施工單位如何做好鐵路建設項目檔案驗收

文/華 莎

只有形成全方位立體化的檔案網絡體系，檔案網絡體系內的所有人員都是檔案工作的責任人，按照“誰形成、誰立卷、誰負責”的原則，對自己業務范圍內的所有項目文件進行收集、整理、歸檔，才能保證檔案的完整性、準確性、系統性、規范性和安全性

鐵路建設項目檔案是鐵路建設項目從立項、施工到竣工過程中，由設計、施工、監理等單位直接形成，如實反映建設項目全過程和實體狀況的，具有保存利用價值的文字、圖表、音像、實物等不同形式的歷史記錄（包括電子文件）。鐵路建設項目檔案既是工程質量、安全管理和科技創新等過程的全面反映，也是工程質量責任追溯的重要依據。筆者近期參加了新建大冶北至陽新鐵路、石家莊至武漢客專（湖北段）、長荊電化改造三個項目的國家驗收。本文從施工單位的角度，對如何做好工程項目檔案的收集、整理、歸檔，以便順利通過項目檔案驗收工作進行了研究，特提出以下五項建議，愿與大家交流與共享。

建議一，施工單位應建立健全項目檔案管理體系

施工單位應該堅持“統一領導、分級管理”的原則，應有分管檔案工作的領導，制定工程項目檔案管理辦法，明確歸口管理的部門，工程項目部要成立項目檔案管理機構，由項目負責人牽頭，項目總工程師組織領導，工程技術部具體負責，項目部的工程部、工程經濟部、物資設備部、安全質量部、財務部、綜合管理部和試驗室的相關人員、各級專業技術人員和檔案管理人員共同參與。項目部的總工程師要對整個項目工程技術文件的歸檔工作做出要求和計劃，檔案歸口管理部門具體負責各專業檔案管理的指導、監督、協調、檢查、考核、驗收等工作。客觀實踐表明，只有形成全方位立體化的檔案網絡體系，檔案網絡體系內的所有人員都是檔案工作的責任人，按照“誰形成、誰立卷、誰負責”的原則，對自己業務范圍內的所有項目文件進行收集、整理、歸檔，才能保證檔案的完整性、準確性、系統性、規范性和安全性。

建議二，施工單位應加強項目檔案管理交底

項目檔案工作應與標準化建設工作相結合，根據鐵路建設各專業驗標和業主單位對此項目檔案管理要求，施工單位對各專業資料員進行崗前技術交底。筆者在此特意列出鐵路建設項目檔案編制所用依據供大家參考：

1.中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法（鐵總檔史〔2018〕29號）

2.關于發布鐵路建設項目資料管理規程的通知（TB/T10443-2010）

3.鐵道部關于印發《鐵路建設項目變更設計管理辦法》的通知（鐵建設〔2012〕253號）

4.關于發布《高速鐵路竣工驗收辦法》的通知（鐵建設〔2012〕107號）

5.中國鐵路總公司關于規范鐵路工程建設項目隱蔽工程視頻資料管理工作的通知（鐵總建設〔2017〕151號）

6.國鐵集團辦公廳關于印發《鐵路照片檔案管理辦法》的通知（鐵辦檔史〔2020〕47號）

7.鐵路工程制圖標準（TB/T 10558-98）

據此，項目總工程師應根據各專業工程的驗收標準，結合接管單位檔案管理的要求，劃分單位工程，對于開工報審表、主要進場人員報審表、進場施工機械、設備報驗表、進場材料、構配件、設備報驗表、施工復測、測量放樣報驗表、施工組織設計審批表等，可以形成標準報表形式的進行統一。而對于無法形成統一的例如工程日志、作業指導書、竣工圖的編制等，提出內容上的要求，規定格式，并對各類文件和圖紙的原件份數做出預估，對電子簽名的合法性與監理單位、業主單位溝通后以文件形式下發各專業作業隊，按標準遵照執行。

建議三，施工單位應進一步提高檔案人員素質

鐵路建設項目由于點多線長，涉及專業多，檔案人員既要懂工程技術，又要懂檔案知識。項目部總工程師應與建設單位檔案部門多溝通，請各鐵路局史志中心的檔案專家就項目文件檔案收集范圍、整理要求對資料員進行重點培訓，使其成為工程建設管理和檔案管理集于一身的復合型人才。另外在施工企業內部也要持續不斷地開展項目檔案培訓，發揮導師帶徒弟的作用，保證各層面熟悉檔案編制及管理的人員不斷檔，盡量保持人員穩定，在人員更替時，務必做好檔案交接工作。

建議四，施工單位需要加強過程檢查，強化考核機制

檔案是在施工全過程中形成的真實資料，必須加強過程檢查和控制，盡量避免錯誤的數據資料形成與混入，從而影響檔案的真實性和利用效果。技術部門應做好項目文件的收集、審核、把關，財務部門做好會計檔案的收集，綜合（宣傳）、安質部門做好影像資料的收集，各對口部門必須齊抓共管，工作過程中加強督促和指導。可見，加強全過程的監督檢查十分必要。

檔案管理工作涉及層面廣，人員多，必須全員重視方能做好。通常情況下需要多部門的配合，共同完成。項目檔案工作必須由項目經理親自抓落實，而參與實際工作的協調尤為重要。通過制定詳細的獎罰標準，提高參與人員的積極性。加強考核，將檔案的移交納入項目經理制的考核之中，并要嚴格執行。

建議五，規范整理組卷，做好項目檔案移交驗收工作

在工程項目竣工的后期，施工人員調動頻繁，項目部要保證檔案人員的穩定，對項目文件的案卷組卷內容和整理質量進行自查，這是做好項目檔案移交驗收工作的可靠基礎與前提條件。為此，以下幾項工作尤為重要，特一一列出：

1.項目文件組卷、案卷排列是否遵循文件形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用；

2.開竣工報告、設計變更文件、隱蔽工程記錄、單位工程質量驗收記錄是否齊全，簽字手續是否完備；

3.竣工圖重繪的依據是圖面變更面積為20%，凡沒有變更的施工圖是否加蓋了竣工圖章，竣工圖的圖幅及內容是否符合國標，疊圖是否規范，圖標內相關人員簽字手續是否完備；

4.卷內文件以卷或件為單位編寫頁號，不得重號或漏號；

5.編寫卷內目錄時，是否做到條目編寫準確，項目案卷名稱是否詳盡概括了卷內所有文件內容；

6.備考表的內容是否及時反映組卷情況，對于歸檔存復印件的文件可以在備考表中注明原件出處；

7.歸檔紙張是否符合長期保管需要；

8.照片檔案是否包含了照片檔案的六要素；

9.在準備項目檔案驗收時，要準備好檔案管理工作的匯報材料，具體內容包括：工程概況、檔案過程管理情況（包括組織機構、檔案建設的制度保障、檔案管理責任制的落實、形成過程的質量管控、預立卷、項目文件的整理編制）、項目檔案移交情況、監理單位對本單位項目檔案審核情況以及檔案工作的自我評價。

經過對以上這些內容認真做好自查，對存在以及發現的問題及時查漏補缺，切實準確無誤，方能確保整個項目歸檔文件的完整性、準確性、系統性、規范性及安全性。

綜上所述，鐵路建設項目檔案的收集整理是一個系統性的工程，施工單位面對復雜的管理狀況，要從組織管理、制度建設、明確標準、強化培訓、過程控制、嚴格獎罰等諸多方面加強管理，做到控制檔案形成的源頭，保障過程中檔案基礎資料收集齊全完整，認真做好檔案的整理編制。實踐證明，順利通過工程項目竣工驗收的檔案真實可靠，其打造的工程項目檔案工作服務企業的平臺，才能發揮出工程項目檔案應有的作用。