加強事業單位檔案管理信息化的相關思考

許選忠

【摘 要】隨著科技的不斷進步，信息化管理模式在不同領域內都有廣泛的應用，然而對于事業單位逐漸增多的業務量，使得事業單位所要處理的檔案量也非常的龐大，這讓檔案管理工作的內容也變得更加繁雜。因此怎樣推動事業單位檔案管理工作的高效性是目前所要重視的一個問題，目前越來越多的事業單位應用信息化的技術來進行檔案管理的工作，但是在信息化管理檔案的過程中也仍然存在許多問題。本文先對事業單位檔案信息化管理的特點進行了分析，并提出了增強事業單位檔案管理信息化水平的有關策略。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化;思考

如今信息化的時代在蓬勃發展，信息化的應用給人們帶來了諸多便利，體現了科技的進步與力量。借助信息化的科技手段能夠完善檔案管理這項系統性工作，非常有利于促進檔案管理工作的高效開展。傳統的檔案管理模式面對日益增多的歸檔材料顯露出了許多弊端，無法與現階段檔案管理工作的發展需要相匹配。因此，為了更好的滿足事業單位檔案管理工作的發展需求，需要通過改進現有的方式方法，加大對檔案管理信息化設備的投入力度，加強事業單位檔案管理信息化的建設。

1事業單位檔案信息化管理的特點

1.1優化檔案存儲環境

紙質檔案是傳統檔案管理工作的重要存儲媒介，在傳統檔案管理過程中基本采用的是人工對檔案進行記錄與歸檔，隨著檔案的增多，這些檔案被統一放置在大型的檔案室內，占用了很大的空間才能滿足紙質檔案的儲存，并且在歸檔過程中檔案管理人員往往需要做大量的工作，這消耗了大量的精力與時間。另外紙質檔案對存儲環境有一定的要求，如果處在高溫、潮濕并伴有強光及有害化學氣體等的環境中，會對紙質檔案造成一定影響，因氧化化學反應造成紙張結構松散并縮短紙張壽命，使得紙質檔案上的字跡發生擴散反應而變的模糊。利用信息化的管理模式可以轉變傳統檔案管理的方式，另外信息化的檔案管理是采用電子硬盤將檔案直接存儲，這在一定程度上大大節省了檔案存儲的空間，優化了檔案存儲的環境，使得檔案不易因環境的影響而被破壞，因此在事業單位檔案管理中應用信息化的技術是一個必然趨勢【1】。

1.2提高檔案管理的便捷性

調動檔案是檔案管理工作的一項內容，傳統檔案管理方式在對檔案進行調動的過程中首先需要檔案管理人員人工查找檔案，檔案資料繁多查找過程需要花費一定時間，并在一定程度上加重了檔案管理工作人員的工作量，同時也降低了調動檔案的效率。因而需要構建事業單位檔案管理工作的信息化系統管理平臺，依靠計算機強大的儲存數據功能，能夠在搭建的檔案數據庫中高效精準地查詢到所需要的檔案資料，同時能夠對歸檔的檔案信息進行及時的更新，并且通過有效運用加密數據庫系統中的軟件加密技術就可實現檔案管理的保密功能，極大保護了檔案的安全性。因此，大力推行檔案信息化平臺的搭建，將有助于提高事業單位檔案管理部門的工作效率，并極大降低了事業單位檔案管理部門相關工作人員檔案管理的工作量。

1.3增強檔案管理的安全性

人事檔案管理在事業單位中需要對其采取一定的保護措施，保護人事檔案的安全是非常重要的工作，因此需要確保收錄到檔案資料庫中人事檔案信息的準確性與真實性，通過運用信息化的管理方法能夠有效增強檔案管理的安全性。在信息化程度還不是很發達的年代，人事檔案的錄入方式都是采用的人工錄入，這種方式無法避免因人為原因而造成數據記錄錯誤的情況，甚至可能會有人惡意非法竊取員工的個人信息并私自篡改個人信息從而直接導致人事檔案信息數據錄入發生錯誤。而針對此類情況可以利用員工個人信息系統管理平臺技術完全可以有效地防止員工信息被竊取與錄入錯誤的問題。同時使用個人信息平臺不僅可以實時存儲管理大量的員工個人信息，也可以有效地防止員工信息錄入產生的錯誤，對于一些惡意非法竊取更改員工個人信息的情況，信息化網絡平臺可以及時協助建立良好的個人信息安全防護網，在一定的程度上有效增強了事業單位人事檔案信息管理的安全【2】。

2事業單位檔案信息化管理的策略

2.1加大投入，引進基礎硬軟件設備

很多事業單位的檔案資料都必須具有專業性與機密性的特征。由于這些檔案資料的保存期限為永久或長期，就必須保證事業檔案在長期保存管理過程中不被惡意損壞，這就決定了需要充分依靠先進的檔案辦公設備和一套現代化的檔案保護管理設備，以充分滿足對事業單位檔案管理信息進行收集處理和保護儲存的需求。因此，事業單位必須要端正檔案管理人員的工作態度，防止出現檔案使用時重要，不使用時不重要的錯誤觀念，并且要加大人力與物力的投入力度，引進先進的檔案信息化管理設施，加強建設檔案管理信息化服務平臺體系，從而有效完善檔案管理信息化管理的工作。事業單位要選擇具有行業認定標準的通用設備，并選擇行業信譽良好、技術水平過硬的專業化檔案管理公司為每個事業單位量身定做檔案管理信息系統，規范檔案管理的制度體系，有利于提升事業單位檔案管理工作的水平【3】。

2.2提高檔案管理者的專業素質

為了提高檔案管理水平，事業單位要不斷加強對檔案管理人員的專業技能培訓，為他們創造能夠提升自身專業能力的平臺，例如通過定期組織檔案管理人員參加一些專業的技術培訓，或者可以聘請一些行業專家授課，這有利于廣大檔案管理工作人員能夠及時了解最新的工作理念，加強了檔案管理者的重視程度。與此同時，還要提升檔案相關工作人員使用計算機與網絡信息管理平臺的專業技能，這些都是保證檔案管理信息化事業建設的基本能力。此外，為了不斷提升檔案工作的效率和檔案工作的服務質量，事業單位可以建立績效考核制度和制定考核標準，定期進行評估，從而調動檔案管理人員的主動積極性，并為建設信息化檔案管理輸送更多的優秀人才奠定扎實的基礎。

2.3增強檔案信息化管理的安全意識

利用網絡技術提升檔案管理工作雖然有優勢但是也存在著一定的弊端。優勢之處在于網絡信息化可以極大提高檔案管理的工作效率，但與此同時由于網絡信息系統的特性，使得檔案管理工作存在著一些安全性的問題。由于網絡平臺具有一定的信息開放性，因此難以有效保證資料信息的使用安全性，如果一些檔案工作人員不具有良好的安全意識，則會容易造成資料信息泄露，產生不良的影響。因此如何保證檔案信息的使用安全性是當前檔案管理工作的重中之重，相關檔案工作人員應該特別注意做到如下三點：首先需要根據信息的重要程度進行不同等級的加密工作，加密后的等級隨著資料數據的重要性和程度不斷增長。其次，將整個信息庫的各類資料數據進行相對分類加密處理，并且對各類資料數據進行相對加密。最后，人事檔案的正確管理對于存儲檔案工作是極為重要的，檔案與人應該互相對應，制定完善合理的檔案安全管理規定，才能夠有效確保檔案的準確性。

3結束語：

綜上所述，應用信息化的計算機技術來提高事業單位檔案管理工作的水平和質量是社會進步的必然要求。事業單位檔案管理信息化建設是時代發展的必然需求，因此要充分重視檔案信息化管理的作用，不斷優化建設事業單位檔案信息化管理平臺的建設，積極發揮檔案管理信息化的優勢，從而適應事業單位的發展需要。

參考文獻：

[1]蘇繼紅.事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：216，268-269.

[2]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2018（144）：134-135.

[3]張志強.淺析事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017（2）：121-123.