檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

畢彩妍

【摘? 要】伴隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為了一種具有一定實(shí)踐價(jià)值的技術(shù)應(yīng)用，在各個(gè)行業(yè)之中都有著合理地應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)的效果。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，也可以采取這一技術(shù)的應(yīng)用，以此實(shí)現(xiàn)整體工作過程的信息化管理，本文便從這一角度對(duì)現(xiàn)階段檔案整理信息化管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并指出了一定的解決方法。

【關(guān)鍵詞】檔案整理;信息化管理;信息技術(shù)

引言

檔案管理是現(xiàn)階段審計(jì)的重要工作之一，這即使關(guān)系到審計(jì)過去數(shù)據(jù)、信息的保存，也關(guān)系到了審計(jì)未來的發(fā)展和進(jìn)步，所以為了進(jìn)一步提升工作效率，開始將信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)整體的檔案管理工作中，并具備了一定的規(guī)模。但這仍舊不能掩飾這一工作中存在的問題，如果對(duì)此缺乏注意，勢(shì)必會(huì)影響整體的檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中信息化管理所存在的問題

（一）信息化安全問題

傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理工作的核心都是為了在有需要的時(shí)候可以迅速地幫助審計(jì)找到所需要的檔案信息，使其可以幫助審計(jì)進(jìn)行決策，最終體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，而這些都需要建立在一個(gè)重要的前提上，那就是需要確保審計(jì)檔案信息的安全，確保其不會(huì)出現(xiàn)丟失、遺失、破損的問題。而伴隨著檔案信息化管理的開展，這些安全問題也開始有了新的變化。

首先，現(xiàn)階段得的信息化檔案管理工作中，很多的檔案信息都以圖片、視頻、電子信息的形式進(jìn)行保存，通過一系列的安全手段來保證信息的安全。這些保密手段在具體的工作中確實(shí)可以起到一定的作用，但這并不意味著這些手段是萬無一失的，正因?yàn)槠渥陨淼目萍夹院捅憬菪裕瑢?dǎo)致了很多時(shí)候一些不法分子將會(huì)通過科技手段對(duì)檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，無形之中增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)這一部分的安全問題也是整體信息化管理中存在的重要問題，直接關(guān)系到了整體工作的成功與否。

其次，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程之中，所應(yīng)用的到的設(shè)備都是高新技術(shù)設(shè)備，這些設(shè)備本身就具有一定的脆弱性，一旦監(jiān)管不嚴(yán)，就很有可能導(dǎo)致設(shè)備損毀、資料損毀等問題的發(fā)展，最終影響整體工作的開展和進(jìn)步。

（二）信息化檔案管理人員意識(shí)問題

盡管在現(xiàn)階段的審計(jì)信息化檔案管理工作中發(fā)揮具體工作能力的是各類信息化設(shè)備和信息化技術(shù)，但也需要重視管理員在這一類工作中的主導(dǎo)作用，充分意識(shí)到人員意識(shí)對(duì)于整體信息化檔案管理工作的意義。但在現(xiàn)階段的信息化檔案工作中，卻出現(xiàn)了一系列的人員意識(shí)問題，這些問題在一定的角度上影響著具體的工作開展。

首先，部分檔案管理人員的技術(shù)更新意識(shí)不強(qiáng)。這一部分主要體現(xiàn)在部分從傳統(tǒng)檔案管理中轉(zhuǎn)換到信息化檔案管理中的工作人員身上，因?yàn)槠湟呀?jīng)通過傳統(tǒng)的檔案管理模式工作了多年，其思想已經(jīng)固化，很有可能出現(xiàn)不愿接觸新技術(shù)、不愿應(yīng)用新技術(shù)的問題，這就會(huì)導(dǎo)致整體信息化檔案管理工作的發(fā)展困難，最終制約整體行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

其次，部分檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)也存在問題。信息化檔案管理并不是一蹴而就的，是需要通過一次次的更迭來不斷進(jìn)行自身完善的，最終依托于合理地信息化改造來為審計(jì)創(chuàng)造更多的利益。與此同時(shí)，針對(duì)于已經(jīng)應(yīng)用了這一技術(shù)的審計(jì)，也需要其內(nèi)部的檔案管理工作人員從實(shí)際出發(fā)，不斷對(duì)所應(yīng)用的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行分析提出具有實(shí)踐價(jià)值的建議，促進(jìn)整體系統(tǒng)的創(chuàng)新。但部分的檔案管理人員卻出現(xiàn)了這一意識(shí)缺失的問題，這就使得信息化檔案管理工作無法從實(shí)踐出發(fā)進(jìn)行自身的完善和進(jìn)步，最終導(dǎo)致整體工作出現(xiàn)了發(fā)展困難的問題。

二、現(xiàn)階段檔案信息化管理中存在問題的解決措施

（一）完善信息技術(shù)，提升安全質(zhì)量

針對(duì)于現(xiàn)階段檔案信息化管理中存在的安全問題，最為有效的方法就是從實(shí)際出發(fā)，將所遇到的問題進(jìn)行總結(jié)，并通過發(fā)達(dá)的信息技術(shù)來進(jìn)行改變，這一部分的解決方法主要有兩種，一種是從硬件的角度出發(fā)，進(jìn)行設(shè)備的安全保障，另一種是從軟件的角度出發(fā)，將可能發(fā)生問題的安全隱患進(jìn)行排除。

首先，需要審計(jì)從自身實(shí)際出發(fā)，選擇符合自身使用條件的設(shè)備。針對(duì)于信息化檔案管理工作環(huán)境的特殊性，可以在搭建相關(guān)電子設(shè)備的時(shí)候應(yīng)用防護(hù)等級(jí)更高的安全設(shè)備，如防干擾插頭、防干擾顯示器等等，通過這些設(shè)備的應(yīng)用可以極大地提升整體檔案信息化管理的硬件水平，確保其本身出現(xiàn)安全問題的幾率下降。

其次，可以借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造合理的安全系統(tǒng)。盡管檔案信息化管理系統(tǒng)存在著被攻擊、竊取的風(fēng)險(xiǎn)，但作為檔案所有者的審計(jì)檔案管理人員并非束手無策，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其內(nèi)部所有的電子檔案進(jìn)行追蹤，一旦發(fā)生問題就可以迅速完成追責(zé)，最大程度的減少審計(jì)的損失，從而提升整體工作的安全程度。

（二）強(qiáng)化人員意識(shí)，優(yōu)化人員技能

針對(duì)于現(xiàn)階段審計(jì)檔案信息化管理中的人員意識(shí)問題，最為有效的結(jié)局方法就是從人員本身出發(fā)，對(duì)其綜合素養(yǎng)、工作意識(shí)、技術(shù)能力進(jìn)行全方位的培養(yǎng)，同時(shí)依托于審計(jì)的力量，打造出符合審計(jì)發(fā)展需求的專業(yè)型檔案管理人才。

首先，需要審計(jì)發(fā)揮自身作用，定期開展具有實(shí)踐意義的培訓(xùn)活動(dòng)，一方面對(duì)檔案管理人員的工作意識(shí)、安全意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，使其明確進(jìn)行檔案信息化管理的意義，從而更為認(rèn)真的投入到具體的工作中。這一具體的培訓(xùn)活動(dòng)形式有很多，較為常見的包括了培訓(xùn)班、培訓(xùn)大會(huì)、座談會(huì)等等，審計(jì)也可以從自身出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行合理地個(gè)性化發(fā)展。

其次，需要審計(jì)定期對(duì)檔案信息化管理工作人員進(jìn)行考核。對(duì)于已經(jīng)具有了工作意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人員而言，需要保證其個(gè)人能力的始終如一，這也就代表了審計(jì)要發(fā)揮自身的監(jiān)督促進(jìn)作為，定期對(duì)員工進(jìn)行工作意識(shí)的考核，并將成績與其工作內(nèi)容進(jìn)行聯(lián)系，確保員工正視此類考核，最終提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的審計(jì)檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)已經(jīng)成為了一種時(shí)代必然，值得就此展開思考，而在一些已經(jīng)應(yīng)用了這一技術(shù)的審計(jì)中，需要正視檔案信息化管理中存在的問題，并根據(jù)具體問題的不同采取不同的解決措施，確保最終整體工作的進(jìn)步，以此為審計(jì)的發(fā)展保駕護(hù)航。

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