新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的信息化構(gòu)建

張墨濤

摘要：本文首先就新時(shí)代背景下，我國事業(yè)單位日常管理檔案過程中所涉及到數(shù)據(jù)化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行概述，并在此基礎(chǔ)上，就該過程中所暴露的突出問題進(jìn)行分析，最后基于筆者個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，提出了相關(guān)的意見建議，期望可以給從事有關(guān)領(lǐng)域的工作人員帶來有效幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理;內(nèi)容;問題;信息化

在中國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)體制不斷發(fā)展健全的過程當(dāng)中，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理方面的工作有了更加復(fù)雜的要求。當(dāng)前，我國正處在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，針對(duì)檔案管理，自然也應(yīng)朝著信息化方向邁進(jìn)，但從目前情況來看，在諸如內(nèi)部檔案的日常規(guī)范管理等方面的工作中，仍存在許多問題，針對(duì)這些問題妥善處理，是相關(guān)崗位工作人員所需要關(guān)注的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化相關(guān)內(nèi)容分析

筆者認(rèn)為，目前我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案日常管理工作主要涉及到檔案信息資源庫構(gòu)建、檔案管理配套設(shè)施構(gòu)建、檔案使用系統(tǒng)構(gòu)建、檔案管理人才隊(duì)伍構(gòu)建以及制度規(guī)則構(gòu)建。其中，檔案信息資源庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的重要前提，是各級(jí)事業(yè)單位開展相關(guān)工作的重要基礎(chǔ);檔案管理配套設(shè)施建設(shè)是事業(yè)單位在開展資源交換、資源共享、資源傳輸?shù)募夹g(shù)保障;檔案使用系統(tǒng)將影響到相關(guān)部門對(duì)信息化檔案的使用效果;管理人才隊(duì)伍構(gòu)建讓信息化檔案管理更加具有專業(yè)性;制度規(guī)則構(gòu)建讓事業(yè)單位的檔案信息在日常流通過程中更加安全。以上內(nèi)容，便是我國事業(yè)單位檔案管理在信息化建設(shè)中涉及的各個(gè)方面，只有將上述內(nèi)容都有效做好，才能讓事業(yè)單位在新時(shí)代背景下，檔案管理工作展現(xiàn)出更加卓越的效果。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

就當(dāng)前國內(nèi)各級(jí)事業(yè)單位檔案管理的工作特點(diǎn)來進(jìn)行分析，檔案涉及條目廣泛、數(shù)量繁雜，同時(shí)部分檔案有較高的專業(yè)性和秘密性。因此原來的相關(guān)部門基本上不能達(dá)到檔案管理工作的整體需要，必須要著手強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，但值得注意的是，在開展此項(xiàng)工作的過程中，一些問題的存在導(dǎo)致此項(xiàng)工作的進(jìn)展并不順利，經(jīng)過歸納，問題可以總結(jié)為如下幾點(diǎn)：

首先，事業(yè)單位檔案信息建設(shè)的針對(duì)性不足，目前大部分事業(yè)單位仍舊憑借局域網(wǎng)開展檔案資料的操作處理，針對(duì)這些文件的存儲(chǔ)和查閱都比較簡單，無法保障這些檔案始終處在安全和保密的狀態(tài)，同時(shí)，國內(nèi)事業(yè)單位使用的檔案軟件都是家庭用軟件，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理缺乏針對(duì)性;其次，從事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員構(gòu)成進(jìn)行分析，這些工作人員普遍缺少檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和一些基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，事業(yè)單位整體也對(duì)檔案管理工作重視程度不足，導(dǎo)致部分擁有高素質(zhì)、高學(xué)歷、高技能的人才在從事檔案管理工作的過程中無法得到應(yīng)有的待遇，長此以往，導(dǎo)致了目前事業(yè)單位檔案管理人員的整體素養(yǎng)較差，在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過程中缺少必要的專業(yè)技能素養(yǎng)。

三、促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的建議

在上文中，筆者探討了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所暴露的一些問題，針對(duì)上述問題，筆者提出如下處理意見建議。

首先，是強(qiáng)化針對(duì)性。信息化建設(shè)是強(qiáng)化相關(guān)行為有效性的一項(xiàng)關(guān)鍵性舉措，所以有關(guān)部門在進(jìn)行信息化建設(shè)工作的過程中，必須要進(jìn)行大量的人才儲(chǔ)備建設(shè)、財(cái)力籌措以及物質(zhì)資源籌集。依靠信息化網(wǎng)站向有關(guān)工作人員提供正確的信息檔案，建議采用網(wǎng)頁的方式來進(jìn)行檔案建設(shè)，讓每一份檔案都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查詢，這對(duì)于有關(guān)部門在檔案管理中采取的行為方式，將會(huì)產(chǎn)生積極而又深遠(yuǎn)的影響。

其次，增強(qiáng)相關(guān)部門對(duì)檔案安全性的重視程度，互聯(lián)網(wǎng)的確提升了各類檔案的使用效率，但與此同時(shí)，檔案的安全性也受到了一定程度的威脅，因此，為了能夠在新時(shí)代背景下，讓事業(yè)單位檔案管理工作安全性得到有效保障，一定要針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)的規(guī)章制度，讓涉及到相關(guān)內(nèi)容的日常工作中的各種細(xì)節(jié)能夠做到有據(jù)可循。特別是針對(duì)重要檔案的使用以及在互聯(lián)網(wǎng)上的交換、共享、傳輸?shù)龋夹枰贫ㄏ嚓P(guān)的操作章程，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。另外，還需要嚴(yán)防電腦病毒的入侵，針對(duì)這一問題，事業(yè)單位可以通過購買殺毒軟件和搭建防火墻的方式來預(yù)防，依靠相關(guān)技術(shù)手段抵御黑客的入侵，構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息的安全防御模式。

第三，對(duì)相關(guān)部門的工作人員開展培養(yǎng)和引進(jìn)工作。筆者認(rèn)為，事業(yè)單位需要改變傳統(tǒng)觀念，檔案管理是一項(xiàng)具有極強(qiáng)專業(yè)性的工作，良好的檔案管理信息化建設(shè)，能夠大幅度降低事業(yè)單位用戶檔案查找的時(shí)間，提升事業(yè)單位的工作效率，因此，事業(yè)單位在進(jìn)行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略制定的過程中，針對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)應(yīng)當(dāng)被當(dāng)做其中的重要一環(huán)，在人才引進(jìn)方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專業(yè)限制，招聘一些具有檔案管理專業(yè)技能的工作人員，而在日常培訓(xùn)工作中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)作為整體，對(duì)單位內(nèi)全體工作人員開展檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)，讓其他崗位工作人員在檔案管理過程中，能夠基于相關(guān)的規(guī)章制度和合理操作方法進(jìn)行操作，提升新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效性。

總之，當(dāng)前我國正處在信息化建設(shè)的浪潮之下，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來講，合理使用信息化技術(shù)，能夠顯著提升檔案管理效率，使相關(guān)檔案信息在安全、保密均得到有效保障的前提下，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)高效率的傳輸、交換以及共享，讓事業(yè)單位的運(yùn)行效率得以提升，由此創(chuàng)造更大的社會(huì)效益，因此，事業(yè)單位必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，通過對(duì)工作內(nèi)容的不斷優(yōu)化，讓信息化技術(shù)能夠在檔案管理中得到更加成熟的使用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雪芳.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（17）：37-39.

[2]遲曉霞.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：71+73.

[3]李海峰.探究醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑[J].卷宗.2019（09）：115-115.