檔案文件資料收集工作面臨的問題及對策

摘 要：在不斷走向信息化的當今社會，檔案文書資料逐漸成為能夠記錄當今世界發展的憑證。對于整個國家而言，檔案資料記錄著重要的國家機密和曾經下達的各種指令;對于個人而言，檔案文件不僅記錄著每個人的生平經歷，而且在工作、學習以及生活中都需要檔案資料的證明。因此，檔案資料在個體和集體的生活發展中是一件不可缺少的內容，沒有檔案資料的記錄和相關證明，個人和社會都得不到發展。所以在檔案資料如此重要的前提下，只有順利收集了相關的檔案文件，個人和社會的經歷才能被證明，而檔案文件的收集工作是檔案資料管理需要重點關注的問題。

關鍵詞：檔案文件;收集工作;問題及對策

一、 檔案收集整理工作的重要意義

檔案的收集整理，是檔案管理的基礎環節，也是關鍵環節，是所有收集工作的起點，為接下來的工作提供可利用的內容，也是整個檔案管理工作中承上啟下的一環。在收集過程中，了解和檢查檔案的質量，以此匯總并銜接給下一步的開發與利用工作。要想實現檔案的科學管理，就需要有環環相扣的內容，根據實際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實現檔案安全保管。檔案的整理工作應在使用工作之前，檔案整理好之后，分類、組卷的功能才能建立，在這個過程中對檔案的收集與整理可以分擔檢索的一部分內容。

二、 檔案文件資料收集工作面臨的問題

（一）檔案管理制度松散

在當前的檔案管理制度中，有許多因管理制度松散而存在的問題。第一，管理人員不重視檔案資料文件的收集，因此導致其下屬以及從事檔案資料文教收集工作的員工對這項工作的不重視。第二，檔案資料文件收集工作的專職人員由于對本職工作的不重視，在進行檔案資料文件收集工作時，就會僅僅收集那些在手邊的資料、容易得到的資料以及浮于表面的文件，不會去在乎資料的準確性、科學性以及多元性，這樣收集到的資料勢必質量低下，而檔案資料的收集質量低下會直接影響后續的文件管理工作。第三，檔案管理制度的缺失容易導致檔案丟失、檔案資料匱乏以及其他意外情況的發生，因此，檔案管理制度的完善與否決定了整個檔案文件的質量。

（二）檔案管理意識不強

雖然在實行改革開放以來，我國企事業單位始終都在以較快的速度進行發展，但是其內部的檔案管理工作卻始終沒有跟上企事業單位前進的腳步，只有極少數的企事業單位制訂了較為詳細的檔案文件資料管理制度，對檔案管理工作在進行落實，而絕大部分的企事業在檔案管理工作上的完成度是極低的，這也讓企事業單位的運轉狀態始終蒙著一層面紗，在社會公眾面前不夠透明。之所以會出現這樣的結果，究其根本還是因為企事業單位的負責人對檔案管理工作的重視度不夠，沒有認清楚檔案管理與企事業發展之間相互促進的關系，缺乏檔案管理的意識。由于企事業單位的一把手沒有將檔案文件資料的管理問題加以重視，故而實際分管檔案管理的工作人員對自己的工作職責也不夠清晰，從而引發了后期一系列的檔案資料管理困難的連鎖反應，加大了檔案文件資料收集與管理的困難度。

三、 解決檔案文件資料收集工作問題的措施

（一）完善檔案管理制度

第一，提高管理人員的檔案意識。相關人員的檔案意識得不到提高，檔案管理相關制度就得不到很好的完善。因此，完善當前的檔案管理制度，首要任務便是提高縣官人員的檔案意識。第二，制訂科學專業的檔案資料管理制度。為了適應當今世界的發展，必須與時俱進地進行檔案管理的相關工作，通過對之前不科學、不完善的檔案制度進行改革發展，查缺補漏，在完善過去檔案制度的同時提高其科學性和創新型，才能促進檔案資料收集工作的創新發展。

（二）樹立檔案整理意識

在檔案的收集管理工作中，為了有效提升檔案的收集與整理水平，應樹立積極的檔案管理意識，尤其是要充分地認識到檔案收集與整理的重要性，并將這種認知自上而下地落實到具體的工作當中，以此促進檔案收集與整理工作得以高效開展。所以，在檔案收集整理工作中，有關部門應開展積極的培訓與教育，強化工作人員的收集整理意識，強化對有關內容的法律法規宣傳，確保檔案管理工作人員了解關于檔案收集整理的知識與內容，促進工作規范化地開展。

（三）提升職業道德規范

為了更好地落實檔案工作人員的職業道德，檔案部門在管理上需要制訂嚴格的規章制度來約束相關的工作者。這些條款條例需明確哪些行為是符合職業要求與職業道德的，有哪些是違背職業要求與職業道德的，加強對違反規定嚴重性的教育，并對違反者給予相關的處罰措施。除此之外，應當及時關注檔案職業人員的工作心理。

（四）積極創新檔案征集思路，增強責任感與使命感

立足新時代，檔案管理工作進入新時期，檔案征集工作面臨巨大發展壓力。因此，要結合檔案管理實際，增強檔案征集工作的使命感與責任感。面對社會的飛速發展，加之大眾對檔案使用的增加，檔案資源的豐富成為必然，以便更好滿足全社會的檔案需求。另外，要對傳統的征集理念與思路進行轉換。征集與利用相輔相成，利用是征集的目標，征集是實現利用的前提與基礎，需要將兩者進行有機統一，才能實現檔案資源豐富的目的。

（五）提高檔案人員綜合素質

要提高檔案資料文件收集工作專兼職人員的綜合素質，首先，在進行檔案資料收集人員招聘時，最好選擇那些已經具備相關經驗或者有過系統學習的人員，這樣就能在節省一部分培訓費用的前提下盡快開展檔案資料文件的收集。其次，在相關人員入職后，一定要經過專業培訓方能上崗。

四、 結語

時代在不斷發展，對于各行各業的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統的整理，能夠科學、有效地服務于各個單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發揮自身前段調控的功能，將資料有重點、有計劃地收集與管理，打好檔案資源服務的基礎。

參考文獻：

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作者簡介：李海英，邯鄲市復興區檔案館。