新時代加強檔案資源建設(shè)的思考

河北秦皇島開發(fā)區(qū)檔案館

一、新時代加強檔案資源建設(shè)的重要意義

（一）維護國家安全。2014年4月15日，習(xí)近平總書記在中央國家安全委員會第一次全體會議上正式提出“總體國家安全觀”，黨的十九大報告對其進行了深刻闡述，并指出要“堅持總體國家安全觀”。新時代，我國周邊局勢并不安穩(wěn)，島嶼爭端時有發(fā)生。檔案作為歷史的原始記錄，真實地記載著一個國家方方面面的內(nèi)容和信息，包括政治、軍事、主權(quán)、領(lǐng)土等，并因其原始性、真實性而具有無可辯駁的憑證性，為再現(xiàn)歷史原貌、確認領(lǐng)土及領(lǐng)海權(quán)提供鐵證，成為維護國家歷史真實面貌的原始依據(jù)、捍衛(wèi)國家主權(quán)和領(lǐng)土完整的有力武器、新時代維護國家安全的戰(zhàn)略資源。

（二）傳承民族文化。文化是一個民族的靈魂，習(xí)近平總書記在十九大報告中向全黨全國人民發(fā)出了“堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛”的偉大號召。新時代，超強的傳播能力導(dǎo)致世界文化趨同現(xiàn)象不斷蔓延，夾帶有政治意圖的強勢文化對弱勢文化的同化和消弭作用日趨嚴重，保護文化的多元化成為新時代的主題。檔案作為人類文明的載體和智慧的結(jié)晶，真實地記錄著一個國家、一個民族文化的發(fā)展和嬗變，承載著一個民族的悠久文化和燦爛文明，具有自然天成的文化特質(zhì)，是最具地域性、民族性的個性化文化資源，在編史修志、追根溯源及傳承民族文化和地域文化、弘揚民族精神等方面發(fā)揮著獨特的作用，有利于推動社會主義文化大發(fā)展、大繁榮。

（三）解決民生問題。民生問題事關(guān)廣大人民群眾的獲得感、幸福感與安全感，是社會和諧穩(wěn)定的基礎(chǔ)。黨的十九大報告指出，要堅持在發(fā)展中保障和改善民生，多謀民生之利、多解民生之憂。解決好民生問題已成為新時代黨委、政府工作的重中之重。檔案作為最原始的記錄材料，具有不可替代的憑證依據(jù)性，在破解社會矛盾、解決民生問題、維護人民合法權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用。如招工檔案為計算工齡、落實相關(guān)政策待遇等提供可靠依據(jù)，知青檔案為證明工齡、辦理退休等提供原始憑據(jù)，學(xué)籍檔案為學(xué)歷認證等提供佐證材料。

二、新時代加強檔案資源建設(shè)的途徑

（一）重視傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)途徑。首先，加強檔案接收工作。接收是檔案資源建設(shè)的主要途徑，是豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要渠道，各級綜合檔案館要立足于經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾需要的實際，重視并加強檔案接收工作。一是拓寬檔案接收領(lǐng)域。根據(jù)國家檔案局關(guān)于各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，黨政機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位是檔案移交的主體，在此基礎(chǔ)上，各級綜合檔案館要積極主動拓展接收新領(lǐng)域、新專業(yè)、新機構(gòu)、新社會組織等形成的檔案。二是完善接收檔案門類。首先，各級綜合檔案館不僅要做好文書檔案的接收進館工作，還要積極做好科技檔案、聲像檔案、專門檔案和實物檔案等門類檔案的接收工作，確保應(yīng)進館的各門類檔案及時接收進館。其次，加大檔案征集力度。征集是檔案資源建設(shè)的重要補充途徑。各級綜合檔案館可以根據(jù)館藏現(xiàn)狀和地方歷史文化特點，制定檔案征集的范圍和內(nèi)容，充分利用報刊、電視臺、網(wǎng)絡(luò)等平臺發(fā)布征集公告，多渠道開展宣傳，提升檔案征集工作的社會知曉率和影響力，積極爭取社會各界主動參與；同時，要多措并舉，可以通過捐贈、購買、交換、復(fù)制等方式，加大對散存在個人和社會上的對國家和社會具有保存價值的地方特色檔案、重點珍貴檔案、名人檔案、家（族）譜檔案或反映地方歷史發(fā)展變遷的照片檔案等的征集力度，把征集工作作為檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)性工作常態(tài)化地開展，不斷完善具有地方特色的館藏檔案資源體系。再次，開展拍攝采集工作。拍攝采集是檔案資源建設(shè)的有益補充途徑。各級綜合檔案館可以結(jié)合本地實際情況，對本行政區(qū)域的重大活動、重要會議、重點工作、重大事件等及時介入并實時跟蹤拍攝；也可以對具有留存歷史記憶價值的古跡遺址、傳統(tǒng)村落、歷史城鎮(zhèn)等進行拍攝采集；還可以通過采集古稀老人口述材料，收集流傳民間的遺聞軼事、史實典故、方言土話、風土民情、傳統(tǒng)工藝等人文史料。通過拍攝采集、整理編輯，主動形成大量的具有保存價值的照片檔案或聲像檔案，有力地補充本館館藏檔案資源。

（二）開創(chuàng)新興的檔案資源建設(shè)途徑。推進存量檔案數(shù)字化工作。存量檔案數(shù)字化是新時代檔案資源建設(shè)的主要途徑之一。目前，許多綜合檔案館已開展了存量檔案數(shù)字化工作，把本館利用率較高的檔案進行目錄著錄、原文掃描，建立了檔案數(shù)據(jù)庫，有的還通過檔案信息資源挖掘與整合建立了專題數(shù)據(jù)庫。但因受限于人力和財力，部分綜合檔案館的檔案數(shù)字化工作比較滯后，檔案數(shù)字化完成度有待進一步提升，對于存量檔案數(shù)字化率較低的檔案館要深入了解、系統(tǒng)分析本館館藏檔案情況，依據(jù)保存價值與利用頻率，確定存量檔案數(shù)字化的范圍與順序，對保存價值較高且利用頻率也較高的全宗優(yōu)先進行數(shù)字化，保存價值高且利用頻率稍高的全宗次之，以此類推，通過著錄、掃描等逐步實現(xiàn)館藏傳統(tǒng)載體檔案目錄及全文的數(shù)字化。

三、新時代加強檔案資源建設(shè)需注意的問題

（一）明確電子文件歸檔范圍。新時代，電子文件呈指數(shù)級增長，與傳統(tǒng)載體文件相比，其數(shù)量更龐大、內(nèi)容更豐富、種類更多樣、歸檔范圍更廣泛，這將使我們面臨不同載體、不同類型電子文件的歸檔問題，而已有的電子文件管理規(guī)定，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GBT 18894-2016）對電子文件的歸檔范圍采用“參考法”，即不同類型的電子文件參考各自類型的歸檔方式，電子文件處于歸檔范圍不夠明確的尷尬境地。為做好電子文件歸檔工作，檔案管理部門應(yīng)在實踐中盡快完善電子文件歸檔范圍相關(guān)制度規(guī)范，進一步細化、明確電子文件歸檔范圍，確保電子文件歸檔時既避免有文必檔，又做到應(yīng)歸盡歸。

（二）建立數(shù)據(jù)接口標準。各綜合檔案館采用的檔案管理信息系統(tǒng)與各立檔單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動化系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等）之間的數(shù)據(jù)接口存在一定的差異性，影響著檔案管理信息系統(tǒng)的兼容性與可擴展性。為提高檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的匹配性，保障兩者之間數(shù)據(jù)的有效通信，實現(xiàn)兩者之間的數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)接口標準化顯得十分重要。筆者認為，應(yīng)將立檔單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與綜合檔案館的檔案管理信息系統(tǒng)對接起來，建立數(shù)據(jù)接口標準，對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、存儲結(jié)構(gòu)及存儲方式等統(tǒng)一標準和要求，確保各立檔單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)能及時順利歸檔。

新時代，檔案工作者要及時更新理念，積極主動適應(yīng)時代變化的速度與節(jié)奏，在注重傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)途徑的基礎(chǔ)上勇于探索新興的檔案資源建設(shè)途徑，充分利用各種信息技術(shù)，做好檔案資源建設(shè)工作，更好地服務(wù)新時代經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展，最大限度地使檔案資源惠及社會、造福百姓。