企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的重要作用及發(fā)展策略研究

周丹鳳

中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-051-02

摘 要 本文主要針對企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)展開研究，先闡述其重要作用，然后結(jié)合存在問題，重點提出了幾點有針對性的發(fā)展策略，主要包括樹立全新的辦公室管理理念、注重企業(yè)管理制度的完善、提高服務(wù)效能、加強信息化技術(shù)的應(yīng)用、注重企業(yè)辦公室人員培訓(xùn)的落實等，旨在將企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)落實下去，將自身的服務(wù)功能和協(xié)調(diào)功能等充分發(fā)揮出來，從而助益于企業(yè)更好、更快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 辦公室業(yè)務(wù) 作用 存在問題 發(fā)展策略

在企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型和升級過程中，明確提出了對企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的要求，不僅需要將相應(yīng)的責(zé)任承擔(dān)起來，而且其重要性也得到了充分體現(xiàn)。企業(yè)辦公室作為企業(yè)重要的部門之一，其綜合性特點非常顯著，可以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，合理規(guī)劃企業(yè)發(fā)展方向，在企業(yè)內(nèi)部上下級溝通方面也發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢。由此可見，企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的開展非常重要，但是在實際工作中，企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)仍然存在著一些不完善的地方，必須及時采取應(yīng)對策略，促進(jìn)企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)活動的順利進(jìn)行，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展目標(biāo)，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

一、企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的重要作用

辦公室作為綜合型部門之一，可以促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)活動的順利進(jìn)行。從工作內(nèi)容的角度來看，辦公室承擔(dān)起草和審核請示、報告、函等各類流轉(zhuǎn)公文，統(tǒng)一整理和呈批外部公文；接洽安排及參加各類大小會議；對公司各項重要的工作內(nèi)容進(jìn)行跟進(jìn)督辦等各項重要的工作內(nèi)容。對于由于各個部門需要向外報送的各項公文、報表和需要蓋公章的相關(guān)資料，辦公室人員需進(jìn)行全面和嚴(yán)格的審核。在企業(yè)整個運行過程中，辦公室管理內(nèi)容涉及到方方面面，其工作效率與企業(yè)正常運行有著密切的關(guān)系。

首先，全局作用。對企業(yè)辦公室工作進(jìn)行分析，其統(tǒng)籌全局的作用顯著，以某一供電企業(yè)為例，預(yù)算評估該地區(qū)用電用水情況為企業(yè)辦公室的重要工作內(nèi)容之一，在預(yù)算評估的幫助下，可以合理分配電力資源和水資源等，并對各個部門的工作予以有效協(xié)調(diào)，不斷提高企業(yè)運行水平。其次，協(xié)調(diào)作用。此作用在企業(yè)辦公室功能中可得到顯著發(fā)揮[1]，它可以有效統(tǒng)籌、整合企業(yè)內(nèi)部各個部門相關(guān)資源，促進(jìn)各部門功能作用最大化。比如企業(yè)產(chǎn)能供應(yīng)問題，面對產(chǎn)能工作問題的發(fā)生，對于供能部門來說，所需的電能供應(yīng)比較多，所以企業(yè)辦公室要發(fā)揮出自身的協(xié)調(diào)性作用，對這兩個工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，可以加強加大產(chǎn)能，也可以對供能加以控制，從而防止對企業(yè)內(nèi)部正常運行造成干擾和影響。最后，服務(wù)作用。企業(yè)辦公室的服務(wù)和協(xié)調(diào)之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，面對部門之間沖突問題的出現(xiàn)，企業(yè)辦公室可以進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和溝通，及時處理和解決好所處問題。同時，對服務(wù)作用進(jìn)行分析，在對外部的服務(wù)方面得到了充分體現(xiàn)，尤其針對外來人員的接待問題，企業(yè)辦公室在這一方面扮演著重要角色。

二、企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)中存在的問題

（一）管理創(chuàng)新比較薄弱化

在時代不斷發(fā)展和進(jìn)步過程中，一些企業(yè)的發(fā)展腳步仍然比較滯緩，以往傳統(tǒng)的思想觀念較為根深蒂固，僅僅下達(dá)命令然后督辦，不僅不利于企業(yè)業(yè)績水平的提高，而且很難促進(jìn)企業(yè)辦公室的健康發(fā)展[2]。此外，一些企業(yè)辦公室的工作處于混亂化狀態(tài)，這在一定程度上也對員工工作熱情產(chǎn)生了影響。

（二）辦公室管理制度不完善

在一些企業(yè)辦公室管理過程中，過渡依賴以往傳統(tǒng)的經(jīng)驗，而且工作方式也比較落后，規(guī)范和約束制度的統(tǒng)一性不足，所以很難將制度化作用發(fā)揮出來，不利于企業(yè)工作效率的提升。在辦公室管理工作中，其全局性特點顯著，一旦細(xì)節(jié)方面出現(xiàn)問題，其后果都是不堪設(shè)想的。所以應(yīng)加強完善管理制度的構(gòu)建，致力于辦公室管理水平的提升，從而更好地實施辦公室管理工作。

（三）服務(wù)管理水平有待提升

在以往傳統(tǒng)管理模式的影響下，辦公室人員的工作熱情比較低，面對上級交代的工作，存在著極大的被動性，主動溝通，主動作為的積極性不高，對待工作，能推則推，能躲則躲，本著做得越少，錯得越少的思想觀念工作，在無形中對實際工作效率產(chǎn)生了限制[3]。此外，由于工作人員與上級的的溝通不到位，很難做到及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（四）辦公室人員自身素質(zhì)水平有待提升

由于國企傳統(tǒng)工作環(huán)境比較落后，所以辦公室人員的工作狀態(tài)比較松散化，欠缺良好的創(chuàng)新意識、互助意識等，一旦面對出現(xiàn)的問題，大都是相互推卸責(zé)任，所以很難保證當(dāng)前面臨的問題得到順利處理。同時，一些工作人員的工作素質(zhì)有待提升，缺少嚴(yán)謹(jǐn)端正的工作態(tài)度，沒有對企業(yè)規(guī)章制度予以嚴(yán)格執(zhí)行，從而不利于將企業(yè)辦公室的整體形象提升上來。

三、企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展策略

（一）樹立全新的辦公室管理理念

對于傳統(tǒng)管理模式來說，已經(jīng)并不適用，所以對于企業(yè)辦公室工作人員來說，應(yīng)注重對自身思想觀念進(jìn)行更新和完善，對自身的被動接受狀態(tài)予以改善。企業(yè)在工作目標(biāo)的制定方面，應(yīng)將員工服務(wù)與企業(yè)發(fā)展密切聯(lián)系在一起，工作人員既要對各個部門的需求進(jìn)行明確化，也要加強相互聯(lián)系和溝通，確保企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略更具可行性和合理性，從而在市場競爭中獲得優(yōu)勢地位[4]。

此外，服務(wù)和接待，也是辦公室的重要職能，工作人員應(yīng)加強服務(wù)大局意識的制定，同時不斷提高自身的人際溝通能力，加強服務(wù)技巧的學(xué)習(xí)，將諸多有價值的信息整合起來，為上級決策提供合理的依據(jù)。

（二）注重企業(yè)管理制度的完善

在企業(yè)發(fā)展方面，辦公室工作的作用極其突出，要想不斷提高其工作效率，必須要加強管理制度的構(gòu)建，給予辦公室業(yè)務(wù)強有力的制度性保證。企業(yè)要從自身實際情況出發(fā)，首先，要加強激勵機制的構(gòu)建，推動競爭意識的形成，對于懶散的工作人員，應(yīng)給予相應(yīng)的處罰，將制度的權(quán)威性作用發(fā)揮出來，不斷提高工作人員行為的規(guī)范性，同時最大程度地維護(hù)工作人員的工作熱情。其次，還要加強信息化管理制度的構(gòu)建，現(xiàn)階段，通過OA系統(tǒng)等應(yīng)用，為工作效率的提升提供了很大的便利性，但是實際應(yīng)用效果卻往往并不是十分理想，所以對業(yè)務(wù)信息化實施現(xiàn)狀進(jìn)行分析，加強制度方案的制定，不斷提高各個部門的溝通水平，才能確保信息化作用得到充分體現(xiàn)。最后，企業(yè)要加強辦公室責(zé)任體系的制訂，使權(quán)責(zé)制衡得到保證，在具體實施過程中，應(yīng)將定崗定責(zé)原則落實下去[5]，基于辦公室職能對工作崗位進(jìn)行不斷細(xì)化。通過定責(zé)，旨在將崗位職能予以明確化，進(jìn)一步規(guī)范其工作流程，防止在工作職責(zé)劃分方面出現(xiàn)混淆、不清晰等現(xiàn)象，然后各項業(yè)務(wù)的具體落實方面，應(yīng)安排專門的人員來進(jìn)行，以便于追責(zé)，避免出現(xiàn)責(zé)任相互推諉現(xiàn)象。

（三）提高服務(wù)效能

首先，在內(nèi)部協(xié)調(diào)工作方面，應(yīng)對各個部門的工作進(jìn)行妥善處理，防止糾紛問題的出現(xiàn)，構(gòu)建和諧化的企業(yè)發(fā)展環(huán)境。同時在企業(yè)各個部門之間的聯(lián)系方面，辦公室起到了“傳送帶”的作用，在協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系方面，員工能力發(fā)揮著重要作用，對于辦公室工作人員來說，應(yīng)對本企業(yè)實際情況進(jìn)行了解，而且還要將領(lǐng)導(dǎo)的講話精神落實下去。其次，在上下級溝通工作方面，應(yīng)及時傳遞好上層命令，并積極反饋下層意見，不斷提高上下級溝通效率，給予上級及時決策一定的扶持，同時還可以確保員工高度理解上層決策。最后，加強服務(wù)型辦公室的構(gòu)建。通常來說，企業(yè)辦公室需要管理較多方面的內(nèi)容，旨在將相應(yīng)的服務(wù)提供給各個部門，所以要想取得良好的落實效果[6]，工作人員應(yīng)加強自身奉獻(xiàn)意識的滲透，協(xié)調(diào)處理好個人利益和企業(yè)利益之間的關(guān)系，對于辦公室工作的性質(zhì)和理念予以嚴(yán)格堅守，提高為各個部門和管理者服務(wù)的能力和水平，從而確保企業(yè)辦公室服務(wù)品質(zhì)的穩(wěn)步提升。

（四）加強信息化技術(shù)的應(yīng)用

在企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)實施過程中，應(yīng)注重工作方式的創(chuàng)新，加強信息化技術(shù)的應(yīng)用。對當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展需求進(jìn)行分析，明確提出了對信息技術(shù)的需求，信息技術(shù)不僅僅在信息溝通和處理方面具有適用性，要想確保辦公室業(yè)務(wù)發(fā)展需求得到滿足，應(yīng)對信息價值進(jìn)行深度性挖掘和分析。所以，應(yīng)加強信息化管理平臺的構(gòu)建，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)的引用，通過各類信息資源的應(yīng)用，確保企業(yè)辦公室管理決策的準(zhǔn)確無誤，從而給予企業(yè)戰(zhàn)略決策一定的保障。

在信息技術(shù)作用的發(fā)揮方面，要注重信息化服務(wù)水平的提升，加強信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，對客戶用電信息進(jìn)行第一時間掌握，將誤差的發(fā)生幾率降至最低，發(fā)揮出精準(zhǔn)化優(yōu)勢，從而確保客戶滿意度的穩(wěn)步提升[7]。同時，由于辦公室工作人員接收的信息較多，所以在辦公信息化系統(tǒng)的幫助下，可以大大提高分類和匯總工作效率，將有價值的信息整理起來，從而為管理者的決策提供支撐。

（五）注重企業(yè)辦公室人員培訓(xùn)的落實

對企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，具有明顯的繁重性特點，而且不同員工的素質(zhì)水平并不一致，尤其在智力、技能等方面，在繁重化工作任務(wù)的影響下，諸多員工的工作熱情并不濃厚。因此，企業(yè)應(yīng)積極培訓(xùn)工作人員，培訓(xùn)內(nèi)容主要集中在技能培訓(xùn)、心理素質(zhì)培訓(xùn)等方面，在培訓(xùn)通過以后，可以為正式上崗就業(yè)奠定基礎(chǔ)。在培訓(xùn)工作的帶動下，員工的知識水平、創(chuàng)新能力將會得到明顯的增強，有助于良好工作環(huán)境的形成，從而在整體上使員工隊伍素質(zhì)得到進(jìn)一步升華，為企業(yè)在市場競爭中立足提供決定性要素。

四、結(jié)語

總之，在企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)方面，加強辦公室管理非常重要，不僅可以對各個部門的關(guān)系予以協(xié)調(diào)處理，防止不良問題的出現(xiàn)，而且在企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)決策方面也發(fā)揮著明顯的作用，為管理者決策提供可行性的參考，從而展現(xiàn)出企業(yè)辦公室的地位和作用，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

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