大數據支撐下的企業檔案信息化建設研究

摘要：互聯網的普及也使大數據系統得到快速發展，大數據系統也變得逐漸成熟。很多企業開始運用大數據建立信息化檔案，這種模式不但能更好的存儲和利用檔案，還能改進傳統檔案存儲系統安全性不高的問題。雖然，企業檔案信息化對企業發展和進步都有諸多幫助，傳統檔案管理人員管理模式和管理思維都比較落后，因此還需要先進的技術人才支持，這樣才能建設比較完善的信息化企業檔案管理制度。由此不難看出，開展檔案信息化管理，需要企業不斷引進和培訓先進的管理技術人才。本文首先講述促進企業檔案信息化建設的必要性;其次，闡述大數據支撐下的企業檔案信息化建設策略，希望能促進企業信息化管理步伐，為企業發展奠定基礎。

關鍵詞：大數據;企業檔案;信息化;建設

隨著互聯網電子商務的快速崛起，大數據系統、云計算等技術開始被廣泛應用到各行各業中，我國也逐漸步入信息化時代。信息時代企業要合理運用大數據系統開發企業現有資源，保障現有資源被最大化利用。而且檔案中有很多影響企業發展的數據，信息化管理可以使企業檔案管理工作更高效、更優質。因此，企業要加快檔案信息化建設步伐，這樣才能使信息量龐大且復雜的檔案信息得到有效管理。

一、促進企業檔案信息化建設的必要性

企業檔案信息化不但是社會需求，也是時代要求，促進企業檔案信息化不但可以促進企業發展，還能提升企業檔案的管理效率。隨著信息技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已經無法有效收集、管理和分析企業的相關檔案，因此，信息化管理迫在眉睫。大數據系統為信息化建設提供助力，不但能夠幫助管理人員分析和整合相關數據檔案，還能提升檔案資源的利用率。而且隨著互聯網技術越來越成熟，檔案信息化管理也會逐漸發生變化，只有不斷進步才能使調閱、編寫和輸入等一系列工作更快捷、方便。雖然我國檔案信息化建設時間已久，但信息化建設步伐一直沒有處于時代前沿，雖然這與傳統管理人員工作能力有關系，但也與相關軟件更新的不及時有關。而加入大數據系統可以有效避免這些問題，及時更新和改進信息化管理軟件，促進信息化建設的有效發展。

二、大數據支撐下的企業檔案信息化建設策略

（一）培養信息化技術人才為企業檔案信息化提供助力

企業檔案管理工作雖然已經開展很長時間，但傳統管理模式比較簡單，因此，企業也不需要招聘素質很高的檔案管理人才。現有的檔案管理人員基礎能力一般，只能進行一些計算機基礎操作。因此，企業要不斷培訓和引進一批高素質復合型人才，這樣才能為檔案信息化建設奠定人才基礎。企業首先需要引進一批先進檔案管理人才，這些管理人才可以對老員工進行一對一幫扶，幫助老員工增加信息技術能力。同時，在新員工入職后，也要對新員工進行相關培訓，積極向新員工介紹企業文化和企業管理理念，這樣企業員工才能快速了解企業文化，不斷增加企業認同感;其次，可以選舉一批企業內部檔案管理相關的優秀人才進行深造培訓，這樣才能不斷獲得最新的檔案管理知識，了解先進的信息技能，為企業檔案管理信息化發展奠定基礎;最后，企業要定期邀請相關專家到企業進行培訓，不斷更新檔案管理全體人員的信息化意識，從而提升企業檔案管理人員實踐能力。企業檔案管理人員也要根據公司具體需要求，不斷更新檔案管理模式和管理理念，這樣才能不斷推動企業檔案信息化建設，使大數據系統可以得到更好開發和利用。

（二）加強企業檔案信息化建設的基礎業務發展

隨著大數據系統不斷完善，企業也要加快檔案信息化建設進程，要促進信息化管理的深度和廣度，這樣才能構建科學合理的檔案管理平臺，打造符合公司發展的檔案信息資源庫。實踐證明，大數據信息系統可以促進檔案管理信息化，可以使檔案信息資源庫更符合企業需要，也能滿足企業日常管理和服務需求。首先，檔案管理相關人員要加強基礎檔案的收集和整理，只有不斷健全相關檔案信息，才能使檔案信息資源庫的數據更完善，全面、系統的企業檔案是促進企業檔案信息化建設的物質基礎;其次在收集企業檔案時，也要注意規范和統一相關輸入的格式，同一格式的檔案信息不但便于保存，也有利于構建信息檔案。傳統的檔案輸入模式比較落后，不但耗費人力物力，而且也無法保證儲存檔案的準確率和真實性，因此可以采用電子掃描方式，將信息檔案轉化為電子檔案，這樣不但節省存儲空間，而且也方便相關人員查找，檔案管理人員可以通過輸入關鍵字查找相關檔案信息;最后，企業要引進穩定的軟件和硬件作為支撐。而引進相關軟件硬件需要一些資金支持，這需要企業管理者支持。優秀軟件不但能儲存大量檔案信息，還能嚴格按照國家規定和法律標準提供全面整合、管理支持，這樣企業檔案信息化才能建設的更具體全面。以上都是檔案管理信息化建設的必備內容，建立此基礎上，才能不斷促進檔案管理信息化發展。

（三）完善信息化建設服務內容與方式

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理人員必須根據企業特點和發展要求，不斷完善和更新傳統檔案管理模式，這樣才能建立符合企業需求的信息化管理模式。首先，可以升級檔案信息的相關軟件功能，也可以引進新的管理軟件進行數據互傳。隨著信息的不斷發展，傳統軟件肯定無法滿足企業信息化要求，檔案管理人員可以通過升級或者是更新換代等方式，優化和完善檔案信息資源庫的功能;其次，也要擴大檔案儲存范圍，例如，收集一些企業公文、相關會議報告等資料。將公司所有的發展信息歸入到企業檔案范圍內，為企業預留隱性知識財富。企業可以隨時根據需要進行調檔;再次，檔案管理人員要注意融合企業相關的檔案信息資源。雖然將不同體系的檔案單獨劃分方便管理，但卻不利于使用?？梢詫⑵髽I的發展材料和一些專家經驗進行保存，組建成完整的知識庫，企業內部員工或者是有知識庫權限的管理人員可以到知識庫中進行學習，也可以在會議之前將報告通過網絡傳輸給會議相關人員，增加相關檔案信息的使用率;最后，也要注意對保存信息進行相關文字介紹，例如存儲時間、檔案具體關聯人員、檔案內容、存儲信息經手人等等，通過添加相關輔助信息，使查閱和提取變得更便捷，相關使用人員也可以在瀏覽文件內容之前，知曉檔案的大概內容信息。

（四）加強檔案信息化安全方面管理

雖然實踐證明，檔案信息化管理對企業發展更為有利，但網絡環境比較復雜，如何保證檔案信息的安全也是一個需要重點關注的話題。首先想確保檔案信息安全要定期檢查相關硬件設備，例如計算機、服務器、打印機、掃描儀、路由器等等，不但要定期檢查還要不斷更新，并及時將檔案信息進行歸檔，這樣才能在一定程度上減少存儲意外事件發生;其次，想要保障相關檔案安全，還要確保相關存儲信息完整、準確。同時，要對相關檔案管理人員進行授權，非授權人員無法進入企業內部檔案管理系統，這樣才能避免企業內部數據信息出現泄密事件。并且這樣做也能明確檔案管理責任人，一旦出現問題，可以從源頭查起盡快減少或者是降低影響;再次，要在計算機中安裝“防火墻”，也要對防火墻進行定期檢查和更新，這樣可以避免一些不法分子通過網絡竊取公司數據。同時企業一些保密資料，也要交由專人在專門的計算機上進行管理，盡量減少專業計算機上的網絡操作，這樣才能有效防止公司信息泄露;其次，檔案信息管理人員也要加強防范電腦病毒，不但要安裝相關的殺毒軟件，還要定期對電腦進行全面檢測，防止一些木馬程序和病毒的侵入;最后，一定要注意培訓相關管理人員，無論是軟件操作還是管理硬件，都有專業管理人員進行操作，按照規章嚴格操作，才能盡量減少漏洞，從而確保企業信息的安全。

三、結語

隨著互聯網的逐漸普及，企業檔案信息化管理已成為社會發展趨勢。而且企業檔案涉及到很多企業機密內容，必須加強管理。檔案信息化建設關乎企業發展，無論是企業管理者還是檔案管理人才，都要積極革新檔案管理技術，并推動企業信息化發展步伐，這樣才能促進企業健康可持續發展。

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作者簡介：

龍芳霞（1976-），女，湖北嘉魚人，館員，研究方向：檔案信息化。