淺談國有文物商店文物征集的內部控制

摘 要：文物是博物館賴以生存的基礎，是博物館開展各項業(yè)務工作的核心，文物征集是博物館獲得藏品的主要途徑之一。文物商店是國家設立的文物事業(yè)單位。它的主要任務是通過商業(yè)手段，收集流散在社會上的文物使之得到保護，為博物館（院）和有關科研部門提供藏品和資料。文章從文物征集流程著手，探討文物征集過程中的內部控制和相關對策。

關鍵詞：文物征集;內部控制;進銷存

文物商店文物征集業(yè)務分為文物收購和銷售兩個環(huán)節(jié)。文物收購環(huán)節(jié)是從社會和市場進行文物征集，收購流散文物;文物銷售環(huán)節(jié)主要是為博物館文物征集提供藏品。

以某省級文物商店為例，年度內采購業(yè)務100%為文物收購業(yè)務，銷售業(yè)務80%來自為國有博物館文物征集提供藏品，庫存文物金額占到了資產總額的60%以上。對文物商店來說，文物征集業(yè)務是其核心業(yè)務，庫存文物是其核心資產，建立和加強相關內控制度，刻不容緩。

一、 文物商店文物收購環(huán)節(jié)的內部控制

文物是文化發(fā)展的歷史見證者，是國家的瑰寶。文物是博物館陳列展示的靈魂，是科學研究的基石，是宣傳教育的載體。文物商店收購文物的主要目的是為國有博物館文物征集提供藏品，其收購文物的原則要本著因需要而收購，因對路而收購，因功能性質而收購，做到有的放矢。

目前，文物市場競爭激烈，文物造假手段層出不窮，藏品魚目混珠的情況比比皆是，文物收購必須慎之又慎。文物商店收購文物控制點通常包含以下八點：其一，計劃。其二，貨源。其三，價格。其四，鑒定。其五，協(xié)議。其六，驗收。其七，入庫。其八，支付。

文物收購內部控制的內容

（一）文物收購控制制度

1. 制訂計劃

為文物征集收購文物是文物商店的主要業(yè)務活動，通常涉及資金量較大，且文物為特殊商品，屬“三重一大”事項。為確保迎合博物館文物征集要求，同時也能避免產生過量采購，造成藏品積壓。文物商店的文物收購一般應在有博物館文物征集需求的前提下，召集班子成員，紀檢，業(yè)務，藏品管理，財務等相關部門召開專題研討會議，集體研究決定。如經(jīng)過集體討論同意進行本次文物收購，需確定收購文物的類型，收購文物的預算，收購文物的具體負責人和業(yè)務部門。

2. 組織貨源

貨源主要來源于本店的文物庫存，其他省市的文物商店，各大文物藝術品拍賣會，文物古玩市場。應根據(jù)博物館征集的要求、功能性質、成本等因素來選擇貨源。

3. 比較價格

依據(jù)收購文物的類型、質地、年代、尺寸、品相等特征，在市場上橫向比較類似文物的實時價格;在“雅昌拍賣”等國內外專業(yè)拍賣數(shù)據(jù)庫進行搜索查詢，縱向比較類似文物歷史成交價格，以此確定收購文物的價格范圍，并作為價格談判的依據(jù)。成交價格應與文物供應商多次協(xié)商談判。供應商和最終價格的確定應集體開會決定，并形成會議紀要，盡量降低成本，防止利益輸送。

4. 專家鑒定

組織非本單位的文博專業(yè)副研究員級別以上的專家數(shù)名，組成鑒定專家組，對準備收購的文物進行專業(yè)鑒定。由鑒定專家組出具包含對該批次文物真?zhèn)巍⒛甏⑵废唷⒓墑e、估價判斷的文物鑒定報告書。對出具保留鑒定意見的文物，應排除在此次文物征集之外，避免造成國有資產重大損失和可能產生的負面輿情。

5. 簽訂協(xié)議

與文物供應方簽訂征集協(xié)議，內容包含文物品名及基本信息、文物價格及支付方式、甲乙雙方權利及義務。同時，供應方為法人單位的需粘貼營業(yè)執(zhí)照復印件，自然人需粘貼身份證復印件，為所收購文物來源留存源頭追溯記錄。

（二）文物驗收入庫控制制度

1. 驗收文物

由文物供應方將收購的文物運送至文物商店庫房，由文物商店文物收購負責人及收購經(jīng)辦人、藏品管理等部門聯(lián)合對文物進行驗收。依據(jù)征集協(xié)議，對照實物，核對文物品名、年代、規(guī)格尺寸、品相等關鍵信息。驗收合格后，由收購負責人、收購經(jīng)辦人簽名確認。如有和協(xié)議清單內容不符文物，應當場拒收。

2. 文物入庫

由收購經(jīng)辦人編制收購清單，清單內容包含采購方式，供應商名稱、日期、文物名稱、規(guī)格尺寸、數(shù)量、計量單位、收購價格等，由收購負責人審核簽字后，與收購文物一并交付藏品管理部門辦理入庫。藏品管理部門依據(jù)收購清單接收文物，核對驗收無誤后，對文物進行編號并拍照存檔。根據(jù)清單在ERP系統(tǒng)中填制文物采購入庫單，在ERP系統(tǒng)中對征集文物進銷存進行全流程監(jiān)控管理。

（三）支付控制制度

文物驗收入庫無誤后，由收購負責人填寫貨款報批單申請支付收購款。貨款報批單應包含以下附件：征集協(xié)議、送貨清單、收購清單、采購入庫單、鑒定報告書、會議紀要、銷售發(fā)票。貨款報批單由收購經(jīng)辦人、收購部門負責人，分管領導、總經(jīng)理簽字后，交由財務部門支付收購款。收款方必須與協(xié)議簽訂方、會議紀要記載供應商、銷售發(fā)票開具方一致。

二、 文物商店文物銷售環(huán)節(jié)的內部控制

文物銷售環(huán)節(jié)主要是為博物館文物征集提供藏品。博物館為發(fā)展展覽與研究工作，要不斷開展文物征集工作，使更多具有歷史性、科學性以及藝術價值的文物能夠陳列在博物館中。文物的征集看似簡單，實際上存在很強的專業(yè)性。文物市場競爭激烈，真?zhèn)尾⒋妗⑿枰咏袌龅奈奈锷痰暾鐒e收集流散文物，提供給博物館。

文物商店為國有博物館文物征集提供文物藏品控制點通常包含八點，其一，計劃。其二，鑒定。其三，價格。其四，競標。其五，合同。其六，收款。其七，出庫。其八，移交。

三、 文物銷售內部控制的內容

（一）文物銷售與收款控制制度

1. 制訂計劃

根據(jù)國有博物館發(fā)布的征集公告，召開專題會議，制訂相關文物銷售計劃，包括銷售文物類型、數(shù)量、銷售價格范圍、利潤測算等。

2. 鑒定文物

文物商店應保證藏品來源的合法性，并嚴格遵守《中華人民共和國文物保護法》《中華人民共和國文物保護法實施條例》。應配合征集方組織的待征集文物鑒定工作，協(xié)助征集方制作鑒定報告書、鑒定文物清單。

3. 協(xié)商價格

應與征集方商談銷售價格，并經(jīng)業(yè)務工作會議集體討論決定，確定最終交易價格。

4. 參與競標

如征集方的國有博物館采用政府采購方式征集文物，文物商店應認真準備相關投標文件，響應招標文件要求，參與競標。不得采取圍標、串標等非法方式參與競標。

5. 簽訂合同

在與征集方協(xié)商一致或中標后，應于征集方簽訂文物征集合同。合同內容包含征集文物的品名及基本信息、文物價格及支付方式、甲乙雙方權利及義務等。

6. 收取貨款

征集方應在簽訂合同后，根據(jù)合同約定的付款時間和支付方式支付貨款。文物商店在收到貨款后，開具銷售發(fā)票給征集方。

（二）文物出庫移交控制制度

1. 文物出庫

藏品管理部門根據(jù)銷售部門開具的銷售清單，在ERP系統(tǒng)中填錄銷售出庫單。藏品管理人員應根據(jù)出庫單提取文物，并與銷售經(jīng)手人逐一進行核對后，分別在銷售出庫單簽名確認。出庫文物應認真打包，做好防盜防摔防水等措施，避免移交過程中的遺失或損壞。

2. 文物移交

文物移交應由藏品管理人員、業(yè)務銷售人員以及單位保衛(wèi)人員一起，采用穩(wěn)妥的方式運送至合同規(guī)定的征集方指定地點。在移交時，應與征集方接收人員一起開箱驗收，對照合同清單逐一鉤稽，核對無誤后，移交雙方人員在移交清單上簽字確認。

文物是國家的瑰寶，是歷史文明的物化。征集文物就是保存歷史文化遺產。文物征集過程涉及政府采購、文物鑒定、資金收付、文物進銷存等環(huán)節(jié)，應該嚴格根據(jù)國家有關法律法規(guī)和文物征集管理辦法來操作。為防止文物征集過程中產生利益輸送、徇私舞弊;防止造成國有資產重大損失，文物商店應嚴格按照文物收購與銷售等文物征集相關內部控制制度進行。

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作者簡介：

羅佳，湖南省文物交流鑒定中心。