關于醫院檔案信息化建設的思考

杜建

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-104-02

摘 要 檔案是人們在社會活動中形成的原始記錄，也是企事業單位決策、管理的參考依據。在信息化背景下，通過信息化建設提高醫院檔案管理質量和效率，也成為醫院檔案管理工作努力的新方向。為此，文章結合醫院檔案管理現狀，就醫院檔案信息化建設路徑做出了研究。

關鍵詞 醫院 檔案 信息化 建設

在信息技術的發展和推動下，信息化已經成為不可逆轉的社會趨勢。信息化也給醫院管理工作帶來了發展機遇和新的挑戰。在信息化背景下，許多醫院都希望加快信息化建設步伐，以改變社保檔案封閉、單一的管理模式，提高社保檔案的利用價值。

一、醫院檔案管理現狀

（一）管理制度有待完善

當前，我國許多醫院在檔案工作上都存在制度不完善、檔案工作規范與標準不統一的問題。醫院檔案制度不完善的表現主要有：醫院管理體系建設落后，檔案歸檔內容、流程、標準不夠清晰、嚴格，檔案無法分類精準編號和管理；檔案資源管理實施的是雙向制度，檔案管理歸行政部門、檔案管理部門多重領導，雙向管理也給檔案信息管理和查詢都帶來了不便，檔案管理水平與國際存在極大的差距[1]。

（二）信息化管理水平低

雖說對于醫院發展來說，檔案管理工作的重要性是不容忽視的。但是長期以來，許多醫院在工作中，都存在重視運營管理、輕視檔案管理的思想和行為，所以，許多醫院在醫療器械和高素質人才引進方面都是大手筆，但是檔案管理工作并沒有得到應有的重視，檔案管理工作步履維艱。在檔案管理不受重視的情況下，醫院在檔案信息化管理方面的投入也較少，所以許多醫院的檔案管理設備和環境都非常落后。如一些醫院在檔案管理方面采用的檔案管理軟件技術水平落后，軟件系統的兼容性較差，檔案信息化管理僅限于檔案數據存儲、轉換等工作，無法滿足醫院檔案數據、資源深度聚合分類需求[2]。

（三）管理人員素質不高

檔案管理對人的依賴性較強。信息化管理是一種新型管理模式，對檔案管理人員的管理能力、職業素養和綜合素質都有一定的要求。只有安排專業人員來負責檔案信息化管理工作，才能推動檔案信息化管理快速向前發展。但是，長期以來，許多醫院對檔案崗位管理實行的都是封閉式管理體制和人事管理終身制，檔案管理人員一經錄用，很少會有崗位變動。所以，許多檔案管理人員會受大鍋飯思想影響，缺少學習欲望和創新精神。而許多醫院在檔案管理人員培方面沿用的都是老內容、老方法，導致檔案管理人員學習興趣不足。所以，一些醫院的檔案管理人員都不具備信息操作技能，無法熟練使用檔案管理系統，檔案信息素養有待提高。

二、醫院檔案信息化建設路徑

（一）完善檔案信息化管理制度

醫院檔案工作的目標是確保檔案信息安全，為醫院提供檔案信息服務，服務于醫院建設。檔案信息化管理指以信息技術為支撐，對檔案信息資源進行信息化發掘、加工、存儲和管理的模式。檔案信息化管理能簡化檔案處理流程，提高檔案管理效率和服務水平，但是，檔案信息化管理需要在制度完善的基礎上進行。所以，醫院要依據相關的法律法規，完善檔案信息化管理制度，尤其是檔案登記制度、統計制度、考核制度、評估制度等等，就檔案管理內容、管理人員的職責和權限做出明確規范。如醫院檔案內容要涵蓋人力資源考核、職位調動、工資晉升、培訓紀律、項目建設、建設成果等方面的內容，檔案形式可以是電子圖文影像，也可以是語音材料，要由人力資源部抓住檔案管理工作，改變檔案管理政出多頭的狀況，提高檔案管理水平。然后，完善與制度配套的保障措施，要求不同部門在實踐中將制度落實到位，確保檔案規章制度在檔案信息化建設中起到規范和約束作用。與此同時，做好檔案信息化建設宣傳工作，提高全員的思想認識，為檔案信息化建設和制度的執行、落實和完善提供條件[3]。

（二）提高軟硬件建設水平

隨著時間推移，醫院的檔案的種類、數量會逐年增長，這也給醫院檔案管理工作提出了新的要求。檔案信息化建設，是醫院檔案管理的必由之路。而檔案信息化建設，首先要解決對檔案信息化建設的重視程度不高，檔案信息化管理設施不足、管理方法落后、效果不佳等問題。所以，醫院負責人要樹立信息化思維，根據單位發展任務、要求和定位，支持、關心檔案工作，增加檔案信息化建設經費投入，為檔案信息化建設提供資金支持，為檔案部門提供專業化的機器和設備，以信息技術整合、網絡優化的方式改善檔案管理環境，并統觀全局，制定檔案信息化發展戰略規劃，以檔案信息化建設為目標，深入挖掘檔案信息化資源，加快檔案管理信息化建設步伐。然后，按照相關標準，購置檔案設備，完善配套設施，進行檔案館建設，建設高質量的檔案信息化數據庫，形成規范的社保檔案信息化管理體系，及時將現有醫院文件、檔案歸檔、存檔，并對數據庫進行信息化開發和管理，以確保社保信息的真實性、完整性和安全性?？傊?，只有提高醫院檔案軟硬件設施建設水平，才能為檔案信息化建設順利開展打好基礎。

（三）對檔案進行信息化管理

檔案信息化建設，重點是制定檔案信息化管理制度，健全檔案信息化標準體系，使檔案信息化建設得到有效的制度保護和長足發展。所以，在制度完善、設施完備的基礎上，醫院首先要在檔案庫房、檔案管理和檔案利用方面引進信息技術，利用電子檔案、檔案數據庫、云儲存、光學材料、檔案館等現代管理手段，實現檔案存儲空間虛擬化，以縮小檔案占用空間，提高檔案儲存信息量，加快檔案的傳輸速度。其次，將信息技術應用到檔案管理中去，實現檔案工作環節的計算機化，在檔案信息判別、篩選、輸入方面實現信息化、自動化，在檔案信息輸出、修改、查詢方面實現信息化、智能化，并根據電子檔案管理、電子檔案備份制度，增加檔案管理的透明度，做好檔案系統維護工作，用科學合理的方式為檔案保管和利用保駕護航。此外，根據檔案信息集中處理與存儲需要，醫院可采用分布式數據庫的方式，進行檔案資源存儲，并采取安保措施確保醫院局域網、信息平臺的安全[4]。

（四）提高檔案人員的綜合能力

檔案人員的綜合素質尤其是職業素養、工作能力，會給檔案保管、保密和利用效率造成直接影響。相比于傳統的紙質檔案及手工檔案管理形式，檔案信息化建設和管理對技術的要求更高。所以，要想提高醫院檔案管理水平，加快檔案信息化建設步伐，醫院人事部門、檔案部門要以人為本，引進專業的檔案管理人員，改善檔案管理人員的工作環境，拓寬其晉升渠道，用制度和福利留人。然后，將檔案人員教育和培訓納入醫院人才培養計劃中去，搭建公共學習平臺，為檔案人員交流和互動提供橋梁和渠道，并針對檔案人員開展培訓活動，將專業培訓、思想教育、繼續教育、進修學習結合起來，以提高檔案人員的職業素養、業務能力。在此基礎上，借助公平競爭、公開招聘、優勝劣汰的用人制度和評價、考核制度，營造積極向上的用人環境，促使醫院檔案人員認真學習新知識，認識新事物。醫院檔案部門要經常帶領檔案人員學習信息部門、檔案機構的先進經驗，學習黨政部門的檔案材料立卷和歸檔方法，對檔案人員進行監督和指導，并要求檔案人員將全部精力投入到檔案信息化管理中去，以滿足醫院檔案管理需求。

三、結語

隨著科學技術快速發展，企事業單位的檔案管理模式也發生了翻天覆地的改變。醫院也要與時俱進，從制度和軟硬件設施建設入手，加快檔案信息化建設步伐，以提高醫院檔案管理水平，為醫院現代化建設做出積極貢獻。

參考文獻：

[1]劉興云.如何做好醫院檔案的利用和保密工作[J].蘭臺內外，2013（3）：51.

[2]尹成芳.探析醫院檔案利用中的保密工作[J].科技致富向導，2012（5）：410.

[3]李燕.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國社區醫師，2016（5）：195.

[4]喻書梅.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].信息化建設，2016（4）.