5G時代下辦公室檔案數字化建設的措施探討

張旭

摘要：辦公室檔案管理歷來是事業單位管理中不可或缺的一部分，檔案管理工作質量在一定程度上關系到事業單位各項工作的開展。5G技術的高速普及，數字檔案數量的不斷增長，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，能否充分利用新型信息化技術推動辦公室檔案數字化建設就成為當前急需解決的重要課題。本文結合5G時代信息技術發展動態，提出幾點辦公室檔案數字化建設的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：辦公室檔案;數字化建設;5G時代

辦公室檔案管理通過多年的數字化建設，當前已經取得了一定的成就，已經基本實現了檔案管理流程的信息化管理，有效促進了工作效率、工作質量的全面提升。在看到成就的同時，我們也需要意識到檔案管理數字化建設是一項動態的工程，其必然需要密切圍繞信息技術發展動態進行不斷地優化調整，才能夠有效滿足辦公室檔案館需求。5G商業元年的正式到來，5G基礎設施建設開始在我國各個區域快速推進，各行各業均在5G時代迎來了全新的發展格局，辦公室檔案管理工作能否充分利用5G時代的技術紅利，就成為當前檔案管理工作的重中之重。

一、基于軟硬件完善奠定數字化基礎

5G時代，各種新興信息技術開始不斷推廣、普及，信息傳播效率的大幅提升，對軟硬件也提出了更高的要求。對辦公室檔案而言，軟硬件無疑是數字化建設的基礎所在。對事業單位來說，應當積極加大檔案管理軟硬件投入力度，針對5G時代檔案管理所需硬件進行全面的調研，保障采購的硬件設備不僅能夠滿足當前需求，同時能夠滿足未來一段時間的需求。在此基礎上，軟件作為影響檔案管理效率的重要因素，事業單位應當主動與社會企業、科研單位進行合作，通過外包的方式來進行檔案軟件的定制，并根據辦公室檔案需求進行不斷的優化，不斷提高軟件的適用性、兼容性。

二、圍繞數字化動態完善制度規范

各項工作的開展，均離不開科學合理的規章制度作為有效的支持。5G時代對辦公室檔案數字化建設，需要充分結合當前檔案管理現實情況、數字化建設動態，針對現有規章制度進行優化調整，全面明確檔案管理具體工作流程，規范每一個細節，同時建立健全對應的責任體系，將規章制度落實到檔案管理崗位，并建立對應的績效考核機制，使得責任能夠與薪酬掛鉤，切實調動廣大工作人員積極性。與此同時，為有效推動數字化建設，也需要圍繞數字化建設中的工作內容，建立對應的規章制度，使得檔案管理數字化建設能夠嚴格按照規章制度來開展，提升數字化建設的規范性、科學性。此外，檔案管理整個流程中涉及事業單位各個部門，檔案管理規章制度也需要納入其他部門的工作內容，以此來推進檔案管理部門與其他各個部門的有效協調，各項對接工作均能夠依照規章制度來開展，切實推進檔案管理工作的順利開展。

三、積極推進檔案數字化標準建設

當前辦公室檔案管理之所以存在信息孤島的問題，當中很大一部分原因在于各個事業單位各自為政，數字化標準建設方面存在嚴重的滯后性，相關的系統難以進行對接。上述背景下，應當充分結合我國檔案數字化發展動態，通過有關部門的統籌協調，推進各個事業單位在軟件、系統等領域實施全面的協調，建立更為統一的檔案標準、規范[1]。對事業單位而言，應當積極響應數字化標準建設工作，嚴格按照相關部門的要求，推進數字化檔案收集、歸檔、儲存等各個流程的標準化建設，從而有效保障各單位之間能夠在檔案方面進行對接，切實解決檔案管理數字化建設面臨的信息孤島問題。

四、加大檔案管理隊伍培訓教育力度

檔案管理隊伍作為數字化建設的直接參與成員，其綜合素質直接關系到辦公室檔案數字化建設成果。對于事業單位來說，應當積極增加強現有檔案人員的培訓教育工作，針對檔案管理隊伍現有知識結構、檔案管理能力、信息素養進行深入的分析，以此來制定針對性的培訓教育內容，同時引入多元化的培訓教育途徑，包括線上培訓、高校委培、專家講座等等，培訓教育內容不僅僅需要涉及辦公室檔案管理專業知識、檔案數字化管理知識，同時還需要圍繞5G時代信息技術發展動態開展有關知識的培訓教育，不斷提高現有隊伍的綜合素養[2]。除此之外，為進一步調動檔案管理隊伍的能動性，事業單位還應當針對檔案管理隊伍中建立良好的選拔機制、晉升機制、薪酬體系，以此來提升崗位吸引力，吸收更多的有志之士進入到檔案管理隊伍，以此來優化檔案管理隊伍年齡結構、知識結構，為數字化建設奠定人力資源基礎。

5G時代所帶來的全新變化，辦公室檔案管理工作在面臨挑戰的同時，也迎來了全新的發展機遇。這就需要事業單位意識到推進檔案管理數字化建設的迫切性，充分結合5G時代各種新興信息化技術，基于軟硬件完善奠定數字化基礎、圍繞數字化動態完善制度規范、積極推進檔案數字化標準建設以及加大檔案管理隊伍培訓教育力度，保障檔案管理數字化建設的有序推進。

參考文獻：

[1]仲聳.數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建研究[J].辦公室業務，2019（13）：58+61.

[2]翟建勛.數字化時代縣級政府辦公室文書檔案“雙套制”管理探討[J].辦公室業務，2019（05）：80.