積極實施檔案數字化促企業管理升級

袁亞妮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-041-01

摘 要 隨著信息技術的發展，實施檔案數字化管理能夠有效推動電力企業管理的發展與升級。本文從成本控制、檔案管理質量以及信息共享方面，介紹了檔案數字化對企業發展的促進作用，并提出了幾點檔案數字化管理發展升級策略。

關鍵詞 檔案管理 數字化技術 企業管理

隨著社會的發展，電力企業對檔案管理的需求也逐漸增大，通過數字化的檔案管理方式，能夠有效降低傳統管理模式下成本的消耗，實現信息數據的準確、高效管理，也可以有效提升檔案管理工作質量和水平，從而推進企業的穩步發展。

一、檔案數字化推動企業管理

（一）優化生產成本控制

電力企業通過檔案數字化管理，有助于對信息數據進行標準化、科學化的管理。企業在進行檔案管理的過程中，建立規范的檔案信息平臺，檔案管理人員能夠對數據信息進行集中化管理，企業其他部門的員工也能夠及時查閱獲取自己需要的數據信息，從而對整個生產經營過程進行全面的把控，提高生產各個階段在成本管理上的準確性。除此之外，電力企業技術人員可以通過數字化技術，對產品在生產過程中所消耗的成本做好計算，將實際的生產成本和標準化產品成本進行比較，找到成本中的可控因素，從而降低不必要的資金投入。

（二）提高檔案管理質量

與傳統的檔案管理方式，數字化管理更具有先進性和創新性，能夠大大降低人工處理檔案信息的時間，從而間接的增加了企業的經濟收益。在過去，我國企業在進行企業檔案管理時，采用的是低效的人工管理，在管理過程中往往需要消耗很多紙張和筆墨，不僅降低了信息處理的效率，增加了企業在檔案管理上的成本，也難以保證檔案信息的準確完整。通過檔案數字化的管理方式，能夠將紙質檔案信息變成電子檔案，減少了紙張的消耗，避免出現資源浪費的問題。通過數字化的管理，也能有效減輕檔案管理人員的工作強度，提升對檔案收集、整理的質量[1]。

（三）實現企業內部資源共享

電力企業積極實施檔案數據化管理，能夠提高企業檔案管理的效率，更是企業順應時代發展，實現信息共享的重要表現。企業通過數字化的檔案管理方式，可以打破傳統檔案管理方式的限制，保證企業檔案數據的準確和完整。當前，我國的企業檔案管理方式逐漸由檔案信息的保存使用功能轉變為管理服務功能，通過這種對檔案信息的科學分配、合理管理，能夠為企業提供更加優質的服務。隨著經濟的高速發展，企業需要處理的檔案信息也日益增多，傳統的檔案管理方式已經難以滿足企業對檔案管理的需求，采用數字化的檔案管理方式，檔案管理人員通過信息技術，能夠將收集的檔案信息及時發送到相關部門的電腦里，為企業在文件傳送。信息處理上節約了很多時間，從而實現企業信息在企業內部的共享使用[1]。

二、檔案數字化在企業管理中升級策略

（一）加大成本投入

想要在檔案數字化管理的基礎上對管理方式進行更深一步的優化，就需要電力企業加大對檔案數字化管理成本的投入，積極引入先進的設備和技術，在費用的投資上也要做好合理完備的規劃，對設備進行有組織、有計劃的更新。在對相關技術進行更新時，檔案管理人員要跟進整個更新流程，對設備的使用方式和功能牢記于心。除此之外，技術設備配置落后和老化問題，會對檔案進行數字化管理工作造成嚴重的影響，這就要求相關人員在使用設備時注意對其保養，出現故障要及時找專業團隊進行維修處理，從而延長設備的使用壽命。

（二）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員的專業水平和綜合素養直接影響著檔案數字化管理在企業中的發展進程。做好檔案數字化管理，要求檔案人員注重對專業技能的提升，在實際工作中提高對先進技術的應用能力。檔案管理人員需要在開展檔案管理工作時，嚴格要求自己，秉承著嚴謹負責的做事原則，并注重提升自己的技術創新意識。除此之外，管理人員在對檔案進行管理時，要注意做好信息數據的保密工作，對較為重要的信息較強安全防范意識，避免出現企業信息泄露的事故，保證檔案數據信息的安全性[2]。

（三）完善檔案數字化管理體系

做好檔案數字化管理就要從電力企業管理的根本需求出發，根據企業生產經營過程遇到的具體情況，不斷完善數字化檔案管理體系，健全規范化、標準化的管理條例，并在實際的管理過程中，嚴格依照制度標準執行。這就要求企業管理人員明確企業各個部門的工作職責，加強對檔案人員的監督管理，建立工作責任制，對檔案管理中對信息的收集、整理以及保存等整個過程做好檢查管理工作，提高檔案管理工作的科學化水平，確保檔案管理工作的有效進行。同時，企業也可以建立鼓勵機制，通過對員工工作的考核記錄，對表現積極、工作質量高的員工給予一定獎勵，從而提升員工的積極性，加快企業的數字化發展進程[2]。

三、結語

通過檔案數字化管理能夠優化成本控制，提高檔案管理質量，實現電力企業內部的資源共享。當然，想要進一步發展數字化管理技術，企業也注重對設備的管理，相關人員素質的提升以及建立完善的管理體系，從而加快企業數字化管理進程。

參考文獻：

[1]寧軍.檔案數字化促企業管理升級[J].企業管理，2019，453（5）：87-88.

[2]孟文紅.企業檔案數字化管理的運用[J].管理學家，2019（1）：116-117.