數(shù)字檔案館若干問題

徐丙凱

摘要：新時(shí)期建設(shè)發(fā)展下檔案數(shù)字化特征越發(fā)明顯，數(shù)字檔案館建設(shè)為基層檔案管理提供了有力的支持。文章通過對(duì)數(shù)字檔案館存在問題進(jìn)行分析，探討數(shù)字檔案館建設(shè)的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;檔案館;檔案管理;數(shù)字化

0引言

建設(shè)數(shù)字檔案室，對(duì)于提高檔案工作效率、提升檔案工作現(xiàn)代化水平具有重要意義，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，更好地滿足人民群眾日益增長的信息需求。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)方能完成，如前期的調(diào)研、建設(shè)立項(xiàng)、行業(yè)專家論證、數(shù)字檔案室軟件開發(fā)、各類平臺(tái)（管理平臺(tái)、利用平臺(tái)等）的構(gòu)建、系統(tǒng)運(yùn)行、項(xiàng)目后期維護(hù)等等。可以說，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性工程，需要大量的資金投入和人力、物力支撐，且需要單位各部門的全力配合。

1數(shù)字檔案館的主要特征

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在我們的生活中得到廣泛的應(yīng)用。因此，數(shù)字檔案館的產(chǎn)生順應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，是信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。數(shù)字檔案館的主要特征包括：第一，數(shù)字檔案館傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，網(wǎng)絡(luò)為數(shù)字檔案館搭建了良好的傳輸平臺(tái)。第二，數(shù)字檔案信息資源的數(shù)字化。數(shù)字化資源是數(shù)字檔案館的基本特征。它可以收集、捕獲電子文件，并能進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)與管理。數(shù)字檔案館要為利用者提供信息服務(wù)，就必須擁有巨大的可利用資源。同時(shí)數(shù)字檔案館中的檔案信息是經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的，可以為利用者提供更多便捷的利用方式。第三，數(shù)字檔案館使用各種高科技。如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等。第四，數(shù)字檔案館的容量可以滿足館藏的大幅度增加。可以把全部館藏信息儲(chǔ)存在幾張光盤里，或?qū)⒉煌臋n案信息鏈接到同一系統(tǒng)之下，實(shí)現(xiàn)資源共享。這就需要更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)來維護(hù)它。第五，數(shù)字檔案館建立以用戶為中心的服務(wù)模式。建設(shè)數(shù)字檔案館的目的在于讓用戶高端靈活地利用信息資源，并且不受時(shí)空限制。用戶不必親自到檔案館查閱資料，只要有終端的地方，無論是在辦公室或家里都可以輕松獲取信息。用戶如果遇到問題，管理人員可以及時(shí)幫助解決問題，并提供各種服務(wù)。

2數(shù)字檔案館存在的問題

2.1? 資源整合不足及結(jié)構(gòu)內(nèi)容簡(jiǎn)單

就當(dāng)前來看，很多檔案館提供的檔案移動(dòng)服務(wù)內(nèi)容存在資源來源單一的缺點(diǎn)，忽視對(duì)資源的整合，資源特色較為缺乏，尤其是個(gè)性化的檔案資源較為缺乏，加上結(jié)構(gòu)和內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，資源的整合優(yōu)化力度不足，有的在數(shù)據(jù)格式上尚未統(tǒng)一，使得不同數(shù)據(jù)庫之間要想實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一訪問存在較大的難度。

2.2? 技術(shù)難度大的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源儲(chǔ)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，在這個(gè)工程建設(shè)的過程中，需要開發(fā)一些新技術(shù)適應(yīng)數(shù)字檔案館諸如信息隱藏、電子印章、操作跟蹤等的特殊要求。建設(shè)數(shù)字檔案館可以采取購買服務(wù)的方式，區(qū)縣級(jí)檔案行政管理部門有監(jiān)督中標(biāo)公司按檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行建設(shè)的職責(zé)，以及建成之后指導(dǎo)各政府機(jī)構(gòu)和職能部門建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的責(zé)任，這對(duì)于他們說，也是技術(shù)上的難題[1]。

2.3? 數(shù)字圖書館建設(shè)資金投入不足

數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要大量的技術(shù)支持，與此同時(shí)，資金方面也是不可缺少的。數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要大量的人力物力財(cái)力，技術(shù)人員需要對(duì)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行研究，相關(guān)的設(shè)備需要加入其中，這也需要一大筆資金的支持，就目前而言，資金的短缺從根本上阻礙的數(shù)字化檔案館的發(fā)展。

2.4? 人才缺乏的問題

數(shù)字檔案館這項(xiàng)系統(tǒng)工程的建設(shè)，需要既熟悉計(jì)算機(jī)又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，他們的素質(zhì)水平直接影響數(shù)字化的發(fā)展。目前區(qū)縣級(jí)檔案館懂檔案業(yè)務(wù)的人有很多，精通計(jì)算機(jī)的人卻嚴(yán)重缺乏，復(fù)合型人才更是難得。數(shù)字檔案館要求檔案工作人員不僅要掌握新的技術(shù)，也要更新觀念，改變服務(wù)方式，以適應(yīng)不斷變化的信息環(huán)境。區(qū)縣級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃有組織地培養(yǎng)人才，有規(guī)劃地引進(jìn)專門人才，注重計(jì)算機(jī)人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和檔案工作人員的信息化知識(shí)培訓(xùn)，更積極地應(yīng)對(duì)人才不足的問題。

3數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)策略

3.1? 加強(qiáng)資源整合和移動(dòng)檔案信息資源庫的建設(shè)

為更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的新需求，檔案館需要在移動(dòng)檔案信息資源庫建設(shè)方面加大力度，切實(shí)注重現(xiàn)有資源的整合，又要注重各種檔案資源的轉(zhuǎn)化和挖掘，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)采集與公眾需求相關(guān)的檔案，并根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)規(guī)范，對(duì)數(shù)字資源的操作系統(tǒng)、格式與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，將多樣化檔案資源關(guān)聯(lián)起來，創(chuàng)建移動(dòng)的檔案資源庫，這樣才能更好地在加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)的同時(shí)滿足移動(dòng)檔案服務(wù)的需要[2]。

3.2? 深度挖掘檔案信息資源

大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶對(duì)檔案信息的需求更加強(qiáng)烈，傳統(tǒng)的到館查閱服務(wù)模式已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的需求，用戶更傾向于通過網(wǎng)絡(luò)來獲取信息資源以節(jié)省時(shí)間成本。但大量的數(shù)據(jù)信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，主動(dòng)對(duì)接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經(jīng)成為檔案機(jī)構(gòu)開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有針對(duì)性服務(wù)的重要途徑。要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶的信息行為和信息需求進(jìn)行分析，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取有價(jià)值的信息。此外，通過檔案編研工作主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發(fā)包括紙質(zhì)成品、視頻音頻、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)展覽、微電影等在內(nèi)的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運(yùn)行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3.3? 加大建設(shè)資金的統(tǒng)籌力度

數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，也是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，僅對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理一項(xiàng)都可能涉及成百上千萬的資金。一些地方行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠，一些檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)熱情不足，都會(huì)影響到資金的到位。可以通過中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合進(jìn)行多渠道籌集，為加快數(shù)字檔案館建設(shè)打下良好的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)[3]。

3.4? 打造高素質(zhì)人員團(tuán)隊(duì)

首先，要求檔案管理人員具有很強(qiáng)的信息處理能力和編研能力。這種能力不僅需要大數(shù)據(jù)的歸納和總結(jié)，還需要人為的操作和邏輯的加持。傳統(tǒng)的編研手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)信息的需求，檔案管理人員要不斷更新利用者對(duì)信息需求的認(rèn)識(shí)，不斷調(diào)整信息處理手段，滿足利用者的需求。其次，要求檔案管理人員有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。信息資源的不斷整合帶來的是檔案館藏資源收進(jìn)的信息成幾何倍數(shù)的增長，其中不乏非檔案的信息內(nèi)容。檔案管理人員要結(jié)合所學(xué)，將民生新聞、圖書情報(bào)信息、文物信息等內(nèi)容結(jié)合檔案信息一同通過云計(jì)算平臺(tái)進(jìn)行分析和處理。這就要求檔案管理人員還要具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠通過云計(jì)算平臺(tái)的分析，提供具有用戶針對(duì)性的信息服務(wù)。最后，要求檔案管理人員具有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。

4.??? 結(jié)語

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)作為檔案館一項(xiàng)長期而又艱苦卓絕的任務(wù)，在整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)中具有核心的地位和作用，也是基本的物質(zhì)基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)提供檔案移動(dòng)服務(wù)的資源基礎(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)字檔案制度建設(shè)與資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人員，強(qiáng)化數(shù)字檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]?? 栗琳，李軍艷.試論數(shù)字檔案與數(shù)字檔案館[J].機(jī)電兵船檔案，2020（1）：41—44.

[2]?? 李雪.信息化時(shí)代背景下數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].理論觀察，2016（9）：117—118.

[3]?? 李寶玲.數(shù)字檔案館建設(shè)的機(jī)遇、挑戰(zhàn)與思考[J].檔案管理，2020（2）：27—28.