業(yè)財一體化平臺中的采購管理研究

摘要：本文基于南京地鐵資產(chǎn)全壽命周期管理體系建設(shè)的背景，研究了南京地鐵業(yè)財一體化平臺中采購系統(tǒng)的搭建問題，明確了系統(tǒng)設(shè)計總體方向，結(jié)合目前的業(yè)務(wù)狀況，詳細(xì)介紹了各個功能模塊的業(yè)務(wù)邏輯、功能需求、系統(tǒng)接口等。利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購全程的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)了在線管理，提高了工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)采購全生命周期的過程管理。

關(guān)鍵詞：地鐵;采購管理;業(yè)財一體化平臺

0.引言

隨著南京地鐵運營線路的增加，公司管理的資產(chǎn)規(guī)模急劇增長，為承接公司發(fā)展戰(zhàn)略與內(nèi)控體系落地需要，南京地鐵以統(tǒng)籌兼顧國有資產(chǎn)管理、集團(tuán)一體化發(fā)展、資產(chǎn)全壽命周期管理等全方位多目標(biāo)管理要求，以資產(chǎn)全壽命周期管理體系建設(shè)為重點，以業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計為基礎(chǔ)，以業(yè)財一體化管控平臺為手段，不斷完善南京地鐵采購管理體系，有效地整合企業(yè)的資源，幫助企業(yè)降低成本，提高企業(yè)的核心競爭力。

1.采購系統(tǒng)功能框架

采購管理主要處理用戶招標(biāo)、供應(yīng)商投標(biāo)報價過程中常用的業(yè)務(wù)，包括請購管理、采購計劃、采購項目立項、年度招標(biāo)計劃、尋源管理、尋源流程管理、質(zhì)疑投訴管理、招標(biāo)委員會管理、供應(yīng)商管理、統(tǒng)一采購門戶、統(tǒng)一規(guī)范庫等管理等各方面業(yè)務(wù)的管理功能。該系統(tǒng)實施以業(yè)務(wù)需求導(dǎo)向為首要因素。從最終用戶的需求出發(fā)，選擇重點與關(guān)鍵的環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理與控制[1]。

（1）全生命、全流程、全過程化管理，實現(xiàn)采購管理關(guān)鍵節(jié)點閉環(huán)

在采購周期中，所有關(guān)鍵步驟，從采購計劃到采購尋源、定點定價等各階段都實現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管控尺度標(biāo)準(zhǔn)。

（2）業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、可視化、可追蹤化，提高工作效率，降低管理成本

對采購管理相關(guān)業(yè)務(wù)及審批流程通過網(wǎng)絡(luò)化、圖形可視化、可追溯的方式進(jìn)行管理和展現(xiàn)，到達(dá)提高效率，降低成本的目的。

（3）實現(xiàn)采購進(jìn)度可視化，便于對采購執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，控制風(fēng)險

針對采購過程的個關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行可視化展示，方便用戶及時查詢、跟蹤采購進(jìn)度，實現(xiàn)采購過程透明化，也可及時發(fā)現(xiàn)耗時較長的環(huán)節(jié)，及時提醒跟進(jìn)以達(dá)到控制風(fēng)險的目的。

（4）采購數(shù)據(jù)分析多維化、可視化，輔助決策分析

支持從不同維度對歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析及可視化、圖表化處理，為決策分析提供輔助。

（5）實現(xiàn)業(yè)財一體化主線的集成、信息互通互聯(lián)、數(shù)據(jù)集成共享

實現(xiàn)集團(tuán)與各子公司的分級控制的同時實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的互通與共享，實現(xiàn)與投資、財務(wù)預(yù)算、合同、庫存等系統(tǒng)的互聯(lián)，打通整個業(yè)財管控主線，進(jìn)而實現(xiàn)整個業(yè)財過程的集約化。

總體功能框架如圖1-1所示：

2.采購計劃管理

南京地鐵根據(jù)項目類型分為物資采購類項目和工程服務(wù)類項目，同時計劃管理也分成物資類計劃和工程服務(wù)類計劃。物資計劃管理實現(xiàn)了物資采購計劃新增、

調(diào)整、審批、取消審批、作廢及審批流程查看。工程服務(wù)類計劃根據(jù)年度確認(rèn)的項目信息（來自投資系統(tǒng)或財務(wù)系統(tǒng)），補充其他信息作為工程服務(wù)項目類采購計劃的源頭。年度采購計劃也是編制采購預(yù)算的依據(jù)，預(yù)算審批通過后返回信息給年度采購計劃，只有預(yù)算審批通過的項目才允許啟動和執(zhí)行采購事項，同時短信通知需求部門可以按計劃啟動采購項目。

3.采購申請和采購任務(wù)管理

南京地鐵物資采購申請由各單位進(jìn)行填報，填報時可以通過與EAM（資產(chǎn)管理系統(tǒng)）的接口獲取庫存相關(guān)信息，提交審批時能夠與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，各單位提報完成的申請單可支持按分中心、線路進(jìn)行匯總。另外，借助安全庫存管理功能，當(dāng)庫存出現(xiàn)不足時庫存系統(tǒng)自動發(fā)生預(yù)警，由庫存管理人員生成采購申請單，不占用部門預(yù)算，申請的物資可由各個部門進(jìn)行領(lǐng)用。

采購任務(wù)管理分為物資采購任務(wù)和工程服務(wù)類采購任務(wù)。物資采購任務(wù)首先由負(fù)責(zé)分配的人員根據(jù)條件過濾出其分配的申請單明細(xì)，在系統(tǒng)中對申請單打包成任務(wù)，任務(wù)里包含采購方式、采購人員、備注等信息。操作人員可以對任務(wù)里某條申請進(jìn)行調(diào)整、再確認(rèn)或取消操作，相關(guān)的采購明細(xì)也可以調(diào)整或者作廢。工程服務(wù)類采購任務(wù)由實施單位/職能單位對需求部門提報的年度采購計劃進(jìn)行打包組合。實施單位將匯總后的資料上傳，經(jīng)職能部門確認(rèn)后啟動，采購單位根據(jù)啟動的年度計劃執(zhí)行采購。每個實施單位確定對應(yīng)的分配人員，當(dāng)年度采購計劃預(yù)算審核通過后，可以由分配人員把項目分配給相應(yīng)的采購人員進(jìn)行執(zhí)行采購。

4.尋源過程管理

采購系統(tǒng)實現(xiàn)了南京地鐵招標(biāo)、非招標(biāo)制度中規(guī)定的幾種尋源模式，如招標(biāo)采購、詢價采購、談判采購等。其中招標(biāo)采購管理從以前的招標(biāo)代理模式實現(xiàn)全流程線上辦理，如招標(biāo)采購公告的編制及審批、標(biāo)書補遺、澄清、抽取專家、供應(yīng)商報價投標(biāo)、開標(biāo)、生成評標(biāo)報告、中標(biāo)公示功能等。詢價采購管理實現(xiàn)了詢價通知書編制、審批及發(fā)布、詢價文件編制及發(fā)布、詢價加密（ 對項目進(jìn)行加密，需要通三把密鑰才能開啟項目詢價）、解密（在詢價開啟前由各個部門人員錄入密鑰進(jìn)行解密，解密后的項目才允許開啟報價）、開啟報價、報價評審（實現(xiàn)采購單位對詢價項目的中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行匯總，生成定標(biāo)結(jié)論，并支持審批）。當(dāng)尋源完成后，可將相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)紼AM（資產(chǎn)管理系統(tǒng)）便于創(chuàng)建訂單以及合同管理系統(tǒng)用于生成合同。

采購系統(tǒng)打通了采購任務(wù)、采購操作、供應(yīng)商報價之間的線上通道，使得尋源過程愈加高效，實現(xiàn)了陽光采購的同時也大大提高了采購效率。

5.供應(yīng)商管理

企業(yè)采購質(zhì)量管理通常是通過對供應(yīng)商閉環(huán)管理機制來實現(xiàn)的，具體來說包括嚴(yán)格把控供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻、合理評估供應(yīng)商績效表現(xiàn)、及時清退績效不良的供應(yīng)商。該采購系統(tǒng)針對廣大供應(yīng)商，實現(xiàn)了通過供應(yīng)商門戶自助式注冊申請管理、信息維護(hù)管理、送貨預(yù)約管理、支持供應(yīng)商各類資質(zhì)資料的上傳管理。針對南京地鐵內(nèi)部用戶，通過同步合同管理系統(tǒng)中供應(yīng)商的合同簽約情況實現(xiàn)了供應(yīng)商信息查看功能、供應(yīng)商考評分級、供應(yīng)商凍結(jié)和黑名單管理。建立了供應(yīng)商良性競爭觀念，保證從源頭降低采購成本。

6.系統(tǒng)間接口

采購系統(tǒng)作為業(yè)財一體化平臺若干子系統(tǒng)的一員，與平臺內(nèi)其他系統(tǒng)間（如投資管理系統(tǒng)、財務(wù)控制管理系統(tǒng)、固資管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、全面預(yù)算管理系統(tǒng)等）通過數(shù)據(jù)接口來傳遞數(shù)據(jù)[1]，本系統(tǒng)與外部系統(tǒng)接口關(guān)系如圖6-1所示：

數(shù)據(jù)接口的作用舉例如下：

（1）投資管理系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)提供給投資管理系統(tǒng)項目采購中標(biāo)信息。

投資管理系統(tǒng)提供項目年度（年中）計劃預(yù)算信息、投資（非投資）項目信息。

（2）財務(wù)控制管理系統(tǒng)

財務(wù)控制系統(tǒng)提供投標(biāo)保證金收到確認(rèn)結(jié)果、投標(biāo)保證金退還結(jié)果。

采購管理系統(tǒng)提供投標(biāo)保證金收到、投標(biāo)保證金退還、采購申請尋源結(jié)果更新信息、采購立項尋源結(jié)果更新信息、采購申請時調(diào)用業(yè)務(wù)項信息進(jìn)行預(yù)算校驗、采購立項時調(diào)用項目信息進(jìn)行項目采購預(yù)算校驗信息。

（3）合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)提供合同簽訂結(jié)果、合同履約評價信息。

采購管理系統(tǒng)提供采購申請、采購尋源結(jié)果、訂單信息、到貨單評分、到貨信息、供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商評級結(jié)果、物資分類信息、物資基本信息。

（4）全面預(yù)算系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)提供給全面預(yù)算系統(tǒng)物資請購計劃、工程、設(shè)備與服務(wù)年度計劃。

（5）EAM（企業(yè)資產(chǎn)管理）系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)接受EAM庫存信息，物資材料領(lǐng)用、退庫、安全庫存信息;

采購系統(tǒng)提供采購訂單、物資收貨信息、物資基本信息。

7.結(jié)語

根據(jù)研究和實踐，業(yè)財一體化平臺中的采購系統(tǒng)展示了采購全生命周期管理體系信息化管理的相關(guān)工作，在采購管理體系的計劃管理、尋源管理、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)定義實現(xiàn)了在線管理功能。并通過與其他系統(tǒng)接口關(guān)系的設(shè)計，使得采購系統(tǒng)成為南京地鐵資產(chǎn)全壽命周期管理體系中的重要一環(huán)，有效的降低成本并對采購業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行預(yù)先有效的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]浪潮通用軟件有限公司， 南京地鐵業(yè)財一體化管理平臺（一期）項目采購管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計方案[R].南京： 南京地鐵運營有限責(zé)任公司，2020

作者簡介：顧寅（出生年1986-），男，漢族，（籍貫：江蘇南京人），碩士，工程師，從事供應(yīng)商管理工作