設(shè)備檔案管理工作的范圍、類別及各自的職責(zé)。例如，A疾病預(yù)防控制中心在日常工作開展的過程當(dāng)中，把設(shè)備檔案管理歸入其質(zhì)量目標(biāo)管理體系中，設(shè)置了專門的檔案管理委員會(huì)，由相關(guān)的管理人員共同的組成了一個(gè)管理的團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備資料的全面、動(dòng)態(tài)化管理，鼓勵(lì)支持其他部門積極地配合和參與設(shè)備檔案管理工作，做好檔案信息的收集、整理等相關(guān)工作，掌握最新的設(shè)備儀器的情況和信息，以有效地規(guī)避設(shè)備檔案管理中的漏洞、失誤等問題，同時(shí)，提高了設(shè)備的使用和配置效率。

4.2 加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)

①定期地組織相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)。根據(jù)工作的特點(diǎn)、實(shí)際需要和工作中存在的問題，開展更具針對(duì)性的培訓(xùn)，強(qiáng)化培訓(xùn)的效果。提升檔案管理人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，端正其工作的態(tài)度，促使相關(guān)的人員在日常的工作過程當(dāng)中明確自身工作的內(nèi)容和工作的職責(zé)，并在實(shí)際工作開展的過程當(dāng)中認(rèn)真地執(zhí)行和實(shí)施。

②提升管理人員的能力，提升其計(jì)算機(jī)能力和檔案管理專業(yè)化知識(shí)水平。實(shí)現(xiàn)全面的、動(dòng)態(tài)化的管理，積極地推進(jìn)設(shè)備檔案的數(shù)字化管理、信息化管理。更加全面、更加系統(tǒng)化地了解設(shè)備檔案管理的知識(shí)，提高信息的識(shí)別能力，準(zhǔn)確、全面地做好設(shè)備檔案相關(guān)資料的收集、整理、分類、歸檔、存儲(chǔ)工作。

③既要做好實(shí)體設(shè)備的管理工作，又要做好相關(guān)文字資料的管理工作，確保設(shè)備檔案更加全面、更加準(zhǔn)確。此外，還需要做好存儲(chǔ)的檔案信息的安全管理工作，規(guī)避檔案信息的遺失、丟失情況。例如，A疾病預(yù)防控制中心購入一批儀器設(shè)備，檔案管理人員需要協(xié)同相關(guān)的部門對(duì)這批設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收入庫，之后再將相關(guān)的裝箱清單、說明書等資料進(jìn)行歸檔管理，在歸檔的目錄中明確標(biāo)注到貨日期、歸檔日期等基本信息。針對(duì)后期的設(shè)備的增加、升級(jí)、維修等相關(guān)的信息，需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。通過這樣的方式能夠確保檔案信息更加全面，方便檔案信息的查閱，提高設(shè)備儀器的配置和使用效率。

4.3 確保管理工作更規(guī)范

①針對(duì)復(fù)雜化設(shè)備檔案管理工作的開展，需要確保其管理工作執(zhí)行和實(shí)施過程中的規(guī)范性，完善相關(guān)方面的制度，強(qiáng)化制度的保障和約束。例如，A疾病預(yù)防控制中心在設(shè)備檔案管理的過程當(dāng)中，針對(duì)本單位的實(shí)際工作情況，制定了相關(guān)的規(guī)章制度和管理的手冊(cè)，對(duì)于本單位購入超過5萬元的檢驗(yàn)、監(jiān)測(cè)、醫(yī)療、消殺等相關(guān)的設(shè)備都需要進(jìn)行歸檔管理。檔案人員需要參與設(shè)備購入的各環(huán)節(jié)，認(rèn)真、全面地做好相關(guān)方面的記錄工作。

②認(rèn)真做好對(duì)設(shè)備監(jiān)測(cè)、設(shè)備維修的相關(guān)記錄的管理工作，準(zhǔn)確、全面、客觀地反映設(shè)備的實(shí)際運(yùn)行狀況、設(shè)備的性能、設(shè)備的壽命等相關(guān)信息，提高設(shè)備的配置和使用效率，更好地發(fā)揮設(shè)備的功能。通過做好設(shè)備維修、報(bào)廢檔案管理工作，方便在設(shè)備故障時(shí)查詢導(dǎo)致故障的原因，更快速地解決設(shè)備問題。

③對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行集中化的、統(tǒng)一化的管理，由專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作的開展，不同的管理工作由不同的人員負(fù)責(zé)，確保各司其職，積極配合，從而更規(guī)范地進(jìn)行檔案管理工作。

5 結(jié)語

綜上所述，設(shè)備檔案管理工作的開展在疾病預(yù)防控制中心檔案工作中發(fā)揮著重要的作用，有助于提高疾病預(yù)防控制中心檔案管理的整體水平，確保檔案信息更加完整、全面，推進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的運(yùn)行和發(fā)展。因此，針對(duì)設(shè)備檔案管理需要提高重視程度和加大投入力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，積極推進(jìn)管理工作的信息化建設(shè)，構(gòu)建更加完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范化的管理，提高設(shè)備檔案管理的效果和水平。

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