淺析中小培訓企業財務和管理方面問題

龐艷紅

摘 要：中國培訓業規模速度不斷提高，企業管理水平和財務核算能力有待提高，本文總結了中小培訓企業在經營管理中普遍存在的一些問題。希望相關企業可以參照對比，及時發現問題改善經營管理，完善內部控制機制、促進企業健康發展，更好地服務社會。

關鍵詞：培訓行業;財務核算;企業管理

一、培訓機構基本業務流程

培訓行業是一般都有多個培訓場館，中小培訓企業從成本考慮培訓場館一般采用獨立的學員信息管理系統。常規的流程是業務經理與客戶簽約后，將簽約合同交于前臺，前臺根據簽約合同在信息管理系統中錄入相關客戶信息。培訓機構大量收入來源于個人，筆數多金額小，為避免現金挪用、隱藏等舞弊，一般客戶在前臺通過第三方平臺支付費用。第三方平臺收到客戶款后，扣除業務費用直接轉到培訓機構統一的銀行賬戶。前臺按客戶要求安排學員的課程，信息管理系統會自動記錄學員上課情況。培訓機構允許學員轉館，簽約的客戶也存在退課、轉贈課時等各種情況。

二、考察場館的經營效率和效果時遇到的問題

筆者在工作中接觸到的一個案例是培訓機構正式運營后，投資者看到客戶陸續簽約繳納費用后，特別樂觀。培訓機構在運營滿一年多后，今年碰到了疫情，場館業績大幅下滑，資金周轉出現困難，投資者才意識到遇到了資金問題。為了掌握各個場館的經營效率效果，委托我方作為第三方進行咨詢評估。在熟悉了基本業務流程后，我方提取了企業財務方面和場館方面的數據。在對數據進行審核分析過程中發現一系列問題。主要的問題有：一是財務核算不規范，財務管理形同空白。二是場館信息管理系統數據信息不完整，不準確。三是業績考核方式不科學。

三、問題分析和解決方案

（一）財務上，投資者對財務管理重要性認識不足，沒有聘用勝任的財務人員

財務是一個連續性的工作，前期賬務處理不規范，對企業后續的運營會產生混亂的影響。案例中培訓企業財務方面的問題可以追溯到成立初期，投入大量資金，用于房租、裝修、廣告宣傳等，沒有合理規劃好資金的使用，基本上是盲目擴張。

在收入核算上，培訓業是先收費，后服務的贏利模式，所以較之其他行業具有自己的特殊性。財務人員應該遵循《企業會計準則第14號——收入》第十二條 “對于在某一時段內履行的履約義務，企業應當在該段時間內按照履約進度確認收入，但是，履約進度不能合理確定的除外”進行核算。培訓機構收到的培訓費用，應當作為預收款處理，只有完成消費部分，才能核算為收入，剩余的部分其實是負債。后期還有客戶退費的可能，為了把這部分負債轉成收入還要支付房租、教師工資、水電費等各種費用。因此從成立初期，如果管理者在自己不懂財務的情況下，一定要聘請有專業能力和職業道德的財務人員負責財務工作。

（二）管理方面的問題

針對場館信息管理系統數據不完整不準確的情況，調查結論顯示是由于之前的前臺離職導致。我們基本確認是培訓機構內部管理出現了盲點和疏漏。鑒于原始數據是一切核算的基礎，如果原始數據存在遺漏或者錯誤，那么后續的數據處理分析都是不準確的。只能要求場館方面重新核實有關客戶記錄數據信息，復核每份簽約合同客戶姓名、簽約金額、簽約課時、簽約時間、到期時間等關鍵信息。

整個原始數據追溯過程，耗時耗力，基本把整個業務重新來過。在這一復核過程，進一步發現了問題。有原始客戶合同保管不善的、有已經完成課時的學員記錄被刪除的，有轉贈課會員記錄中沒沖減課時的、有轉館人員名單場館間不一致的等等。

數據的完整性和準確性是數據錄入的基本要求，在登記基礎信息的時候，一般都用*號重點標準關鍵字段，這樣字段的準確性尤為必要。另外在實際工作中，有的信息管理軟件為了簡化方便，在設計上往往沒有特別的刪除限制機制，不需要特別授權就可以具備刪除權限。有的軟件有授權機制，但軟件使用者為了方便，對錄入人員給與了管理員的權限。

在案例中培訓機構存在重視業務銷售，忽視日常管理的問題，缺乏工作必要的基本業務流程圖和制度約束。人員變動時缺乏完整的交接過程和責任意識。天長日久不可避免就出現各種各樣的問題。

為此，我們對企業管理給出如下建議。一是對原始簽約合同必須專人負責妥善保存。二是對原始數據錄入后進行必要復核。三是對關鍵崗位人員發生變動時，要對交接內容進行復核簽字，明確責任。四是有條件機構最好共享式管理信息系統，如果采用獨立信息管理系統，場館之間應采用更為合理有效的業務管理模式。五是每個月的業績統計與月度考核，需要與系統數據核對，負責人簽字。六是對于轉館、轉贈課時客戶等發生特殊情況的需要有專門的備查記錄。

（三）有關業績考核的問題

案例中的培訓機構，人員從總經理到場館負責人再到前臺工作人員和業務人員分層設置，每個人看似都有明確的業務定位，但在執行上面布置的任務時，會拖延和推諉。出現這方面問題說明監督、考核制度不健全，有些根本沒有制定相關的約束制度，導致人員工作懶散、積極主動性不高，責任感不強。建議明確業務分工，保證權責清晰，加強對工作責任的考核，特別是上層管理人員的考核，不僅是業務方面更重要的責任意識和管理能力。

四、總結

良好的企業架構設計和嚴格內部控制是企業管理工作的基礎，是企業健康發展的保證，也是企業走向成功不可或缺的要素。培訓機構作為市場經濟的主體之一，面臨著愈加激烈的競爭，必須高度重視自身內部建設。縱觀當前培訓行業的管理現狀，大多數培訓機構沒有建立真正的完善的財務、內部管理系統，使企業很難適應不斷加劇的市場競爭。因此加強財務和管理已成為提高培訓機構經營管理水平的當務之急。

參考文獻：

[1]雷桂蘋.淺談教育培訓機構內控體系建設[J].會計學習 2020.8.

[2]姚凱.加強教育培訓機構內部控制的思路分析[J].現代經濟信息. 2015（20）.