大數據時代下的企業檔案管理研究

摘 要：在大數據技術不斷發展的當前形勢下， 每個行業都需要處理更加復雜的數據信息，這也在無形之中讓檔案管理領域的工作人員面臨著極為重要的挑戰，每個工作人員都意識到新型科學技術應用于實際工作的重要性，也知曉了大數據技術的使用已經成為了社會發展的必然趨勢。檔案管理工作的順利進行是每個單位順利發展的重要基礎，此項工作存在的價值和意義就在于能夠將了已經發生的重要事件的各類信息進行更加合理化地歸納和總結，方便各個工作人員在需要的時候可以將其中的信息調取出來進行觀察和研究。在大數據技術的不斷發展下，每天都會產生大量的數據信息，檔案管理部門的工作人員必然需要將大數據技術應用到日常生活中。本文對現階段當企業領域檔案管理工作的主要形式進行了分析和總結，并提出一些切實可行的工作方案，旨在幫助更多企業能夠依據自身的實際情況合理應用大數據技術完善檔案管理工作。

關鍵詞：大數據技術;企業管理;檔案管理

1 研究大數據技術的重要意義

首先，此項技術的研究部能夠讓相關工作人員具備更多檔案管理理論知識，在執行工作的時候能夠更加順利，管理人員在進行指導工作的時候能夠具備更為寬廣的思路。在這種新的時代背景下，檔案管理工作在開展的過程中也需要進行一系列的變革，并對其中存在的工作問題進行全方位地研究，將各類問題加以更加精細化地完善，這對于整個檔案管理事業的發展都具有著極其重要的促進作用，有助于檔案管理工作的順利開展。

其次，大數據技術的應用能夠進一步推進檔案管理工作的改革進度。在大數據技術不斷發展的當前形勢下，對于檔案管理部門工作人員的總體素質具備了更高的要求，工作人員還需要對當前檔案管理工作的發展趨勢進行更加精細化地分析，讓檔案管理工作能夠進行得更加完善，并可以充分激發相關工作人員的創新熱情，讓所有工作可以在每個員工的不懈努力下有條不紊地運作下去。

最后，大數據技術的實施能夠促進相關工作人員基本素質的不斷優化。在大數據技術能夠徹底改變工作環境的運作方式，檔案管理工作人員的教育問題也可以在這樣的環境下得到各方面的完善，并能夠切實激發每個員工的學習積極性，并可以在實際的工作中運用更多先進的科學技術，讓相關工作人員能夠擁有更高的工作積極性，工作人員的工作效率能夠獲得顯著提升。

2 現階段大數據技術實施過程中面臨的困難

隨著大數據技術在現代社會中的積極應用，檔案管理領域工作者在執行工作任務的時候需要對原有的工作技術進行多方面的審視，及時摒棄其中落后的工作觀念，并將其中存在的工作經驗加以融合，這樣才能夠從根本上強化大數據技術的實際作用。但是，由于大數據技術的應用尚未成熟，檔案管理工作在進行創新的時候依舊會面臨多方面給予的壓力。

2.1 大數據技增強了檔案存儲工作的難度

大數據技術在應用過程中，數據輸入的數量要遠遠高于輸出的量。絕大多數的數據庫在進行系統設置的時候，主要依據系統的更新讓大數據技術獲得更加先進的操作方式。其中，搜索和檢測技術的加入能夠讓大數據系統更加完善。檔案數據本身數量巨大，如果被錄入到某個經營范圍較大的站點中，很有可能構建成為大數據系統。由于各個領域的數據信息都在呈現出逐漸上漲的趨勢，檔案管理部門所需要處理的信息數量日益攀升，甚至會出現數據信息無法及時得到完善處理的情況。數據存儲數量的提升意味著信息訪問量的提升。所以，在大數據技術的加持下，檔案管理工作在開展的途徑中逐漸出現了數據訪問速度下降的情況，這也造成了檔案管理工作的運作障礙。

2.2 大數據技術滲透下檔案資源管理面臨的挑戰

隨著傳統文明逐步向現代社會文明的方向發展，檔案管理工作在運行的過程中不再依賴于紙質材料，而逐漸呈現出數字化的特性，再進一步發展成先進的大數據技術。由于檔案信息的存儲量已經出現數量暴增的情況，當前的信息化技術的應用雖然能夠解決較為簡單的數據整理問題，但是已經遠遠無法滿足現階段社會各界的實際需要。但是，由于檔案工作技術是相對落后的，資源管理工作的整體方式正在處于停滯不前的狀態，信息技術的使用也處于極為匱乏的狀態，社會當中的檔案管理工作并沒有引起更多人的注意力。工作人員應該積極利用更加先進的信息化技術，這樣才能夠為社會提供更加優質的服務，將資源進行更加科學合理的整合，利用大數據技術在檔案中挖掘潛在價值。所以，數據信息的整合以及檔案信息安全性得到保障，都能夠促進檔案資源的合理利用。

2.3 大數據技術為檔案工作管理者業務能力帶來考驗

首先，當前形勢下，檔案信息的收集工作都服務于企業經營活動，或者具有較高價值的文件，這些文件都會經過加工后儲存在檔案室當中。多數的檔案管理工作成果都處于半成品的狀態。但是，大數據技術所需要的數據都是通過資料信息進行錄入的，大數據本身更加注重信息的完整性特征和時效性特點。所以，檔案信息的儲存工作也需要具備及時性的特點，這樣才能夠滿足大數據時代的基本需要，此項工作的順利進行已經成為檔案管理部門需要面對的重要問題。

其次，計算機技術的應用逐漸替代了手工技術的統計，傳統的工作方式都是較為落后的，已經不能及時適應大數據時代的基本要求，無法進行更為詳盡的數據管理工作。大數據技術的使用更加強調開放化的檔案管理方式，這樣才能夠適應社會多元化的工作發展走向。由于大數據技術的應用能夠將較大規模的數據信息加以整理，并利用云端系統對數據信息進行加工和整理。所以，信息技術領域的人才是較為缺少的，同時也限制了檔案管理工作本身良好的發展走勢。

最后，在以往的檔案管理工作當中，信息的存儲和查詢都是被動進行的工作，現代技術的應用依舊無法對更多的資源進行合理開發，不能對社會提供更加優質的服務。但是，在大數據技術應用的過程中，將會有大量的信息可以實現科學合理的整合，讓大數據技術可以獲得更為廣闊的應用空間。

2.4 大數據技術的加入對工作人員素質提出更多要求

隨著互聯網技術的不斷延伸和大數據技術的應用，大數據技術本身能夠為檔案管理工作提供更加完善的工作思路，能夠讓更多的工作人員擁有發展機會，但同時也需要其擁有更高的工作素質。在大數據技術不斷延伸的當今社會，傳統管理技術的核心理念也應該積極應用到檔案管理工作中，還需要對所有相關的工作人員進行培訓，讓更多的工作人員能夠接受到更高質量的培訓內容。比如，大數據技術雖然能夠將大量的數據信息進行更加精細化地整理，但是此項技術本身就具有著極強的綜合性，工作人員在進行操作的時候會面臨很多方面的困難，技術系統的操控需要具備專業知識的技術人員加以掌控，實現對數據信息透徹分析和總結，這樣才能夠尋找到最適合企業發展的檔案管理方式。面對大數據技術的廣泛應用，企業同樣需要多名掌握先進數據整理技能的高級管理人才，及時分辨出數據信息未來的發展態勢。由此可見，檔案管理工作的進行必然需要大數據技術的加持。由于企業類別較多，企業所需要使用的檔案管理系統也存在較大差異，需要更多不同類型技術人員參與到大數據技術的研究中。這樣才能夠將檔案管理工作中存在的各種挑戰轉變為廣泛發展的良好機會。

3 大數據技術為檔案管理工作帶來的發展機遇

從多個角度觀察大數據技術所具有的特點能夠明顯察覺到，檔案管理工作需要進行多方面的變革，但同時讓檔案管理工作具備了更多的生機。

3.1 大數據技術為檔案管理工作帶來發展機會

在傳統的檔案管理工作中，工作人員通常情況下都會采用紙質介質進行數據的歸納整理，使用的分類單位通常情況下為“件”或者是“卷”。紙質檔案受到取締是歷史發展的必然趨勢，也是社會高效發展的必然需要。檔案管理部門的工作人員所需要做到就是將原先的工作重點內容進行轉移，將原本的搜集工作的管理程序等，逐漸轉變為數據信息的監測工作面，確保云端信息的精確度和安全性，并及時進行數據整理分析工作。所有工作都會產生更高的效率，社會的發展也會因此加快進程。

3.2 大數據技術對檔案價值的提升

以往的檔案管理工作在進行過程中，主要應用紙質檔案以及電子文檔信息實現對數據的整理和分析，檔案在傳統的工作模式中始終處于被動利用的狀態。多數情況下只能被存儲到檔案柜或者是計算機系統當中。其中所包含的數據信息很少得到專業技術人員的分析及總結，難以彰顯出其應有的價值。通過對數據信息的總結和分析，以及云計算技術的應用，能夠及時搜索出工作人員所需要的信息，并對其進行關聯或者提取處理。通過對數據信息的挖掘和處理，讓原本抽象的數據信息能夠發揮其實際存在的價值。這能夠在最大限度上展現出大數據技術所能夠具備的劃時代意義。

4 大數據技術影響下檔案管理工作的重點內容

面對大數據技術的發展趨勢，檔案管理工作者面臨著更多方面的挑戰任務。在面對大數據技術帶來的挑戰后，相關工作人員進行工作模式轉型的時候需要更加迅捷，這樣才能夠積極應對所有的挑戰機會。為了能夠幫助相關工作人員更好地適應新時代的基本要求，筆者主要提出了以下幾個方面的具體工作方案。

4.1 創建新型工作理念

檔案管理領域的工作人員需要及時進行工作方式的革新，積極轉變自己原有的心態，進行思想層面的解放，讓每個員工都能夠有更多的機會施展自己的才華，有機會利用自己智慧解決相關的管理工作問題。管理人員需要將工作眼光放得長遠一些，及時進行工作方式的革新，積極利用工作之余時間研究與大數據相關的技術領域知識，并結合企業的實際需要，思考如何將大數據技術更好地融合到檔案管理工作當中。在實踐工作中也要充分展現自身的思想理念，進行大膽創新，讓每個員工都能夠充分意識到大數據技術所具有重要價值，每個員工都可以在執行工作任務的時候積極利用大數據技術，讓所有的員工都能夠在這樣良好的工作氛圍中實現對大數據技術的靈活掌握。

4.2 強化對人才的培養

當前形勢下，企業內部檔案管理工作人員的總體質量良莠不齊，很多人員并沒有經受過專門的訓練，對于檔案管理工作內涵缺乏足夠的領悟能力，在執行工作任務的時候經常會出現一些列的差錯，導致工作效率是極為低下的，公司整體的運行進度都會因此受到嚴重的影響。在大數據技術不斷得到重視的當今社會，管理人員如果不具備足夠的專業水準，將導致企業受到較大的經濟損失，很多決策也難以在較短的工作時間得出正確結論。這將不利于企業的順利發展。因此，企業需要積極引進專業型的技術人才，讓大數據工作都能夠在嶄新的社會環境中獲得高效利用。同時也需要對現有的工作人員進行多方面的培訓，這樣才能夠保證現有的人力資源能夠獲得優化，讓企業內部能夠時刻保持較好的生機活力。

4.3 強化檔案宣傳活動

為了能夠讓每個員工能夠在內心深處意識到大數據技術對于企業發展的重要價值，企業管理人員需要抓緊每一次能夠進行大數據技術宣傳的機會，在國際檔案日當天或者利用講座宣傳的形式講解大數據技術當中所具有的深刻含義。為了能夠加深員工對于此種技術的印象，管理人員還應該及時組織員工參與到相關的社會活動中。這樣，所有員工都能夠在實際工作中意識到大數據技術所具有的價值。同時也能夠對檔案管理工作的重要性具有更加深刻的印象，并能夠積極配合相關工作人員進行數據收集。

5 結束語

綜上所述，隨著大數據時代的到來，企業在執行各種任務的時候需要進行多方面的考慮。尤其在面臨檔案管理工作的時候需要加以多方面的考慮，及時察覺到自身存在的不足之處，將原有的管理技術水平加以精細化地完善。相關的工作人員一定要積極面對隨之而來挑戰，積極提升自身的專業水準，將檔案管理工作進行進一步地精進，促進企業的順利發展，讓企業能夠在復雜的經濟環境下獲得良好的發展前途。

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作者簡介：林梅（1967-），女，四川成都人，本科，館員，研究方向：企業檔案管理。