知識管理視角下構建現代企業檔案管理新模式

摘要：對于企業而言，檔案資料是見證其發展歷程的有效載體，因此對企業內部檔案資料進行有效管理是非常必要的。隨著知識與人才時代的到來，知識管理思想逐漸深入人心，為了更好地發揮出檔案管理的作用與價值，就需要站在知識管理的角度上對檔案管理體系進行創新，使得檔案資料能夠充分彰顯出其巨大的價值。

關鍵詞：知識管理;企業檔案;管理;創新

引言：如今，企業的競爭便是知識與人才的競爭，對此，需要站在知識管理的角度上開展相應的企業管理工作，尤其是檔案管理工作。有效的檔案管理工作往往能夠為企業未來的建設與發展注入源源不斷的動力，因此需要引起相關管理人員的高度重視，并且積極落實創新性的管理舉措，促使企業與社會發展相適應。

一、市場的取向

從本質上講，市場經濟指的是效益經濟。在現代化的企業管理制度當中，企業所進行的人和活動都需要服務于企業效益水平的提升，對于企業的檔案管理體系而言，擁有一定量的用戶是關鍵性的因素。然而，因為傳統的“重藏輕用”思想的影響力一直存在，這使得如今的檔案管理工作人員的工作方式存在些許不足之處。作為檔案管理部門，可以適當借鑒服務行業當中的部分做法，正確進行優質與規范化的服務，對服務品質予以承諾，同時不斷對服務態度進行優化，從根本上提升檔案資料的查全率、查準率，使得使用人員能夠滿載而歸，提升對檔案管理工作的滿意程度。與此同時，需要對檔案體系內部的服務總之予以強調，將服務于用戶作為核心，積極對不同層次的檔案管理工作進行深化。

二、協同配合

企業內部所存在的不同子部門便是企業知識體系當中的子系統，不同的子系統之間呈現出互相連接的狀態，借助互相交換物質、能量或者信息的方式，使得不同子系統內在的協同作用能夠被充分激發出來，提升知識體系的整合程度，充分發揮出其巨大的價值與作用。檔案管理工作需要達到信息開發與傳輸的效果，需要對不同子系統之間的協調運轉進行考量，只有這樣，才能夠對企業內部信息資源進行深度整合，充分彰顯出知識管理的效用與價值。

三、信息先導

無論是紙質還是電子形式的檔案，其中所蘊藏的價值都是獨特的。檔案管理部門要積極結合企業實際發展的需求，在充分保護文件機密的基礎上，對相關的檔案信息進行深入挖掘，同時將其傳遞給有需求的人員。信息先導指的是將檔案知識管理體系的職能價值充分展示出來，其在企業的檔案管理體系當中發揮著承前啟后的關鍵作用。工作的中心需要放在對客戶需求進行開發，借助信息挖掘的方式促使檔案價值充分進行發揮。在企業當中，電子檔案是紙質檔案進行掃描之后形成的電子文件，這樣能夠保證紙質與電子檔案內容是一致的。這使得檔案用戶不需要親自到檔案室對檔案的原件進行查找，只需要借助網絡，對電子檔案信息進行查詢即可，不僅為檔案信息用戶提供了一定的便利，也使得檔案內原件資料能夠被有效保存，提升了企業內部檔案管理工作的有效性與持久性。

四、知識信息共享

對于服務型的企業而言，信息檔案需要實現的最終目標是對知識信息進行有效共享，這也是檔案管理工作自身價值充分發揮的重要表現形式之一。借助共享的方式，企業當中所存在的不同類型的信息能夠被不同的個體使用，個體能夠與自身積累的經驗結合起來，將相關的信息在共享知識體系當中進行引入，以此來實現知識創新的效果。借助共享信息的體系，企業內部工作人員對新知識進行吸納的積極性有所提升，信息體系的創新速度得以有效提升，這為企業綜合競爭實力的提升奠定了基礎。換句話說，在對知識進行共享的體系當中，檔案管理所發揮的作用不容小覷，也是共享性的知識體系構建的關鍵影響因素。

五、檔案信息開發與運用

對于企業而言，其所屬的檔案信息屬于非常重要的內部信息體系，為了提升自身競爭實力水平，實現可持續健康發展，企業就需要對檔案信息體系的價值予以開發，并且對相關的檔案信息進行利用，在企業內部檔案信息當中對有價值的信息進行提取。作為企業，需要更加積極主動地對檔案信息體系進行開發和利用，主動為企業提供更好的信息服務。對檔案信息進行開發和利用往往能夠為企業創造出更多的經濟效益與價值，對檔案體系自身的憑證作用進行發揮，能夠產生明顯的經濟與社會價值。站在某種角度上進行分析，企業的檔案資料能夠為企業進行經營型決策、調查經濟性案件、標準制定等工作提供有效的指導，促使企業內部管理人員能夠結合以往的檔案資料與管理經驗，制定出有效的知識管理機制，幫助員工更好地提升自身的實力水平，為企業實現長久與穩定發展提供一定的基礎與支持。

結束語

對于企業而言，對檔案體系進行科學有效的管理是非常必要的，這是引導企業實現健康發展的有效途徑。在知識管理的背景下，企業進行檔案管理工作需要更加關注信息的有效共享以及不同部門之間的協調配合，在此基礎上，對檔案信息進行深入開發和利用，為企業檔案管理系統的有效運轉奠定基礎，使得實用價值充分彰顯出來，為企業的建設與發展助力。

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作者簡介：

王昊宇（1989—），男，漢族，河南省商丘市，本科，商丘新發投資有限公司，助理工程師，企業檔案管理。