事業單位檔案管理信息化建設探究

【摘? 要】隨著我國社會的不斷進步，我國的科學技術與信息技術有了極大的進步，在這種大環境下，為事業單位在檔案管理方面提供了極大的優化，同時也為事業單位的檔案管理工作提供了最新的挑戰與新的機遇。事業單位的傳統檔案管理是極為重要的，但是仍然存在著諸多的不足之處，管理工作的質量更是低下，因此事業單位需要改進檔案管理的方法，借助于科技的力量做好檔案管理信息化的建設。本文簡要的探討了事業單位檔案管理中的存在的主要問題，并且針對性的提出了相應的改進措施，希望對事業單位檔案管理信息化的建設有所幫助。

【關鍵詞】事業單位;檔單管理;信息化建設;探究

引言

檔案對每一個單位來說都極為的重要，因此做好檔案管理十分必要，一直以來我國的檔案管理模式一直是傳統的模式，但是隨著科技與信息的發展，我國的檔案管理模式也不斷的發展著，相對于傳統的檔案管理模式來說，檔案管理信息化更適應當前社會的大環境。信息化檔案管理模式借助于科技的力量，因此檔案管理工作的效率得到了極大的提升，由于檔案管理的效果較好，因此市場上越來越多的事業單位積極的進行了探索，并且在探索的過程中取得了極大的效果，但是這一過程中仍存在著一些不足，需要針對性的制定相關的解決措施，做好檔案管理。

1.事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題

1.1信息化檔案管理意識較為薄弱

檔案管理信息化建設并不是一項簡單的工作，相反是一項比較系統的工作，并不是一個人就可以完成的，需要全部的工作人員共同努力，同時做好檔案管理的信息化建設對事業單位有著極大的幫助。每一個事業單位都需要重視信息化檔案管理工作，但是目前一些事業單位的領導人會并沒有重視信息化檔案管理工作，甚至敷衍了事，信息化檔案管理意識極為的薄弱，這是當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題。

1.2缺乏完善的檔案管理信息化制度

事業單位檔案管理信息化建設并不是我國專屬的，因此我國的事業單位檔案管理信息化建設起步是比較晚的，這種情況就導致檔案管理信息化建設的制度并不如其他的國家完善，因此我國的事業單位缺乏完善的檔案管理信息化制度，這也是相關的事業單位不重視的重要原因之一。

1.3檔案管理人員的素質偏低

檔案管理工作的實施有著專門的管理人員，因此檔案管理工作的質量與檔案管理人員的能力有著極大的關系，從事檔案管理的人員需要有著極強的工作能力，這樣才能保證檔案工作的質量，但是，當前存在一個極為嚴重的現象，事業單位的檔案管理人員素質普遍偏低，檔案管理工作完成的并不好。一些檔案管理工作人員實際的操作能力是不足的，并且一些工作人員并沒有實際的工作經驗，因此在工作時就會面臨一些問題，工作效率較低，因此檔案管理人員的素質較低是當前檔案管理信息化建設中存在的主要問題。

1.4檔案檢索效率較低

當前檔案管理工作的檔案檢索方式主要有兩種，一種便是手工檢索，另一種就是計算機檢索，隨著科技的發展，計算機檢索方式為主要的檢索方式，但是在以往，手工檢索為主要的檢索手段。即使隨著計算機技術的發展，但是一些事業單位也并未完全的接受計算機檢索方式，絕大多數事業單位仍然在使用手工檢索方法。這種情況下便導致了檢索效率較低，極大的影響著檢索結果的質量。

2.做好事業單位檔案管理信息化工作的有效策略

2.1提高思想認識

每一個事業單位的檔案數量都是比較多的，并且檔案的類型較多，隨著時間的不斷發展，事業單位各類檔案的數量不斷的增多，這是當前一個重要的現象，也是事業但是做好檔案管理信息化建設面臨的主要問題，相關的檔案管理人員面臨著極為艱巨的任務，檔案管理人員需要及時做好檔案的分類、編目和檢索等繁雜的任務。正是由于是檔案管理工作的艱巨性，需要各個單位的領導加強重視，尤其要加強思想的重視，以往事業單位極為重視傳統的管理方式，在科技不斷發展的情況下，傳統的思想認識已經不再適合當前的檔案管理工作。因此事業單位需要充分的認識到加快檔案管理的信息化進程，并且在網絡的時代中，加快檔案管理的信息化進程已經成為最主要的任務，因此各個事業單位需要盡快提高思想認識，做好檔案管理信息化建設。

2.2提高檔案管理工作人員的素質能力

做好檔案管理工作對管理人員的能力要求是比較高的，在一定程度上甚至影響著的檔案信息化建設工作。因此，提高檔案管理人員的能力，加大力對檔案管理人員的培訓是極為重要的，也是極為必要的。隨著科技與信息的發展，檔案管理人員需要掌握必要的計算機技能，這是對是檔案管理人員的要求。檔案管理人員具備較高的專業素質對檔案管理工作的順利開展有著極大的幫助，因為檔案管理工作并不是一項簡單的事情，只有提高檔案管理工作人員的素質能力，才能最大程度上確保檔案信息化的實現。

2.3創新信息化設備

在新時代下，加強檔案管理信息化建設是順應時代潮流，因此做好檔案管理工作，需要充分的利用計算機等信息化設備，在現代化軟硬件方面加大投入的力度。做好檔案管理信息化建設不僅僅是一個人的事，而需要相關的事業單位領導加大重視。檔案管理信息化建設包含的內容量十分巨大，正是由于信息量大，因此相關的電子存儲設備必須要保證其穩定性，以免設備存在不穩定性，影響檔案管理信息化建設的質量。加強檔案管理信息化建設需要充分運用網絡，借助網絡的便利性，提高事業單位檔案管理信息化建設的質量。

3.結束語

事業單位檔案管理工作極為的重要，做好事業單檔案管理信息化建設更是重中之重，但是事業單位的檔案管理信息化建設并不是一項簡單的事情，甚至是一項極為復雜的事情，當前事業單位的檔案管理工作中存在著諸多的問題。事業單位的檔案管理信息化建設工作并不是一項短期的工作，而是一個系統而長久的工作，隨著計算機技術的發展，計算機檢索成為主要的檢索方式，但是一些事業單位仍局限于傳統的管理模式，面對這種情況，強化事業單位檔案管理信息化建設的任務勢在必行，針對檔案信息化建設中存在的不足，本文簡要的提出了相應的解決措施，希望對事業單位檔案管理的信息化建設有所幫助，實現由傳統向信息化的順利轉變。

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作者簡介：徐森（1982.07-），男，山東菏澤人，本科，助理館員。