鐵路項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效途徑

文/郭 蘇

如何結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與時(shí)俱進(jìn)，將新技術(shù)、新思路應(yīng)用到科技檔案管理工作當(dāng)中，這是對(duì)我們檔案工作者的一個(gè)考驗(yàn)。本文以鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理現(xiàn)狀為依據(jù)，結(jié)合當(dāng)前鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)實(shí)際需求，針對(duì)鐵路項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，對(duì)信息化建設(shè)問題提出了改革建議

隨著近年來我國的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)的飛速發(fā)展，交通強(qiáng)國鐵路先行發(fā)展戰(zhàn)略的持續(xù)深入，鐵路建設(shè)資金投入逐年加大，鐵路項(xiàng)目建設(shè)有序推進(jìn)，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案在鐵路建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、管理養(yǎng)護(hù)過程中發(fā)揮的作用愈加凸顯。如何有效確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目順利建設(shè)實(shí)施，鐵路項(xiàng)目建設(shè)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、高效，是目前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者需要思考和探索的重要問題，尤其是鐵路項(xiàng)目信息化建設(shè)更為至關(guān)重要。

一、檔案管理信息化的意義

分析與闡述鐵路檔案信息化問題，明了其意義頗為重要。本文從此切入，以求共識(shí)：

其一，檔案管理信息化是提升檔案管理質(zhì)量和提高檔案利用效率的有效方法。現(xiàn)代社會(huì)，時(shí)間就是金錢，效率就是生命。實(shí)現(xiàn)鐵路檔案管理信息化，無疑是贏得了時(shí)間，提升了效率，真可謂“靈通法寶”。因?yàn)椋瑱n案信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，一是通過搭建計(jì)算機(jī)檢索平臺(tái)可以有效提升檔案資料的檢索速度，提高查全率和查準(zhǔn)率，節(jié)省查檔時(shí)間，為領(lǐng)導(dǎo)決策，現(xiàn)場搶險(xiǎn)等緊急任務(wù)及時(shí)、高效地提供理論依據(jù)，達(dá)到參謀輔政作用。二是應(yīng)用計(jì)算機(jī)等各種信息化設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案資料查找利用更加便捷，檔案信息處理傳遞更加高效，檔案管理人員工作效率得到有效提升。三是檔案管理信息化將使檔案管理人員的工作環(huán)境產(chǎn)生巨大變化。一次投入，多次產(chǎn)出，降低了檔案庫房要求、后期保管經(jīng)費(fèi)支出，節(jié)約檔案管理成本。運(yùn)用信息化技術(shù)管理檔案真是好處多多，不勝枚舉。

其二，檔案管理信息化是檔案管理工作在自身發(fā)展過程中的必然走向。檔案管理的根本目的就是查考利用，檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)也都是為了實(shí)現(xiàn)這一根本開發(fā)與利用的目的。檔案管理信息化能夠把檔案管理人員從封閉的檔案庫房中解脫出來，更多地從事檔案信息采集、檔案服務(wù)利用、檔案資料編研等工作，使檔案信息資源配置更加合理、管理更加科學(xué)有序，更加優(yōu)質(zhì)、高效地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)。由此可見，加速檔案管理信息化建設(shè)既是社會(huì)發(fā)展的大勢所在，同時(shí)也是提升鐵路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理水平的必然選擇。

二、鐵路項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過有關(guān)部門鑒定、整理并歸檔的鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件。鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件是指鐵路建設(shè)項(xiàng)目在其建設(shè)的全過程中收集和形成的包括文字、圖表、音像、實(shí)物等多種形式的檔案文件和材料。分析鐵路項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀，無論是日常管理工作，還是檔案管理的信息化建設(shè)等方面，均存在較多的問題，有待盡快解決。

問題之一，載體方式單一。鐵路項(xiàng)目檔案與整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目一脈相通，從前期的可研立項(xiàng)、勘察選址、征地拆遷，到中期的招投標(biāo)、合同審核、施工及監(jiān)理記錄；以及后期的項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)批報(bào)告等都與項(xiàng)目檔案密切相關(guān)。在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，因現(xiàn)場環(huán)境、形成方式等原因，目前建設(shè)項(xiàng)目檔案載體多為紙質(zhì)。紙質(zhì)項(xiàng)目檔案因其載體特點(diǎn)，存在查詢不方便、檢索效率低等問題，且容易受到環(huán)境中光照及病媒生物的污染等影響，需要定期進(jìn)行除蟲及紙張修復(fù)，大大降低了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和保管使用期限，增加了項(xiàng)目檔案管理的成本。

問題之二，日常管理松懈。由于鐵路項(xiàng)目檔案涉及整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，需要對(duì)施工過程的各個(gè)工序進(jìn)行詳細(xì)記錄。但在實(shí)際建設(shè)過程中，部分參建單位一味強(qiáng)調(diào)建設(shè)進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目檔案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪記錄到哪，造成日常資料收集不完整。往往直至項(xiàng)目建設(shè)收尾階段，方才組織人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集整理，導(dǎo)致項(xiàng)目文件收集不齊全，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，簽章手續(xù)不完備等弊端。

問題之三，信息化程度低。當(dāng)今世界進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，檔案工作的信息化已經(jīng)成為大勢所趨。可是，由于鐵路項(xiàng)目檔案載體及硬件原因，項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用與現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求之間還存在很大差距。首先由于檔案的保密性要求，導(dǎo)致檔案資源電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度低。其次，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)不夠完善。項(xiàng)目文件的形成多為紙質(zhì)，后期檔案管理，僅僅是將檔案目錄電子化，或?qū)⒃屑堎|(zhì)檔案通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子照片，沒有對(duì)電子檔案資源利用環(huán)境進(jìn)行重新搭建，使檔案資源信息化往往只是作為一種設(shè)想，沒有進(jìn)行實(shí)施，由于信息化工作跟不上，檔案的開發(fā)與利用一般還是停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與利用方式，檔案資源的利用率低下實(shí)屬必然。從某種程度來講，信息化建設(shè)工作滯后已經(jīng)成為制約鐵路項(xiàng)目檔案管理水平提升的一大瓶頸，此說并不為過。

問題之四，專業(yè)人才缺乏。檔案管理關(guān)鍵在人，特別是檔案管理的信息化，要求更要擁有具備專業(yè)技能的人才。然而，在一般人的認(rèn)知中，項(xiàng)目檔案管理工作就是對(duì)項(xiàng)目文件、圖紙進(jìn)行簡單的收集、整理、保管。但實(shí)際上，項(xiàng)目檔案管理涉及很多工程建設(shè)相關(guān)知識(shí)，例如施工方案是否完備，技術(shù)交底是否到位，檢驗(yàn)批數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等等。這都需要項(xiàng)目檔案管理人員不僅具備檔案管理知識(shí)，還需要具備相應(yīng)的建設(shè)工程管理專業(yè)知識(shí)，成為掌握信息化技術(shù)的專業(yè)能人。在目前的鐵路項(xiàng)目檔案管理工作中，從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，來自文史學(xué)科的相關(guān)專業(yè)人員居多，真正懂專業(yè)、懂信息化技術(shù)的人員缺少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理；從年齡結(jié)構(gòu)看，30歲以下的年輕人少，45歲以上的人員占絕大多數(shù)，知識(shí)老化、觀念老化現(xiàn)象甚為嚴(yán)重。

三、項(xiàng)目檔案的信息化途徑

縱觀上述，可見鐵路項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，采取措施予以實(shí)現(xiàn)這是最為積極的態(tài)度和有效途徑。

途徑之一，從鐵路項(xiàng)目檔案收集源頭入手，加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文檔、電子審批的應(yīng)用越來越廣泛。在工程前期使用電子文檔進(jìn)行審簽；在施工過程中應(yīng)用移動(dòng)終端，填寫電子施工日志，隨時(shí)對(duì)工程建設(shè)全過程進(jìn)行記錄；使用電子檢驗(yàn)批、各類工程驗(yàn)收表，對(duì)試驗(yàn)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收情況進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，確保工程質(zhì)量。在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)用電子平臺(tái)，完成各類驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和竣工圖紙。只有這樣從源頭入手，大力推廣電子化，才能為項(xiàng)目檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

途徑之二，從管理制度入手，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的先決條件。在信息化時(shí)代，檔案信息的共享與傳遞更是依托于這一先決條件。由于計(jì)算機(jī)型號(hào)的差異、配置的高低端不同、軟件兼容與否等問題，給檔案信息的收集、整理、傳遞、利用帶來了諸多不便。因此，要保證項(xiàng)目檔案信息化順利實(shí)施，就必須建立統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，搭建統(tǒng)一的電子檔案信息平臺(tái)，使電子文件所使用的軟件系統(tǒng)保持一致，電子檔案的收集、提取方式保持一致。只有這樣，才能達(dá)到電子檔案從現(xiàn)場收集到歸檔管理的無縫對(duì)接。

途徑之三，從安全防護(hù)入手，確保檔案信息安全。一是提升硬件設(shè)備保安全的能力。選用高品質(zhì)信息存儲(chǔ)設(shè)備，避免因設(shè)備質(zhì)量與功能等原因影響檔案信息的存儲(chǔ)和使用；提供符合標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)環(huán)境，配備恒溫、恒濕、防光、消磁設(shè)備，延長電子檔案使用壽命。二是提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保安全的能力。計(jì)算機(jī)病毒、木馬程序、黑客攻擊等都是嚴(yán)重危及電子檔案信息安全的問題。因此，計(jì)算機(jī)要加裝電腦病毒防護(hù)裝置，要采取IP限制、密鑰管理、漏洞掃描、入侵檢測、專線專網(wǎng)、載體轉(zhuǎn)換等措施，確保電子檔案的安全。

途徑之四，從培訓(xùn)教育入手，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，學(xué)科間的相互滲透、相互融合日益加深，這要求檔案管理人員既要具備扎實(shí)的檔案管理理論功底，還要擁有駕馭基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。真正做到既要能夠熟練應(yīng)用各類網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸軟件，為快速、高效地開發(fā)、利用檔案信息提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；又要掌握信息安全的必備知識(shí)。及時(shí)安裝、更新殺毒軟件，通過實(shí)時(shí)監(jiān)測、定期殺毒等技術(shù)，防止病毒入侵計(jì)算機(jī)；采取信息加密、身份認(rèn)證、防火墻等技術(shù)，防止黑客入侵。從而確保網(wǎng)絡(luò)安全，讓檔案管理工作安全可靠，切實(shí)做到萬無一失。

途徑之五，從管理創(chuàng)新入手，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。一是檔案管理思路要?jiǎng)?chuàng)新。為了更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，檔案管理人員就必須解放思想、開拓思路，樹立創(chuàng)新意識(shí)。二是檔案信息資源要?jiǎng)?chuàng)新。檔案信息資源是檔案開發(fā)利用的主體，也是創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。應(yīng)用信息化技術(shù)手段，既能把檔案管理人員從收集、整理、裝訂、上架等體力勞動(dòng)中解放出來，又能實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通、資源共享。在檔案的形成收集、整理歸檔、參考查詢、科學(xué)編研中，應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必由之路。

當(dāng)今世界，已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，必將帶來檔案管理的變革與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化無疑將是今后檔案管理發(fā)展的必然之路。信息化技術(shù)的應(yīng)用將提高檔案管理人員工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，加快檔案信息傳輸速度，使檔案的查考利用價(jià)值得以充分的發(fā)揮，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于平民百姓。而檔案事業(yè)的大發(fā)展，信息化技術(shù)作為先進(jìn)的重要手段無疑將能提供最為有力的支撐。