芻議新形勢下加強高校檔案管理工作的思考

印洪斌

【摘? 要】當今正處于二十一世紀，高校的檔案工作管理也處于一個新的發(fā)展階段，因此有關教育部門必須加強對其的思考，使得高校的檔案工作管理更加適應當今時代的發(fā)展，必須要與時俱進，不能永遠停留在過去。

【關鍵詞】新形勢;高校;檔案管理

1高校檔案的特點和定義

1.1 高校檔案的定義

在高校創(chuàng)辦學校的過程中，高校的檔案是非常重要的，它承載著高校的特點。所以說高校應該把高校的檔案管理工作放在重要的地位，充分重視起來，而不應該懈怠。

1.2 高校檔案特點

高校的特點是屬于比較特殊的，總結為下邊的三種。

（1）社會性

高校是人才聚集的地方，同學們可能是從高中參加高考升入大學，也可能是通過專升本考試從專科學校考入本科學校，還有可能是考上碩士研究生博士等更高的學士稱號。同學們來到高校進行學習，學習系統(tǒng)的知識，畢業(yè)后從事相關工作，進入社會。因此，同學們在高校進行學習的過程中，高校檔案就記錄了他們在學校的表現情況、獲得的榮譽等，對于他們進入社會工作起到重要的作用。

（2）綜合性

高校是培養(yǎng)學生綜合能力的場所，學生進行學習的地方不僅有教室和圖書館，還有自習室、實驗室和實習室，讓我們大學生不僅能夠擁有學習的地方，還能夠同時擁有練習的地方，這樣能夠使得學到的理論知識及時得到實踐，可以更好的鞏固學生對知識的掌握情況。因此，高校有各種部門分工協(xié)作，進行檔案管理工作。高校的檔案也分為好多種類型，比如關于學校財產方面的，關于學校的基礎設施方面的，關于教學方面的，關于科研成果方面的等等。高校的檔案包括的種類特別多，所以需要各個部門逐一檢查，分工協(xié)作，共同做好高校的檔案管理工作。

（3）系統(tǒng)性、完整性

高校的部門雖然比較多，但是這對于檔案的系統(tǒng)的管理比較有優(yōu)勢，各個部門分有各方面的工作，保證各個部門不沖突，分工協(xié)作從而效率更高的做好高校的檔案管理工作，長久下來自然而然能夠形成完整且獨特的檔案管理體系。

2目前高校檔案管理工作的現狀

在對當今高校的檔案工作管理進行的調查結果來看，高校的檔案工作管理水平并不是和高校的發(fā)展水平在一個水平線上，高校的檔案工作管理水平遠遠落后于其整體發(fā)展水平，這對于高校的發(fā)展是十分不利的，需要總結出不足之處從而進行創(chuàng)新推動高校的發(fā)展。

2.1人員情況

高校檔案館并不是都是專業(yè)人士，有很多的兼職人員，這些人大多是不專業(yè)的，而且檔案管理人員男女比例非常不平衡，女性近七成，遠遠多于男性。所謂的專業(yè)人士也只有一半人是受過專業(yè)的檔案管理培訓，從對應專業(yè)畢業(yè)從而從事相關工作的，另一半只是在工作前進行過檔案管理專業(yè)的培訓。由此可見，高校的檔案管理人員中專業(yè)的人士很少，而且年紀不占優(yōu)勢，有大多數檔案管理工作人員并沒有收到專業(yè)的教育，文化水平有限，這些情況都對于高校的發(fā)展有極其不利的影響。

2.2檔案館藏情況

經過多年來的積累與發(fā)展，高校招生數量越來越多，建設項目和舉辦活動等也越來越多，所以說高校檔案館的館藏量越來越多。

2.3檔案開放和利用情況

在研究中可以發(fā)展，高校的檔案館藏量雖然在不斷的增加，但是真正得到利用的并沒有很大程度的增加，即使現在的高校檔案館積累了大量珍貴的資源，這種現象也并沒有得到改善，在這種情況下，檔案資源并不能給高校的發(fā)展提供動力，還會造成資源浪費的局面。

2.4檔案館及檔案信息化建設情況

大多數高校并不是十分重視檔案工作，因此并不會給檔案管理工作投入足夠的經費，在這種情況下，檔案管理工作設備跟不上，請不來專業(yè)人員，自然而然不可能做好檔案管理工作。而且，資金不夠，高校檔案管理工作根本不可能吸引到專業(yè)人才，無法達到發(fā)展檔案管理工作的目的。

3 高校檔案工作亟待解決的問題

3.1大多高校檔案管理機制不夠完善

大多數高校并不是很重視檔案管理工作，相應的就不會投入足夠的資金和精力去發(fā)展，從而導致高校檔案館的設備跟不上，缺少專業(yè)人員，檔案工作管理水平停留不前。所以說，高校的領導必須重視起來，加大對高校檔案管理工作的支持，投入足夠的經費，專門組織一個專業(yè)的部門進行系統(tǒng)的管理。

3.2部分檔案人員并不能達到專業(yè)的水平

當今高校的檔案管理人員大多都不是專業(yè)的，非常的不專業(yè)，這限制了高校的整體發(fā)展水平。因此高校需要請一些專業(yè)的管理人員進行管理工作，同時成立培養(yǎng)機構，讓這些專業(yè)人士對員工進行專業(yè)的培訓，提高檔案工作管理人員的整體水平。

3.3檔案信息化建設需要順應時代發(fā)展，進行相應的創(chuàng)新從而與時俱進

從前的高校檔案是紙質的，比較容易收到天氣自然災害的影響，不容易保存，容易損失重要信息。現如今的互聯(lián)網技術已經非常普及，所以說把檔案信息化是非常有意義的，這樣不僅可以更加容易保存下來，還可以更加方便查看，比較節(jié)省空間，但是又可以儲存大量信息，比較方便。

4 結束語

如今的高校如果想要長遠的發(fā)展下去，加強對檔案管理工作的建設是非常重要的，高校領導首先需要解決的就是以上總結出來的那幾點問題，這樣以后高校的檔案管理工作水平就能夠得到提高，自然而然就能夠推動高校的整體發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳華新等.高校檔案工作的歷史回顧與現狀思考[J].上海檔案，2000

[2]陳妹.高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展淺探[J].揚州大學學報（高教研究版）?，2005