淺談ECM系統(tǒng)構建文檔一體化

崔鋒 陳龍

摘要：隨著時代的發(fā)展，信息科學的進步，從傳統(tǒng)的文檔管理方式轉(zhuǎn)化為信息化管理的方式已經(jīng)是當今時代的大勢所趨。通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化管理也成為各家企業(yè)迫切需求。ECM系統(tǒng)作為福清核電企業(yè)級內(nèi)容管理平臺，將自動化辦公系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)相互結合，將傳統(tǒng)的文件管理和檔案管理形成一個有機的整體，從文件的產(chǎn)生、歸檔、利用、銷毀，整個生命周期對文件進行跟蹤和控制，從真正意義上實現(xiàn)文檔一體化。

關鍵詞：ECM系統(tǒng);文檔一體化;信息化;文檔管理

一、前言：

隨著時代的發(fā)展，信息科學的進步，文檔管理也越來越借助于信息化的工具來實現(xiàn)其對文檔整個生命周期的管理。現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)要求文件與檔案工作的緊密銜接，實現(xiàn)辦公信息的傳遞存儲、查閱、利用、收藏的現(xiàn)代化和自動化。由于傳統(tǒng)的文件和檔案的管理分成兩個相對獨立的管理模式，文檔一體化在傳統(tǒng)的管理中并沒有得到真正意義上的實施。而通過信息化的系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的文件管理和檔案管理形成一個有機的整體，從文件的產(chǎn)生、歸檔、利用、銷毀整個生命周期都能得到有效的控制，實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理已經(jīng)是當前的大勢所趨。

迄今為止，在很多企業(yè)的信息化平臺中，辦公自動化系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)是兩相互獨立的系統(tǒng)，而沒有將數(shù)據(jù)集成在一起，僅僅只是將辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)導入到檔案管理 信息系統(tǒng)，這不是真正意義上的文檔一體化管理信息系統(tǒng)。文檔一體化要求對歸檔文件的真實性、完整性、有效性要在文件產(chǎn)生階段就要加以控制，鑒定、編目、著錄、標引等工作也要在文件產(chǎn)生和處理階段進行。因此，研發(fā)能夠覆蓋電子文件全部活動，實現(xiàn)文檔狀態(tài)記錄和全過程管理的集成系統(tǒng)，將部分“檔案管理工作”前置到“公文處理工作”中的文檔一體化計算機管理信息系統(tǒng)，是實現(xiàn)文檔一體化管理的關鍵。

ECM系統(tǒng)是由中國核電牽頭，各家成員單位參與的企業(yè)級內(nèi)容管理系統(tǒng)。它主要由三大功能點組成，自動化辦公模塊，文檔管理模塊，以及門戶內(nèi)容展示模塊。通過將這三大模塊的功能有機的組合，實現(xiàn)核電數(shù)據(jù)文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程的有效控制。

二、基本定義

狹義的文件即檔案，廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論等方面的文章。文件的范疇很廣泛，電腦上運行的程序、殺毒等等都叫文件。本文主要所指的是狹義的文件，即檔案。

電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡上傳遞的文件。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、原數(shù)據(jù)結構的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。

三、ECM系統(tǒng)構建文檔一體化

（一） 通過從文檔全生命周期的控制來實現(xiàn)文檔一體化功能.

從文檔全生命周期來看，文檔一體化要求從文件最初的產(chǎn)生到最后的銷毀，都應該在信息系統(tǒng)的有效控制下。ECM系統(tǒng)自動把檔案的前身（文件材料）和檔案管理作為一個系統(tǒng)來考慮，組成一個有機的自動化系統(tǒng)。將辦公自動化系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)進行無縫銜接，從文件最初產(chǎn)生的源頭，再到歸檔，添加檔案屬性，進入公司的檔案庫，再到公司員工的搜索和利用，以及最后文檔的銷毀，都可以通過ECM管理平臺進行跟蹤和控制。

（二）福清文檔數(shù)據(jù)的輸入來源

福清文檔數(shù)據(jù)從種類來說，分類非常多，從日常辦公的公文收發(fā)文，信函收發(fā)文，到生產(chǎn)領域的設計文件，技術規(guī)程等，涉及面非常廣，數(shù)量非常多。并且工程階段和生產(chǎn)階段產(chǎn)生的文件類型也是有所不同。要將這么多的文件實現(xiàn)文檔一體管理，必須得從源頭上對文件進行把關。從其產(chǎn)生的途徑來分，大致可分為以下兩種。

1、其他公司的移交文件

福清作為最終工程的驗收方，需要對各工程項目過程中產(chǎn)生的文件進行歸檔，通過公司的檔案管理規(guī)定，要求承包商按照公司檔案的要求提交其相關的文檔。這部分文檔有兩個特點，一是文件數(shù)據(jù)量非常多且一般提交的時間在工程基本已經(jīng)完工的情況下，二是文件的產(chǎn)生是在其承包商的文件系統(tǒng)中，提交給福清的文件已經(jīng)初步具備檔案的相關的屬性，公司的文檔人員只需要對其添加檔案屬性就可以直接歸檔到公司的檔案庫中。

2 公司通過流程系統(tǒng)產(chǎn)生的文件

公司日常辦公所產(chǎn)生的文件，包括公文收發(fā)文，信函收發(fā)文，會議紀要，管理程序等。主要通過ECM系統(tǒng)的流程管理系統(tǒng)，將文件產(chǎn)生過程中的整個編、較、審、批紀錄和原始的文件一起歸檔到檔案庫中。此類文件的特點是文件屬性比較規(guī)范，從文件的最終批準后，就可以從文檔系統(tǒng)查閱到相關文件，能很方便的進行利用。

（三）? ECM系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化管理的方式

1、對其他公司移交的文件實現(xiàn)文檔一體化

從其他公司移交到福清的文件，由于其一般作為項目后期提交的文檔數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量非常大，且提交的時間相對集中。一般其進入到ECM系統(tǒng)主要是通過導入數(shù)據(jù)的功能實現(xiàn)。通過ECM系統(tǒng)的導入功能，批量的將數(shù)據(jù)內(nèi)容導入到ECM系統(tǒng)。

另一種是工程公司移交的數(shù)據(jù)，移交時間涉及到整個建設周期，一部分文件就通過文檔人員的著錄，將數(shù)據(jù)著錄到ECM系統(tǒng)中。

不管是導入的數(shù)據(jù)還是著錄的數(shù)據(jù)，是以文件的形式進入到ECM系統(tǒng)，通過文檔人員的審核，確定入庫后，這些文件才成為真正的有效文件。公司員工也可以通過ECM文檔系統(tǒng)對這些文件進行查詢和利用。這是屬于文件管理的范疇。

從文件到檔案，還需要經(jīng)歷預歸檔，由文檔人員添加其檔案屬性，確定檔案分類，再進入檔案庫。從檔案到作廢，需要填寫銷毀原因，再進行檔案作廢。這是屬于檔案管理范疇。

從文件管理范疇到檔案管理范疇，在ECM系統(tǒng)中只存儲一份實體文件。文件同檔案，從ECM系統(tǒng)來講，區(qū)別只在于檔案比文件在元數(shù)據(jù)上補充了檔案元數(shù)據(jù)。從而保證了文件到檔案元數(shù)據(jù)的一致性。

從文件的著錄到文件的利用，再到檔案，再到作廢。整個過程都是ECM文檔管理模塊中完成。在這整個過程中，存在ECM系統(tǒng)中的實體文件只有一份，狀態(tài)變化的過程都可以通過ECM系統(tǒng)進行跟蹤和控制，從而實現(xiàn)文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體和文檔規(guī)范一體化。

2、ECM系統(tǒng)對公司通過流程系統(tǒng)產(chǎn)生的文件實現(xiàn)文檔一體化

文檔管理的實際辦公過程比較復雜，ECM系統(tǒng)通過對公文文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、審批、歸檔的無縫銜接，內(nèi)部信息集成化共享，真正實現(xiàn)了電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。

電子文件起草后，均需逐級通過各主辦與會簽部門人員的審批和修改，最后提交領導簽發(fā)，形成正式的公文，然后登記、歸檔。通過ECM流程管理系統(tǒng)實現(xiàn)自動歸檔，系統(tǒng)通過歸檔環(huán)節(jié)后，電子文件的管理權就移交給檔案管理部門，成為電子檔案。此時，其他業(yè)務人員能夠按照系統(tǒng)授予的權限查詢電子檔案，但不可以修改。文件的編寫、校對、審核、批準環(huán)節(jié)在ECM流程系統(tǒng)中完成，到形成有效文件后，通過系統(tǒng)自動歸檔到ECM文檔管理系統(tǒng)。在ECM文檔管理系統(tǒng)中完成后續(xù)的檔案管理和利用的環(huán)節(jié)。從而實現(xiàn)文件處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性，能按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準，對文件處理和檔案管理信息進行存貯、控制、加工、傳輸，優(yōu)化為文件和檔案管理，消除和減少了重復勞動，提高了文檔管理的效率和質(zhì)量。

四、結論和望展

ECM系統(tǒng)從文件產(chǎn)生的源頭對文件開始進行管理和控制，通過對其他公司移交的文檔和本公司日常產(chǎn)生的辦公文檔兩種不同的方式實現(xiàn)其文檔一體化的管理，從而初步實現(xiàn)福清文檔的一體化管理。

鑒于福清核電文檔中由其他公司移交的文檔大部分為工程公司福清項目部提供，后期如果能與工程公司福清項目部進行協(xié)同管理，讓工程公司移交的文檔也通過ECM流程系統(tǒng)來控制其審批流程，文件一旦生效就可以直接進入到福清核電ECM系統(tǒng)中，從而從更深層次的達到文檔一體化管理。

參考文獻：

[1] 楊茜茜，數(shù)字時代的文檔一體化管理：理念、手段與目標，檔案學通訊，2014（02）.

[2] 楊蓓，文檔一體化管理理論運用于實踐工作中的幾點思考，辦公室業(yè)務，2016年04期

[3] 米靜，大數(shù)據(jù)時代文檔一體化管理的構建與實施方案分析，辦公室業(yè)務，2019年07期

作者簡介：

崔鋒（1988—）女，陜西西安人。福建福清核電有限公司，館員;

陳龍（1987—）男，湖南株洲人。福建福清核電有限公司，工程師。