探索高校校友檔案數字化集成管理策略

文/賀冰花

高校校友檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分。特別是改革開放深入開展的新時期，隨著高校的快速建設與發展，在此以長安大學為例探索校友檔案數字化集成策略，更深層次地促進校友檔案的開發和利用，構建服務管理平臺，架起校友與母校間的感情橋梁，對于高校的自身發展與深化社會服務，無不具有重要意義。

隨著高校快速建設與發展，高校校友檔案數字化管理已經成為一個重要課題。深層次地進行高校校友檔案的開發和利用，架起高校與校友溝通的橋梁，不僅事關高校自身的發展，也對高校檔案拓展社會化服務開辟了新的途徑

一、高校校友數字化檔案集成管理工作顯見不足

毋容置疑，高校校友數字化檔案集成管理建設工作是一項重要的工作。然而，這些年來，由于種種原因，致使這項工作顯見不足。主要表現在：

一是定義不明，制度建設缺位。高校檔案機構每年都要收集涵蓋高校一切活動的十一大類檔案，包括黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會、人物等[1]，可是其中并未有校友檔案的類別。這里所稱的高校校友，系指曾經在同一個大學進行學習、工作和進修的人，同時也包括曾在本校任教或研究的人員。高校校友檔案的征集對象較為復雜，收集范圍廣，牽涉部門多，與教學類中的學籍檔案、人物檔案都有部分重疊。因此，本文明確高校校友數字檔案的征集對象不僅是曾在高校就讀的學生，也包括本校任教及退休人員，收集范圍除高考錄檢表、學生成績單、畢業登記表、黨團組織材料等“老四樣”檔案外，還包括在校期間的重大活動材料、科研成果、表彰獎勵等，以及校友畢業后的工作單位、聯系方式、成果成就等一系列檔案。可是在以往工作中，由于定義不明，制度建設缺位，致使一些校友的檔案收集與利用，受到了很大的影響。

二是結構分散，材料參差不全。目前高校校友檔案的建構模式多以機構來源為主，教務處負責學生的高考錄檢表、學生成績單、學生登記表、畢業登記表等基礎學籍的歸檔；學工部負責學生獎懲評定、先進集體、先進個人等德育考評的歸檔；組織部、校團委負責校友的黨團組織關系的歸檔；科技處負責任教老師的科研成果歸檔；人事部門負責教職工的獎勵、處分、任免等個人成長材料的歸檔。由此可以看出，校友檔案結構分散，是由檔案管理部門統一指導，對各自部門在其工作中形成的檔案按來源進行收集和整理，且校友資料大多是教學、黨群類的紙質檔案。當校友個人檔案丟失需要補檔時，檔案結構分散造成查找繁瑣、效率低下的現象：如查找高考錄檢表時需根據其高考時間、生源地、專業等信息精確查找；而學生成績單、學生登記表、畢業登記表又是以班級為單位進行歸檔的，黨團組織信息又是以學院黨支部為單位進行歸檔的，其個人檔案所需的信息只是其中的某一頁或某一行信息，這樣的結構管理給查找、更新和維護帶來了很大困難與不便，遠遠不能滿足學校和學生的需求。此外，由于某些歷史原因，存在學籍檔案歸檔不全的現象，如長安大學在2003年以前沒有針對個人的《學士學位申請表》（相當于學士學位授予決定），2009年以前沒有《學生入學登記表》《學生登記表》。校友檔案的缺失，由此可見一斑。

二、構建校友檔案數字化集成管理模式

為了彌補校友檔案管理工作的缺失，構建校友檔案數字化集成管理模式實為一種行之有效的方法。其具體做法如下：

一是以畢業生檔案為數據來源，構建校友檔案基礎數據庫。實現校友檔案數字化集中管理的核心是建立校友檔案基礎數據庫。前期，我們對長安大學自1951年以來的畢業生的原始檔案進行數字化加工處理，以歷年新增的畢業生信息為基礎數據，將高考錄檢表、入學登記表、成績單、畢業登記表等學籍信息以學號或身份證號作為主關鍵詞實現批量導入及資料匹配，構建長安大學海量校友檔案基礎數據庫。校友檔案基礎數據庫的構建過程是將原始檔案的數字化信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統計等，使無序的信息有序化，這是對校友檔案有效管理和控制的基礎。

二是以知名教師資源庫為補充，豐富校友檔案。具體做法是以人事系統教師個人信息為基礎數據，以國家“萬人計劃”哲學社會科學領軍人才、“新世紀百千萬人才工程”國家級人選、國家“千人計劃”入選者、教育部“新世紀優秀人才支持計劃”入選者等為條件篩選本校知名教師信息，實現批量錄入，建立知名教師資源庫。

三是以校友合作交流為途徑，完善校友檔案。在校友畢業后就業中心提供的檔案數據的基礎上，對集成平臺進行多元化擴展，增加系統模塊，如注冊登錄、班級管理、老鄉社團、校友論壇、招聘信息發布、校友捐贈等，加強學校與校友的跟蹤、合作與交流。校友在該平臺不僅可以持續完善個人的動態信息，還可以上傳、瀏覽班級動態、發表留言、查找同學、回饋母校，發布所在單位的人才需求，協助解決畢業生的就業問題等[2]。

三、實現校友檔案數字化集成管理的途徑

實現高校校友檔案數字化集成管理建設是校友檔案信息集成的手段，是智慧校園建設的重要組成部分。就長安大學校友數字化檔案集中管理主要有兩層含義，首先是檔案館內部分散在不同卷宗中的校友信息的數字化采集、處理、存儲、組織、集成；其次是校友檔案集中管理平臺與如教務系統、就業系統等其他管理信息系統之間的集成，通過面向對象的系統接口實現檔案信息的無縫對接[3]。通過多種集成途徑，從而實現高校校友檔案數字化集成管理。

途徑一，標準集成。標準集成是實現校友檔案數字化集成管理的基礎。標準集成就是通過分解校友檔案信息以及信息化工作過程中不同標準間的矛盾、缺失、不一致，明確校友檔案信息的標準，整理方案和移交時間和過程等，形成一個兼容、連貫、一致、具有動態發展規律的標準體系，確保校友檔案收集內容的有效性。

途徑二，信息集成。信息集成是校友檔案數字化集成管理的核心。通過校友檔案數字化集成平臺的構建形成統一的數據環境，將處于不同卷宗、不同信息系統中的信息匯總至校友檔案數據庫中，并對各種信息進行重新組織與關聯，確保信息的真實性、完整性與準確性，保證不同數據源信息間的有機聯系，使數據庫中的信息具備不斷擴充和及時更新的能力，進而實現信息的系統化、有序化存儲和資源共享。

途徑三，組織集成。組織集成是實現校友檔案數字化集成管理的保障。校友檔案信息集成涉及教務處、學生處、就業處、校友會等各個部門之間的合作和協調，如果不能統一觀念，統一步調，校友檔案數字化集成管理平臺將成為毫無意義的空殼。組織集成就是要對組織機構、人員、資金進行規劃與調整，在不同部分之間尋求符合共同利益并最大限度滿足各自利益的平衡點，建立有效的協調和管理機制，實現校友檔案信息資源的共建共享。

四、構建校友檔案數字化集成管理平臺

校友檔案數字化集成管理平臺的構建非常必要，實踐效果顯著，這個平臺的構建需確保各模塊功能的緊密集成。長安大學具體構建方式是：

其一，平臺的構建方式分為四層。主要包括表示層、業務層、數據層及安全保障層。各層包含的信息內容有所不同。諸如：

1.表示層：校友檔案數字化集成管理平臺主要支持文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各種信息表現形式，以及檔案服務過程中產生的文件類型，如jpg、word、pdf等。

2.業務層：校友檔案數字化集成管理建設的主要業務是文件數據的生成、流轉、歸檔、保管、存儲維護等過程業務。系統建設時要統一部署、明確責任，選擇合適的存儲載體和設備，完善日常的維護、檢查、更新等工作，確保數據的完整性和安全性。

3.數據層：數據中心是業務應用、信息服務及決策系統運行的基礎，主要包括統一管理的數據庫以及支撐這些數據庫管理、動態更新和交換的軟硬件基礎環境。

4.安全保障層：底層網絡安全及認證基礎設施主要由平臺服務商來支持，保障數據資源、數據訪問、傳輸、提取的安全性，以及信息傳輸過程的機密性、完整性，防止信息傳輸過程中被竊聽或泄露，嚴格做好校友檔案信息的加密處理。

其二，平臺建立應用效果明顯，加速了校友檔案開發與利用。

縱觀長安大學建立的校友檔案數字化集成平臺，展示了強大的功能，包括班級畢業合影、學位合影的查詢展示、校友個人入學、畢業照片的查詢展示、校友畢業后個人成就展示、知名教師成果展示、學生風采展示，以及校友學籍檔案查詢、校友就業創業論壇服務等，并充分考慮了信息公開與隱私保密的標準準則，設置了數據校驗和分級保密功能，以保證校友檔案數據的安全性。

平臺構建實現了采集錄入工作的信息化，包括信息手動單個錄入和excel批量添加校友，excel批量更新校友資料、照片等；支持重復信息的篩選、批量刪除等。班級及個人信息、相冊、附件的上傳、下載等。在校史館中通過觸屏查詢系統讓每個已畢業的校友都能夠查詢到當年讀書時的個人、班級、教師等歷史信息，架起校友“未曾遠走”的感情紐帶。該平臺的價值在于完善了校友檔案資源庫的建設，提升了高校檔案館的新的功能，并開創了個性服務、遠程服務的新篇章。在開發的過程中，利用勤工助學的學生采集處理海量校友歷史數據，并與信息技術專業的師生與檔案館工作人員共同參與設計方案，不僅立足學校實際、降低成本，而且給信息技術的學生提供了研究和學習的實踐機會。

基于上述，長安大學采取多種策略建立高校校友檔案數字化集成管理平臺的實踐表明，高校校友檔案的開發與利用，架起高校與校友之間的橋梁，不僅拓展了高校檔案的社會化服務功能，還為學校的建設與發展注入了新的動力與活力。可謂效果顯著，一舉多贏。