探究事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展

劉世君

摘 要：基于信息化管理手段的優(yōu)勢，以及信息化管理在檔案管理中的影響，事業(yè)單位在人事檔案管理中，有效應用信息化手段并構建完善的信息化系統(tǒng)，對提高事業(yè)單位人事檔案管理質量和解決人事檔案管理存在的問題具有重要作用。通過對人事檔案管理工作的了解，事業(yè)單位在人事檔案管理中的問題和短板必須得到足夠的重視，必須要根據(jù)人事檔案管理工作的實際需要，制定科學的管理措施，提高事業(yè)單位人事檔案管理的整體效果，推動事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展，確保人事檔案管理工作效果得到提升。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設

結合事業(yè)單位人事檔案管理的內容和特點，加快信息化建設，并推動人事檔案管理工作快速發(fā)展，對整個事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重要影響。在具體實施中，應明確信息化建設的必要性，充分體現(xiàn)信息化元素，并在管理手段的針對性和管理手段的完善性方面達標。同時，能夠按照事業(yè)單位的管理要求，分析人事檔案管理的不足，使整個人事檔案管理在實施過程中能夠達到建設標準。因此，加快推進人事檔案的信息化管理手段的落地，并根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理工作的特點加快信息化建設，是目前關系到事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的關鍵。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

事業(yè)單位的人事檔案包含了員工的基本信息、員工的職級信息、員工的工作崗位特點內容以及員工的薪酬體系，同時，也包括員工的技術路徑和員工的培訓信息等內容，是員工的綜合信息的客觀反應。做好人事檔案管理，能夠有效梳理員工的成長路徑，抓住員工的個性特征，分析員工在成長過程中的具體表現(xiàn)，了解員工的晉升困難，提出有針對性的解決方法。因此，人事檔案管理工作在開展中，需要夯實工作基礎、提高檔案管理的針對性，按照檔案管理的特點和要求加快信息化建設進程，使整個事業(yè)單位人事檔案管理在開展中取得實效。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理缺乏信息化手段

事業(yè)單位人事檔案管理在實施過程中，信息化建設是關鍵，決定了事業(yè)單位人事檔案管理是否能夠取得積極效果，但是從目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設來看，存在的突出問題在于事業(yè)單位目前的檔案管理系統(tǒng)在硬件和軟件系統(tǒng)的基礎方面相對薄弱，整個信息化基礎遠遠沒有達到信息化建設要求，甚至尚不具備基本的信息化建設基礎，導致整個信息化建設工作需要投入大量的時間和精力進行信息化基礎的夯實，使整個事業(yè)單位人事檔案管理工作在推進過程中，受到信息化基礎的影響，延長了信息化建設周期，同時也導致了信息系統(tǒng)在建設過程中存在明顯的短板。

（二）缺乏規(guī)范的信息化管理標準

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建立需要分析信息化系統(tǒng)的特征，需要明確信息化系統(tǒng)的建立標準，需要保證信息化管理系統(tǒng)在建立過程中能夠達到檔案管理要求，符合檔案管理的特征，確保檔案管理在實施過程中能夠達到預期目標，能夠解決人事檔案管理問題，但是從目前信息化管理系統(tǒng)的建立來看，存在的突出問題在于缺乏規(guī)范的信息化管理標準，在整個信息化系統(tǒng)建立過程中，所采取的系統(tǒng)建設方式缺乏規(guī)范的流程和標準作為依據(jù)，導致了整個人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設存在系統(tǒng)混亂、功能不突出以及系統(tǒng)運行失誤等情況。例如，某事業(yè)單位在人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立過程中，沒有充分分析信息系統(tǒng)的特征，而是從單位的自身情況出發(fā)，所建設的人事檔案信息管理系統(tǒng)在運行中經常出現(xiàn)問題，導致人事檔案管理工作受到影響。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理人員素質有待提升

人事檔案管理工作專業(yè)性較強，需要檔案管理人員掌握基本的工作能力和綜合素質，能夠應付人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，同時，在信息化管理系統(tǒng)建立過程中，需要掌握基本的信息化知識，需要熟練操作信息化管理系統(tǒng)，需要分析檔案管理工作的具體需求，通過信息化手段的方式提高檔案管理效果。但是從目前事業(yè)單位人事檔案管理人員的基本素質來看，距離操作信息化管理系統(tǒng)有不小的差距。例如，某事業(yè)單位從事人事檔案管理工作的人員年齡偏大，平均年齡超過了45周歲，在知識結構基本能力方面有所欠缺，無法掌握信息化管理系統(tǒng)的操作要點，在信息化管理系統(tǒng)操作過程中存在較大的問題。因此，如何提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的基本素質，如何推動信息化系統(tǒng)的建立，對整個事業(yè)單位人事檔案信息化管理具有重要影響。

（四）事業(yè)單位人事檔案信息化建設資金投入少

事業(yè)單位的人事檔案信息化建設普遍存在資金投入不足的問題，因資金審批問題導致投入資金過少，雖然認識到了信息化系統(tǒng)的重要性，以及信息化系統(tǒng)對人事檔案管理的重要影響，但是在實際的資金投入方面受到資金審批流程、資金規(guī)模控制以及資金的來源渠道等因素的影響，導致了事業(yè)單位在人事檔案信息化建設中，所能支配的資金相對較少。例如，某事業(yè)單位對于人事檔案管理工作所投入的資金，僅僅包括員工的工資和基本設施的維護，沒有多余的資金投入到信息化系統(tǒng)建設當中，導致了信息化系統(tǒng)在建設過程中，因缺乏必要的資金支持，影響信息化檔案管理系統(tǒng)的建設質量，不利于信息化系統(tǒng)的建設和推進。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理對策

（一）做好硬件和軟件系統(tǒng)的構建

事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)的建設，硬件和軟件系統(tǒng)的構建是重點內容，應當圍繞著人事檔案管理的必然需求和信息化檔案系統(tǒng)的具體建設要求，對現(xiàn)有的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的基本情況進行摸底調查，并采取有針對性的建設措施。從硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)這兩個方面入手，使整個人事檔案管理信息化系統(tǒng)在建設過程中，能夠彌補硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的不足，能夠及時發(fā)現(xiàn)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)存在的問題，并采取有針對性的措施予以解決。通過硬件系統(tǒng)的方式和軟件系統(tǒng)的優(yōu)化，使整個信息化系統(tǒng)在建設過程中能夠達到建設目標。

（二）明確人事檔案信息化管理標準

按照人事檔案信息系統(tǒng)的特點，需要建立科學的信息系統(tǒng)標準，指導信息化系統(tǒng)的建設，應當按照信息化系統(tǒng)的標準建設流程與操作，同時根據(jù)信息化系統(tǒng)的建設特點和信息化系統(tǒng)的建設要求，推進信息化系統(tǒng)的建設工作，使整個信息化系統(tǒng)在建設過程中技能符合標準的信息系統(tǒng)建設流程，同時也能滿足人事檔案管理的具體要求，使整個人事檔案在管理過程中能夠達到管理目標，能夠解決管理問題，能夠實現(xiàn)對人事檔案管理工作的有效支持。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質

基于信息化系統(tǒng)的先進性，以及信息化系統(tǒng)產生的積極影響，了解人事檔案管理的特點，并加強對管理人員的培養(yǎng)至關重要。應當根據(jù)信息化建設的特點和信息化建設的具體要求，采取專項培訓的方式，提高人事檔案管理人員的整體能力，使人事檔案管理人員在操作能力方面得到加強，能夠具備基本的能力和素質，能夠滿足工作要求。

（四）增加信息化建設資金投入

基于信息化系統(tǒng)的重要性，以及信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，在信息化系統(tǒng)的建設過程中，應當圍繞著人事檔案管理的實際要求，積極推進信息化管理系統(tǒng)的建設，應當做好資金投入，協(xié)調事業(yè)單位的保障資金和人事檔案管理資金，通過加強資金審批，提高資金的審批效果和保證資金批復及時到位等方式，確保信息化系統(tǒng)在建設過程中能夠達到資金投入要求。

四、結論

通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的分析，信息系統(tǒng)的建立至關重要，不但能夠提高人事檔案管理質量，同時還能滿足人事檔案管理要求，使整個人事檔案管理在實施過程中，能夠在信息化建設方面取得積極成效，能夠通過信息化管理系統(tǒng)的建立，為整個事業(yè)單位人事檔案管理提供有力支持，解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，確保人事檔案管理能夠在管理質量和管理有效性方面得到全面提升。

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