不動產登記檔案的收集與整理

朱夢嘉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-084-02

摘 要 不動產登記檔案是在進行不動產機構管理時進行登記的一項十分重要的工作，其主要目的是盡可能對各種具有保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的材料進行歷史記錄，不動產檔案的有效登記能夠反映不動產產權的變更、轉讓和消滅的情況是現代不動產機構在進行產權管理時，一項十分重要的依據和管理工作的真實記載，其中不僅包含登記過程中的各種申請和審核資料，也包含了用戶的基本信息等多項內容。不動產登記檔案中包含不動產登記簿以及不動產登記材料，兩個部分登記材料由相關工作人員進行有效的歸檔后則可將其作為有效的法律檔案進行應用，是不動產登記機構在不動產權管理時最為原始且真實的記錄，這種檔案不僅具有檔案的歷史性，還包含了產權歸屬的法律屬性，其本質上屬于一種不動產產權的權屬管理工具。

關鍵詞 不動產 檔案登記 整理與收集 管理方案

不動產產權檔案在進行登記時包含了專業性、動態性、真實性和完整性等多個特點，其具有的法律效應是其他檔案登記無可比擬的。有效的不動產產權登記能夠有效保護不動產產權所有人的合法權益，對于我國房地產市場的健康發展以及管理來說有積極的意義。隨著我國近年來市場的變化，不僅轉讓和購買業務增多，其中存在的租賃以及各種商業活動層出不窮，所以相關工作人員需要意識到不動產檔案登記的重要性，應用合理的管理，對檔案進行有效的收集與整理，這樣才能保證我國的不動產管理質量，使檔案發揮其真正的效益。但登記的過程由受理開始，直接貫穿于檔案應用的每一個過程中，無論是審核、登簿還是發證，只要是涉及到不動產檔案變動的工作，都應當按照相關的規定，由工作人員進行有效的歸檔，并制作這一項步驟的相關登記材料，向下一個步驟進行移交，按照各項交接手續進行操作，這樣能夠保證檔案生成的規范性[1]。

一、房屋登記檔案的收集范圍

（一）申請表以及不動產產權的變化

不動產產權在發生變化或者消滅時，都應當由相關工作人員對步驟進行記錄不動產權的所有人，在提交申請后，由相關工作人員記錄申請人的身份證明以及法定代表人的身份證明，根據其檔案的變更需求對其進行合理合法的不動產權登記，同時還需要記錄經公證的各種授權材料以及法定代表人提供的各種證明材料。

（二）房屋登記檔案的登記內容

登記機構在進行不動產的登記與調查時，涉及到的文字材料和圖表材料較多，這些材料都需要滿足結論性材料的特點。工作人員在進行登記時，要求法定代表人提供的各種材料種類應當齊全，并且能夠真實反映不動產的歸屬、變動的情況，所以在進行材料登記時，應當保證證件齊全，其中應當包含不動產的平面示意圖、權籍調查表、面積計算表以及協議書和審核表等多項材料。

二、不動產登記檔案的收集質量需求

（一）不動產的登記內容應當保持完整

在進行不動產的登記時，其中涉及到的各項文字資料應當具有高度的完整性，不可出現錯漏的情況，尤其是針對各種成套的要件不可出現缺頁少頁的情況，在進行圖表的收集時還應當保持表格的完整性，使檔案中的各項內容都具有較高的完整度和詳實度，這樣才能保證登記材料具有可保存價值，如果其中有錯漏的情況或者涂改的情況，都不應當將其作為登記材料進行記錄[2]。

（二）不動產的登記內容應當真實準確

真實準確不僅僅是申請人客觀的認知，還需要具有一定的法律效應，無論是法律上起到的憑證作用，還是反映歷史變更狀況的相關記錄，都應當真實準確，尤其是在進行歷史的變更情況記錄時，不可出現疏漏的情況，例如某一時間段登記缺失。在完成材料的收集后，還需要由相關工作人員進行二次審核，如果在二次審核中發現收集的材料不準確或者存在疏漏，應當予以退回，要求申請人進行再次提供相應的材料或者對材料進行修復后再次進行申請，不可盲目收集登記材料導致錯卷的情況[3]。

（三）登記材料應當規范標準

在進行歸檔時，應當采用紙質化的模板進行記錄，需要選擇市場上的通用A4打印紙進行打印，紙張重量應當在70g以上，同時不可利用廢棄的紙張背面進行打印，避免誤導相關工作人員或者在保存時出現錯漏的情況。登記單位的窗口工作人員在受理登記業務時，需要對申請人附帶的各種原始材料進行嚴格審核，包括所有的原件的復印件都應當復印在標準規格的A4紙張上，并且各種復印件絕不能進行裁剪或拼接，無論是原件還是復印件，都不可出現涂改的情況。在進行資料的收集是收集的材料應當為統一格式的合同文本、評估報告以及完稅證明等紙質材料。而在進行文字書寫或打印時，需要流出天頭、地腳、翻口、訂口。申請人在確認資料無誤后，需要手寫簽署身份證上姓名，并且在審核完成后，各級的審核人員都應當在責任同意書上簽名或蓋章，而在進行數據或日期的記錄時，各項文字書寫都應當規范工整，采用碳素筆或者藍黑墨水筆進行書寫，蓋章時需要新加印泥，不可出現蓋章圖案缺失的情況。申請人需要親筆簽署約定或者筆錄，申請人一定需要親自簽寫，而不可由其他人代替，即使是在申請時，申請人委任與本人同來的同行人簽名也不可[4]。

每個工序在進行案件的移交時，都應當具有移交清單，清單中需要對案件的數量和資料進行記錄，由相關工作人員核對無誤后，可在移交單上簽署責任簽名并蓋章，留檔備查。

三、不動產登記檔案的整理原則

（一）不動產檔案需遵循利用原有基礎

在進行檔案的登記時，相關工作人員需要對已有的檔案進行有效的管理，由工作人員整理好的相關檔案，如果不需要進行調查或者調查具有不必要性，則不可輕易的打亂重排，尤其在檔案室內需要加強管理，避免檔案出現蟲蛀或者由于其他外界因素而引起損失。凡是相關內容集中，并且檔案管理質量良好的管理區域，需要盡可能保持原有的檔案整理體系，在進行后期的維護與管理時，都應當按照相關規章制度進行，如果在進行檔案核對時，發現檔案的保存具有不合理性，可以由三名以上的檔案管理人員再進行檔案的維護與整理時簽署相關的檔案整理責任書，開展后續的整理工作，通過適當調整來保證檔案的合理性，進而保證檔案在調用時能夠獲得良好的效果。值得注意的是，檔案在應用與管理時，都應當盡可能降低檔案的翻找、整理頻率，避免由于操作過多而導致檔案出現整理錯誤的情況。

（二）保持檔案的連續性

在進行不動產的檔案登記時，不動產檔案的最終目的是保證相關工作人員在調用不動產資料時能夠了解不動產，所以不動產在進行檔案登記時，需要依托于真實的記載與事實，所以在進行檔案的登記時，應當保證檔案具有高度的聯系性。工作人員在進行檔案的整理與登記時，應當盡可能保證檔案的連續性，不可出現年份錯漏或者日期不連續的情況，只有保證檔案的連續性，才能保證登記活動中的固有聯系，使其成為有機的整體。值得注意的是，在進行檔案的登記時，為了保證檔案的連續性，工作人員在調用檔案時也需要注意檔案的整理狀況，調用的檔案需要由原處放回，不可隨意將其放置在成套的檔案中，應當保證檔案的年份或者時間連接[5]。

（三）檔案整理的最終目的是使檔案便于保管與利用

不動產登記檔案在進行整理時，最終的目的是盡可能使檔案能夠應用于后續的活動中，而檔案的整理工作則能夠保證工作人員在調取檔案時能夠更為快速的找到檔案的對應項目，這也是檔案整理工作的基本點和出發點，也是最終目標，所以相關工作人員需要在一定范圍內意識到檔案的管理質量，不斷對管理方案進行調整，以便于檔案的保管與利用。

四、不動產登記檔案整理的質量需求

（一）裝訂整理的質量管理

在進行檔案的管理時，對分開的檔案進行裝訂整理，是檔案管理工作中一項十分重要的工作環節。在進行檔案的裝訂時，裝訂工作不可隨意，應當保證裝訂整理，按照檔案的時間或者其他順序進行圈內檔案的材料再進行排列時，需要遵循一定的邏輯關系進行分類排列。為了保證后續調用的方便，通常會將結論性的材料放置在裝訂成冊的前面，而依據性材料則應當在后面；或者審批材料在前，申報材料在后；文字材料在前，圖表材料在后。這些都是對不動產檔案進行整理的常見邏輯關系，也可以按照內容的重要程度或者時間先后順序進行排列，如果圈內中包含的文件材料有紙張大于A4幅面的材料或者圖紙，則應當按照A4大小進行折疊，并注意留出定口，這樣能夠便于后續調用時展開翻閱，在進行裝訂時應當保證材料的裝訂平整，不可出現褶皺的情況。

（二）小篇幅材料的管理方案

如果圈內文件篇幅有小于A4版面的，例如常見的各種收費收據和購房發票的文件，需要直接粘貼在A4專用的粘貼紙上，每頁的粘貼紙上的票據數量不可過多，應當適當。不可出現重疊的情況。票據在進行粘貼時，所應用的膠水應當均勻且適量的涂抹在粘貼紙上，不可采用訂書機直接將其進行固定，而檔案中原有包含的金屬物或者釘書釘應當去除，這樣才能保證紙張在通過高速掃描儀時能夠更為順暢。同時常見的較為柔軟的材料也需要將其直接粘貼到A4紙上，而卷內的文件應當盡可能保持原有的面貌，工作人員不可擅自對其進行裁剪或者改動，尤其是不能進行涂改。

（三）入庫后的材料管理

裝訂入庫后的材料再進行管理時，如果需要對材料進行增減、替換，則需要由相關管理人員出具文字證明，確認責任管理后，由相關工作人員將裝訂入庫后的文件取出，并且將分解文字證明附在卷中，需要增減的位置，其他沒有接到更改工作的檔案管理人員無權對材料進行任何處理[6]。

五、結語

不動產材料檔案的整理與收集雖然看似簡單，但其中涉及到的工作內容較多，并且十分復雜，各個登記環節都需要有工作人員統一協調的進行配合，任何一個環節出現疏漏都有可能對后續的檔案利用產生影響，所以一旦管理人員不僅需要具備合理的專業知識和技能，還需要具備高度的責任心和事業心，這樣才能保證檔案管理工作的順利。

參考文獻：

[1]方德平.不動產登記工作中存量數據整合的基本方法[J].測繪與空間地理信息，2019，42（7）：178-180.

[2]周文紅.談不動產登記檔案的收集與整理[J].蘭臺世界，2019（S1）：16.

[3]黎堅.不動產登記地籍與房產數據整合建設關鍵技術分析[J].智能城市，2019，5（12）：60-61.

[4]陳俊.不動產登記地籍與房產數據整合建設關鍵技術分析[J].經濟師，2019（4）：282-283+285.

[5]胡昕.不動產登記數據整合技術研究與應用——以郁南縣為例[J].江西測繪，2019（1）：52-54.

[6]焦漢科，易家莉，劉振榮.不動產登記房地存量數據整合技術路線研究——以廣州市增城區為例[J].地理信息世界，2019，26（1）：132-138.