推進干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新

文/西安碑林博物館 張寧

人事檔案作為博物館人事管理制度的主要內容，為了更加精準科學地對干部個人的工作能力與業績表現以及學歷信息與個人信息等進行精準記錄，對干部的全面了解、識別、選拔等提供信息基礎，在人力資源結構優化、人事調動、個人能力全面分析、個人考評任用信息基礎等方面有著不可或缺的作用，需要改進傳統的人事檔案管理工作模式，切實加強信息化管理模式的應用，通過推進干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創新。

一、干部人事檔案信息化管理全面推進的目的

任何工作的開展必須要有明確的目標，這樣才能在目標的導向下推動工作的深入實施。為全面促進人事管理創新，需要在干部人事檔案管理方面全面推進信息化管理，并對其全面推進目標，具體體現在以下幾個方面：

（一）以切實提升檔案查詢的便捷性為基本目的。傳統的紙質檔案較多，且查詢起來十分不便，而全面推進干部人事檔案信息化管理，最為關鍵的一環就是要做好紙質檔案的信息化處理，并在計算機系統與軟件中對檔案內容進行保存，這樣在檢索過程中，就能利用軟件檢索功能對所需檔案信息進行檢索和查詢，并非傳統地從大量的紙質檔案中查詢檔案。因此，干部人事檔案信息化管理，需要提升其智能化程度，提升檔案查詢的便捷性，彰顯檔案管理的初心。

（二）以切實提升檔案管理的規范性為根本目的。全面推進干部人事檔案信息化管理，使得檔案管理變得更加規范，因為干部的人事檔案信息，完全是根據檔案信息系統的要求，對檔案內容進行規范填寫，不僅字體、內容、格式嚴格規范，而且能有效地避免紙質檔案的字體不一、字跡辨認難度大、格式不規范和內容不全面的問題。而提升干部人事檔案的規范化管理水平，就需要加強信息技術的應用，緊密結合技術要求，做好檔案信息的數據遷移和共享，不斷規劃檔案管理行為。

（三）以切實提升檔案管理的安全性為核心目的。檔案信息安全的重要性不言而喻，而傳統的檔案管理，因為受紙張、筆墨等方面的性質影響，在紙質檔案保存時，需要始終處于干燥、背光、溫度適宜的環境中才能得到良好的保存，但是現實中要想做到這一點難度較大，使得為檔案管理的投入會進一步加大，加上紙質檔案的管理難度大，對檔案的安全性受到影響。因此，在干部人事檔案信息化管理中，需要以提升其安全性為核心目的，通過應用信息技術做好檔案的數字化處理，加上通過對其的加密處理，使得檔案信息變得更加安全，在可讀性、完整性與可用性上有較大的保障，所有信息化檔案還能在云端保存，使得信息化技術的安全性得到提升。

二、干部人事檔案信息化管理現存問題

（一）專業能力有限。采用信息化的管理模式優化博物館人事檔案的管理所帶來的優勢，已經被我們所認知，并得到了廣泛的應用，但是從當前來看，很多博物館在這方面主要是將紙質檔案向數字檔案轉換，而轉換的結果、轉換后的適用性、原有紙質檔案的保護等方面容易出現矛盾，這主要是由于對專業化技術要求掌握不夠，尤其是專業水平有待提升，而干部人事檔案的信息化管理對檔案人員的專業技術水平要求較高，使得信息化管理處于初級水平。

（二）管理方法的創新性不足。干部人事檔案信息化管理并不是簡單地將紙質檔案轉化成數字檔案即可，還要在日常管理中對管理方法不斷創新，但是從當前來看，由于管理方法落后，采用的管理機制不完善，管理方法較為傳統，在信息化管理中忽視檔案數據信息的安全性、便捷性和創新性，導致檔案的利用率較低，檔案管理的作用難以有效發揮。

三、博物館干部人事檔案的信息化管理的實施

創新的前提是有著強烈的創新意識和基本的創新技術，就當前來看，我國很多博物館在干部人事檔案管理方面，已經具有這兩個方面的前提，但是迫切需要做好以下工作：

（一）基礎資源建設方面的創新。推進干部人事檔案信息化管理工作的開展，需要在基礎資源方面加大建設力度，在基礎資源建設創新時，主要是從基礎設施、標準體系和應用系統三個方面的建設進行創新。1.基礎設施。基礎設施作為推進干部人事檔案信息化管理的根本前提，需要切實做好基礎設施建設。首先，在內部局域網方面加大對其的建設力度，秉承大組工網的原則，構建互聯互通的檔案管理所需的網絡管理體系。其次，需要在機房與辦公設施方面加大投入力度，既要確保各種基礎設施配備到位，又要采取安保措施強化對其運行情況監測，特別是要加大對其的更新和維護力度，以確保其始終處于性能最佳的狀態。最后，建設標準一致、科學高效的檔案管理系統，尤其是要利用檔案系統做好數字資料的技術性加工，使得數字文件的技術水平得到提升，從而給未來對數據資源庫的不斷完善奠定基礎。2.標準體系。在標準體系建設中，主要是緊密結合干部人事檔案信息化管理的需要，尤其是博物館的工作本身就具有較強的專業性，在這方面有著較多的優勢，所建立的體系往往是他人所模仿的對象，因此在標準體系建設方面需要做好表率。一般而言，標準體系主要有基礎硬件、數據庫建構、軟件開發的標準。但是需要對經過系列環節，且整個環節較為復雜，這就需要結合博物館的特點，切實建立具有自身特色的干部人事檔案管理標準體系，且檔案專業的基本術語詞匯要規范，檔案館的代碼要編制細則，明確檔案種類的劃分標準、計量單位標準和統計工作標準，這樣才能更好地以完善的標準體系促進信息化檔案管理的實施。3.應用系統。干部人事檔案信息化管理需要應用系統與網絡平臺的共同支持，所以需要在網絡平臺的基礎上，加強應用系統的建設。常見的應用系統的基本流程詳見圖所示。

圖 檔案系統數字資源查詢流程

（二）檔案信息安全方面的創新。為確保干部人事檔案信息資源的安全，需要在檔案信息安全方面加大對其的創新力度。首先，著力構建完善的干部人事檔案信息化安全維護體系，以切實強化軟件運維保護，避免出現數據丟失的情況。在機房物理環境方面加大對其的安全防護，選派專人做好主機和服務器以及持續電源系統與儲存設備存放區的管控，定期做好對其的檢查，尤其是做好病毒庫的實時在線自動更新，以切實強化其網絡安全水平。切實加強對檔案管理人員的專業技術培訓，不斷強化其自身安全意識，定期做好系統的運維和數據庫的完善。其次，需要建立信息安全的保密規范，對用戶管理與使用權限要準確劃分，采取分級管理方式，對使用權限和使用級別進行精準定位和科學劃分。尤其是整個干部人事檔案信息系統的使用流程要科學、安全、規范、完善，切實強化安全保密教育。

（三）以“十四五”規劃為導向，實現干部人事檔案的多元創新。在“十四五”即將來臨之際，為了更好地強化干部人事檔案的信息化管理，我們應在這方面加大創新力度，緊密結合本單位對“十四五”期間的科學規劃，做到未雨綢繆，既要思考“十四五”背景下單位干部人事檔案信息化管理的對策，又要切實加強與兄弟單位的合作，切勿閉門造車。尤其是在新檔案法修訂的大背景下，需要切實強化與受眾之間的互動，才能更好地打造高素質的干部人事檔案管理人員隊伍。

第一，干部人事檔案信息錄入之前，需要確保每個干部的人事檔案信息真實準確、原始依據完整規范，需要在完成專審工作的基礎上，才能在干部人事檔案信息管理系統中錄入。在審核過程中，重點對出生時間、參加工作時間、入黨時間這三個時間節點要查明，而在此基礎上，就是對學歷學位、工作經歷、身份識別、家庭背景等，且所有送審材料嚴禁造假，只有做到精準采集和嚴格審核，才能把好入口關。

第二，將干部信息管理平臺對接到干部人事檔案在線查詢系統之中，并利用大組工網建立聯合查詢系統，尤其是要對二者的在線查詢系統需要做好對接，才能更好地對借閱流程進行規范。

第三，需要切實做到全程跟蹤與動態化管理，干部人事檔案信息化系統的運行，需要切實做好對其的跟蹤與動態化管理，所以需要檔案管理人員具有較強的政治素養和較高的責任意識以及過硬的專業技能，以更好地做好檔案管理系統的維護和更新，避免由于網絡安全問題導致數據信息被泄密的事故出現。

第四，切實加強檔案管理的專業化水平的提升，切實加強大數據、互聯網、物聯網、云計算、人工智能技術等與現代信息技術的應用，切實利用數字化加工技術，切實做好檔案資料的固話，又要確保各項檔案管理制度得到落實，制定材料分類標準、管理規范、歸檔整理制度、入庫審核制度、保管借閱制度、保密制度等，以全面提升干部人事檔案的信息化管理水平，開創人事管理新格局、新業態、新生態。

（四）檔案管理制度方面的創新。良好的管理制度是實現成功的根本。針對博物館的干部人事檔案管理而言，在檔案管理制度創新過程中，需要始終采取內部與外部監督相結合的機制，既要確保干部人事檔案的鑒別與使用做到認真細致審查，又要預防出現工作漏洞，對管理行為進行約束，嚴防泄密事件發生。此外，還要對干部人事數字檔案的收集與鑒別制度進行完善，數字檔案移交與轉遞方法要明確，檔案查閱制度不斷完善，責任得到落實，審批權限得到管控，定期做好干部人事檔案信息化管理情況的考核與評價等。

四、結語

綜上所述，鑒于人事檔案信息化管理的重要性，需要在干部人事檔案信息化管理方面加大對其的重視，結合其目標和現存問題，采取針對性的措施，切實做好上述工作，切實提升干部人事檔案管理水平。