對新形勢下自來水公司檔案管理的信息化淺析

楊麗云

【摘? 要】隨著我國社會科學技術的發展，我國已經步入信息化的時代，信息化技術在現階段高新技術發展的過程中具有非常大的發展潛力，所以，在企業管理的過程中，也可以將信息化的管理技術應用到檔案管理的過程中，讓企業的檔案管理也可以隨著時代化的發展而不斷的進步，從而有效地提升企業檔案資源的有效整合、信息的保存、相關數據的管理與利用，這樣可以有效地幫助企業更好的發展。所以，將信息化的管理方式融入到企業檔案管理的過程中，是企業在進行檔案管理工作地一項必要的環節。

【關鍵詞】新形勢;自來水公司;檔案管理;信息化;淺析

企業在進行檔案管理的過程，所涉及到的工作非常重要，既可以給一般企業以及單位提供檔案管理支撐，又能夠為特殊企業或者是單位提供檔案管理的基礎與相關的保證。但是企業在進行檔案管理的過程中仍然會存在一些問題，比如：檔案管理工作人員的素質不高、管理出現混亂的情況、基礎設施的條件比較差等等，這些問題在一定的程度上影響著企業檔案管理工作的進行，如果不能進行及時的解決，就會導致企業檔案管理工作出現混亂的情況，不能有效地為檔案管理工作提供支持。

1.自來水公司檔案信息化管理的重要性分析

隨著自來水公司的快速發展，涉及的業務種類也逐漸增加。自來水公司的檔案管理內容不再局限于人們使用自來水的情況，同時還包括施工圖紙、地下管網資料等，這些資料都需要進行妥善保存，是后期評定工程質量的重要參考依據。完善自來水公司的檔案管理工作程序，提高檔案管理工作的管理水平，是現代自來水公司需要集中處理的一大問題。但是在自來水公司的檔案管理工作中，有一點不容忽視，自來水公司的服務對象是千千萬萬的人民大眾，涉及的資料內容必然是十分廣泛的，如果沒有一套系統的管理體系，必然會造成管理的混亂。以管網改造為例，目前市供水主管部門要根據管網排 查情況，開展老舊破損和混凝土管、灰口鑄鐵管、鍍鋅管等已 明令淘汰管材的管網改造。而建立電子化檔案結合道路建設、舊區改造、河道治 理、軌道交通、地下空間開發等，可以明確改造計劃和資金方案，明確具體項目清單、責任單位、完成時限，公共供水管網漏損率控制在 10%以內，節省大量資金成本。

2.企業檔案管理現代化信息建設的問題分析

2.1檔案管理工作人員缺乏專業性

根據相關數據的統計，我國大部分企業檔案管理工作人員的薪資水平都比較低，在這樣的情況下，檔案管理工作人員的積極性不高，這樣就使得檔案管理工作人員中很多高學歷的人員不愿意參加到檔案管理的工作中。同時，隨著時代的快速發展，企業檔案管理信息化的建設不斷加快，對檔案管理工作人員的要求也在不斷的提升，檔案管理信息化的建設不僅需要工作人員能夠熟練的掌握計算機方面的知識與相關的操作技術，還需要工作人員具有較高的綜合素質以及統籌管理的能力。但是就目前的情況看，我國企業檔案管理工作人員的專業水平比較低，知識結構比較單一，并不能真正的滿足企業檔案管理信息化建設的相關要求。

2.2檔案管理的信息化程度有待提高

隨著網絡信息化技術的快速發展，電子化辦公方式在企業以及單位之中使用非常普遍，電子化辦公方式最大的優點就是提升了工作的效率，節省了工作的時間。但是就目前的情況看，檔案管理信息建設并不是很完善，還沒有完全的實現信息化管理，大部分企業的檔案仍然是紙質的，紙質檔案在管理的過程中，很容易受到周圍環境的影響，并且對于保存室的要求也比較高，如果遇到下雨潮濕的天氣，紙質的檔案很容易出現受潮的情況，這樣就對紙質檔案的保存帶來了很大的影響。此外，紙質檔案最大的缺點就是信息量比較大，在進行查找的時候很不容易找到需要的信息，所以，企業檔案管理工作想要得到有效的發展，就必須建立完善檔案管理的信息化，這是企業檔案管理工作重要的轉折點。

2.3網絡安全問題，數據庫建設落后

因為“互聯網+”時代的到來，信息技術得到了快速的發展，但是再互聯網中存在很多病毒，還有部門黑客專門攻擊那些信息化建設比較落后的校園網絡，非法獲取個人的信息，對檔案信息的安全管理造成了一定的威脅，嚴重影響著信息維護。檔案管理信息化的發展，需要各部門建立規模不同的數據庫，但是因為沒有專業的技術管理人員進行管理，檔案數據庫在建立的過程中，并沒有按照國家標準進行建立，這樣就導致使用人員不愿意去使用，導致數據庫的利用效率降低，嚴重制約了企業檔案管理信息化的建設。

3.加強企業檔案管理信息化建設的相關策略

自來水公司的檔案管理，在信息化時代的推動下，信息化管理檔案已經成為適應現階段發展的必然需求。但是在實現信息化管理的路程中，還有很多需要改進和完善的地方。

3.1創新檔案管理信息化機制

在新的市場環境之下，企業檔案管理制度的建立也在隨著市場形式的發展而不斷地變化著，所以，為了保證企業能夠具有良好的前景，企業需要從以下幾個方面來有效的增強企業檔案管理信息化的建設：①建立完善的崗位責任制度以及科學、有效地獎懲制度。促進企業內部建立完善的崗位責任制度，根據檔案管理工作的相關需要與具體的規律，將具體的責任細化分到每一個部門、每一個工作人員身上，有效地保證權力、責任的明確劃分。②建立完善的、科學的獎懲制度，充分營造企業內部積極的工作氛圍，根據工作人員的具體情況進行責任的劃分，并且結合企業發展的情況，采用科學、有效的獎懲辦法以及具體的考核制度來對工作人員的能力進行具體的評估，從而激發出工作人員的責任感與使命感。③提高工作人員對檔案管理信息化建設的重視，強化對計算機網絡軟件、硬件的使用效率，明確在檔案管理的過程中，需要注意的事項，防止出現信息泄露的情況。

3.2轉變領導對檔案管理信息化建設工作的態度

企業的領導人員應該充分的認識到檔案管理工作的重要性，及時的轉換自己的思想觀念，端正自己工作的態度，應該將檔案管理工作看成是自己工作中非常重要的組成部分。在實現檔案管理信息化的過程中，首先應該充分的履行自己應付保密義務，因為人員檔案具有一定的隱秘性，不能對大眾進行公開或者是宣傳，所以，這就需要找到一個比較隱秘的方式進行檔案保存，領導人員應該合理的選擇檔案保存的區域，檔案保存室的門窗一定要進行加固，只有將檔案保存到一個安全的地方才能夠有效地保證檔案信息的安全性。其次，還需要安全具有專業知識與技術的工作人員進行管理，檔案管理工作人員必須簽訂保密協議，嚴格的進行監督與管理，與檔案管理無關的工作人員不能擅自進入檔案室，如果存在特殊情況就需登記之后在進入檔案管理室。

3.3保障網絡安全，完善數據庫建設

因為檔案具有一定的特殊性、保密性，為了有效地防止出現用戶信息流失的情況，必須加強對檔案管理工作安全性的重視。檔案管理工作人員應該根據用戶的信息情況進行等級劃分，并且設置相應的權限管理。電子設備應該采取一定的安全措施維護，比如，對檔案管理系統進行定期的殺毒檢查、完善系統中存在的漏洞等。

結語：

綜上所述，實現自來水公司檔案管理的信息化已經成為必然。只有不斷完善檔案管理的功能，切實為百姓生活提供便利，才能更好地推進自來水公司檔案管理信息化的進程。

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