淺析電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

孟麗霞

摘要：信息技術改變了生產生活方式，電子檔案也隨之出現。電子檔案是將傳統印刷檔案變成電子信息模式的檔案，有了更多的優勢，本文將傳統印刷文件檔案與電子文檔檔案進行了利弊比較。

關鍵詞：電子檔案;傳統檔案;管理

傳統的紙質圖表以及文字更容易出現遺漏和修改等問題，紙質檔案在調取時效率低下、使用率低，越來越多的領域對于檔案管理變得以電子存儲的方式為主，利用計算機及網絡技術實現對檔案的有效存儲、處理、調取及防修改。

1.電子檔案管理面臨的安全問題分析

1.1目前，很多單位對檔案工作人員開展專業的網絡信息安全培訓不到位。網絡管理員、檔案工作人員缺乏安全管理意識，致使檔案信息安全管理不到位，不規范。另外，檔案利用者也普遍缺乏檔案信息安全保密意識，由于利用者的廣泛性和不確定性，很難開展統一的培訓和教育，一般只能通過加強管理進行約束和防范。

1.2 信息安全管理標準欠缺。由于檔案管理系統建設的多樣性，在檔案信息安全管理方面缺乏一套公認的、通用的、可操作性強的標準體系，尤其是針對檔案元數據、信息安全、存儲格式和數據交換等方面的電子檔案標準規范。

1.3 缺乏系統管理思想。很多單位在開展檔案信息化建設時，沒有采取系統化的安全管理思想對電子檔案進行管理。系統化的安全管理思想包括安全管理方法、安全管理制度、安全技術體系、檔案信息系統安全維護體系等。

2.兩種檔案管理的不同點

2.1對檔案資料歸檔的時限要求有區別。傳統檔案管理在對檔案資料進行管理使用時，需要將相關的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規定進行歸檔統一規劃，因此檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時候進行，效率低，管理歸檔方式單一。電子檔案管理對于檔案資料的歸檔隨時都在進行，電子版本易于復制，可以有效提高調閱效率，對于檔案資料的歸類可以隨時進行，同時在調閱時只需要進行登記，設定分類號以及訪問權限就可以完成。

2.2兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區別。傳統的檔案管理方式在歸檔時注重的是檔案自身的完整性、系統性以及有序性，一旦打亂勢必要浪費檔案管理人員大量的時間和精力去重新整理歸檔。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術，在對檔案進行錄入時進行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調閱之后不用擔心歸檔混亂，效率高，使用起來十分便捷，是傳統的檔案管理所不具備的。

3.電子檔案應用風險規避措施

3.1構建科學完善的電子檔案管理制度

在部門中應用電子檔案，在展開檔案管理工作的時候，就要求相關的檔案管理工作人員能夠將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并逐漸構建完善的電子檔案管理工作流程，使得部門的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結、考核信息管理工作，和電子文件的歸檔工作能夠得到高度同步。要求凡是參與到部門電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案歸檔的原則、方法，逐漸構建制度化、標準化的電子檔案管理。比如退役軍人的工作檔案，就可以采取電子檔案保管的形式來完成，這樣有助于構建科學與完善的檔案管理制度。通過電子檔案策略，對相關退役的人員和所在單位檔案進行統一管理，挖掘檔案存在的問題，挖掘出問題存在的實質，對相關問題提出建議，改善相關管理措施。

3.2使信息充分得到共享，提高工作效率

檔案管理信息網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復工作。而且在人員管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。在信息共享的基礎上提高對人員認識的深度和廣度。并可以實現部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率。

3.3做好歸檔電子文件技術處理

為了防止電子文件出現安全問題，在條件許可的情況下，應該對電子文件設定計算機內部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時的防偽工作以及在電子文檔調用過程中出現復制文件的識別，在檔案部門管理相關電子文檔的過程中，只需要輸入相關隱性條碼就可以發現電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時也能夠防止偽造，做到安全權威，這種將電子文件進行可讀性設置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

3.4加強對電子檔案管理人員的管理

電子檔案的管理，離不開管理人員。他們的任務不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術和硬件設備，才可以確保管理工作的效率，這是管理人員所必須擁有的技能。首先，在招聘電子檔案管理人員時，不僅要注意人員是否具有檔案管理技術，還需要了解招聘人員的信息技術，而且可以實現兩方面的有機結合;其次，對于正式員工而言，接受培訓是必須的，每次培訓的內容都是為了解決當下電子檔案管理過程中出現的實際問題，并且具有不同技能的員工在培訓內容上應該有不同的側重點。培訓最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業技術水平，進而提高效率。

結語

相較于傳統檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調閱問題，在各個方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時也替代了傳統的紙質版，降低了紙品的消耗，促進了環保的發展，這是傳統檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統檔案管理還是有著不可忽視的優點，因此只有將兩者有效結合起來，才能夠揚長避短，真正提高檔案管理的質量。

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