企業檔案管理工作的重要性分析

周紫君

摘要：伴隨著社會經濟的高速增長與時代不斷進步，行業競爭日益激烈。在企業管理實踐中檔案管理工作非常重要，企業檔案記錄了企業的發展歷史，可以通過參考為未來發展制定決策提供幫助，實行檔案管理工作創新發展對企業未來發展具有現實意義。本文探討了檔案管理工作的重要性，分析了企業檔案管理中存在的問題，并提出了企業檔案管理的新思路。

關鍵詞：企業檔案管理;重要性;問題;思路與措施

1檔案管理的重要性

檔案的錄入與管理在一個企業開始運營的時候是有必要存在的，企業的檔案記錄了企業的創辦時間、創辦基金、股東等等，這些直接的影響了企業的發展和未來企業的規模。檔案直接記錄著企業的發展歷程，還涵蓋了大量的科技信息和發展優勢，能夠讓企業更好的抓住機遇，迎接下一個挑戰。檔案管理是企業的根基，它包含著企業所有的數據。如果沒有好好的對企業檔案進行管理，導致檔案混亂甚至是丟失，都會給企業帶來不良的影響，甚至還會讓企業不能夠繼續發展下去。一個企業的檔案管理是否優秀，直接影響著這個企業能否更好的適應時代和社會的發展，以及市場經濟的管理，促進企業的飛速發展。企業檔案往往記錄著比較重要的內容，對它進行保管不是一項簡單的工作。檔案的丟失會給企業未來的發展埋下一顆定時炸彈炸彈，不知道什么時候就會讓企業發展停滯。如果將企業檔案管理的井井有條，那么公司的發展也有可能更加的順利。

2企業檔案管理目前存在的問題

2.1? 檔案管理力度不夠，工作質量不平衡

企業日常管理中存在著各行業的通病，在具體管理流程中對不同方面的重視程度不同。很多企業重視企業發展中的建設，但是建設完成之后會忽視后期的管理。在利益驅使作用下，會過分關注利益從而忽視管理，企業為了減少日常運營成本會降低管理方面的投入，因此在管理過程中容易導致資金不足。企業管理力度不夠，導致員工缺乏工作積極性，影響檔案管理整體水平的提高，不利于企業的長遠發展。

2.2? 檔案管理人才短缺

缺乏高質量的檔案管理人員直接影響到檔案管理水平和使用質量。一方面，招聘人員較少，缺乏高端管理人才，檔案管理人員內部沒有形成良好的相互學習氛圍，檔案管理人員缺乏計算機知識、圖像和信息等現代信息技術知識，檔案管理綜合素質不高。另一方面，由于職位和收入水平低，一些檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性。

2.3? 管理手段落后

隨著新時代的發展，企業對于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術等來對企業的檔案進行整理。傳統的檔案管理是手工操作的，不僅大量的耗費人力體力，還占用不必要的時間進行打理，導致企業發展轉型更慢，而現在科技高度發展，可以利用計算機技術，對企業的檔案進行整理查閱，減少了企業的負擔，還能加速企業的發展，但是目前的企業檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進行歸類，像缺少專業人員一樣，檔案會無人看管導致丟失。企業的檔案管理手段不夠先進，與時代脫節，落后傳統的管理手段不僅僅浪費了太多人力資源，還費時間，企業就會發展停滯，管理手段是控制企業發展的重要環節之一，也是最基礎的環節，在管理的基礎上進行發展，因此落后傳統的管理手段應該及時的進行更新，使用現代化管理手段進行檔案的管理。

3企業檔案管理的解決措施

3.1? 制定和完善管理制度

管理工作需要管理體制和制度進行規范。在檔案管理工作實踐中，需要企業制定的完善管理機制，根據企業發展的實際情況建立相應的檔案管理制度。企業管理制度的制定需要從企業性質方面考慮，必須保證一致性。對于企業而言，檔案管理人員處理信息時必須關注經濟利益，這樣才能夠促進企業發展。對于事業單位而言，建立相應的制度和機制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實性，日常以服務為重點。除此之外，利用制度加強管理，保證管理工作嚴格按照流程進行。

3.2? 加快企業檔案信息的現代化管理

要想更好地發揮企業檔案信息作用，就必須順應時代發展，加快企業檔案信息的現代化管理進程。因此，要強化企業內部的信息化建設，以電子文件的形式歸檔儲存檔案信息這是未來發展的趨勢，可以極大方便企業各職能部門以及檔案管理部門的工作。利用現代OA辦公系統與檔案管理系統，可以實現各項文檔資料的在線歸檔、整理與保管，可以通過網絡傳輸實現方便快捷的檔案查閱利用。

3.3? 培養專業人才

專業人才缺少直接導致了企業檔案管理無法順利的進行，高素質的專業人才是每個企業都需要的，能夠提高企業的整體素質。從學習目的、學習角度、學習方法、學習內容等等多種學習方式，來對人才進行培養，打造出全方面的人才。將理論與實際內容相結合，讓他們在學習的過程中實踐，根據不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學習方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質，將檔案管理專業人員培養成全面型人才，不僅僅在檔案管理領域上出色表現，同時能夠在企業其他職位上也能展示出自己的才能。

3.4? 實現檔案資源共享

在做好傳統檔案工作的同時，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使檔案管理模式由傳統的檔案逐步轉變為現代化的檔案。實現資源共享，大大提高檔案工作效率。企業也應加大投入，解決好科技檔案信息化建設的關鍵問題，應用現代化計算機網絡信息技術，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變為現代化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。隨著社會的發展，經濟體制的改革，企業必須要注重自身矛盾的特殊性，要關注自身的發展問題，結合實際情況，不斷完善檔案管理體系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度。

3.5? 規范企業檔案歸檔整理標準要求

檔案歸檔整理主要包括收集、分類、排序、檔號編制、文件裝訂、裝盒上架等等。在收集時做到“應收盡收”，保證所收檔案的真實性與完整性;在分類時要遵循文件形成的規律，保持文件之間的聯系，做到標準統一，前后一致;在整理時采用“誰形成、誰整理”的方式進行約束;在編制檔號時，要符合編制規范;在裝訂、裝盒、排列時，要選用符合要求的材料，要便于以后的查閱利用。

3.6? 加大檔案普法力度

在企業中大力開展《檔案法》的普及教育，增強全員檔案意識，使各級領導和企業員工認識到，企業檔案是企業研發、生產、服務、經營和管理等活動的真實記錄，國有企業檔案是國有資產的重要組成部分;企業檔案工作是企業管理不可缺少的重要環節;加強和改進企業檔案工作，是強化企業管理轉型升級工作的基本條件和保障措施。

結語

企業檔案管理是企業發展的基礎，企業的檔案越完整，發展的路上就會越有底氣，更容易發展和升級，在進行檔案管理的同時，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業檔案的重要性，提高人們普遍的認識。根據分析當前企業檔案管理的問題，提出相應的對策和建議，加快企業的發展，還要結合企業自身的發展狀況，進行適合自己企業的檔案管理模式。

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