基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理

梁群

【摘? 要】檔案管理作為企事業單位的基礎工作之一，還需要跟上時代發展的步伐，實現數字化管理，促進單位自身的發展、安全工作，不斷發展。做好公共機構檔案安全信息管理，關系到事業單位的長遠發展，不容忽視。隨著信息技術的發展和廣泛應用，要求相關人員積極學習相關理論知識和技術，不斷提高日常工作業務能力，不斷提高信息安全管理水平，有效保證事業單位的可持續發展。對計算機多媒體技術的安全性，對音視頻文件數據的存儲和管理提出了更高的要求，對如何最好地保存和使用文件數據面臨著更大的挑戰。本文主要討論了信息安全在檔案數字化管理中的有效應用。

【關鍵詞】事業單位;檔案信息;安全管理

1.數字化檔案管理概述

數字檔案管理是高速寬帶網絡上的一種操作，可以長期跨數據庫檢索大量的數字信息資源，有價值的圖像、文本、語音、圖像、視頻，使用軟件科學地收集多媒體信息等數據，存儲和管理的數字處理，知識價值的實施，并提供基于網絡的電子訪問服務。數字檔案中的源文件是級別的，數字檔案主要由兩個出處文件組成，是一種紙質文件通過掃描輸入到計算機數據庫轉換成數字媒體，另一種是原始的數字檔案保存形式文本、圖像、聲音、動畫和其他形式的數字信息。使用數字技術可以存儲海量信息，用戶可以通過網絡無需時間和地域限制，高效便捷地查詢、檢索信息和獲取信息服務。通過數字檔案管理，可以大大提高檔案管理的效果，促進檔案信息在企業和事業單位的生產、經營和管理中的更好應用。

2.電子信息檔案管理優勢

2.1便于文件保密

在傳統的檔案室，任何人進入都可以免費得到檔案。電子檔案相關信息管理系統在大數據環境下完成后，系統可以設計相應的獨立登錄用戶名和密碼進行電子文件管理。技術人員需要在系統平臺上進行安全性驗證的設計。即只允許經過安全認證的用戶進入文件管理系統，查看文件信息，設置文件下載權限。用戶不允許未經授權打印信息。實施電子檔案管理系統，大大提高了檔案的保密性。利用電子檔案可大大減少傳統紙質檔案掃描、整理后所占空間。若在信息安全管理過程中，將電子檔案信息存儲于移動硬盤，即使遭到網絡病毒的攻擊，也能保證系統能通過移動硬盤恢復相關數據。

2.2管理效率增加

以大數據為背景的電子檔案管理能顯著提高管理效率。由于傳統的檔案管理工作中，所有的面向檔案的工作都是一個文件，需要逐個編號整理和查找。但紙質檔案保存一段時間后，紙質檔案中所記錄的一系列文字材料會逐漸變得模糊，最終影響使用質量。對于上述問題，可以進行電子檔案的管理。產生電子檔案的主要原因是紙質檔案經過掃描和電子檔案相關處理后，可以直接供有關人員快速查找。借助于電子文件管理系統，可以大大提高信息的利用速度。與此同時，由于傳統的檔案管理工作耗時較長，在大數據環境下的電子檔案管理系統中，檔案統計管理工作僅需少量人員即可完成。這表明，在大數據環境下，管理效率可以顯著提高。但是，電子信息檔案管理有許多優點，但由于管理技術、基礎設施等方面的原因，該系統在實際應用中還有待于進一步完善和提高。

2.3便于檢查和修復缺陷

常規的紙面文件管理需要手工對文件內容進行逐個檢查，以確定是否丟失了文件內容，這既耗費人力又耗時。但在電子檔案管理系統中，可以直接用軟件檢索出檔案總頁數，與檔案所有者進行比對，大大縮短了時間，節省了人力。在實際應用中，電子檔案具有許多優點，但如果相關人員不能熟練掌握技術手段，則很容易造成檔案信息的流失。與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案管理，也有很大的不同。對有較高技術要求的管理人員，不僅要掌握傳統的管理模式，更要運用計算機軟件技術對文件內容進行進一步完善和補充。

3.事業單位檔案信息安全管理現狀

3.1規范性不足

有些機構檔案管理只注重執法文件檔案，特別是一般檔案有些文字、音視頻檔案不認真，存檔不及時，檔案信息安全會出現很多問題，甚至導致文件信息丟失，后期找文件造成很大困難，違背了單位文件建設的安全性。另外，一些公共機構檔案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理標準運作，也往往導致一定的盲目檔案管理。

3.2保密性不足

公共機構的檔案管理存在安全性低、機密性差、檢索效率低的缺點。在傳統的文件管理中，紙質文件怕光、水等缺點，因此其安全性面臨著極大的考驗。紙質檔案的真空和數字處理不僅可以大大提高檔案的存在效率，節省存儲空間，而且使查詢和通話非常方便。

3.3安全性不足

存儲條件不是很理想，一些機構存檔信息存儲硬件設備和軟件往往受到地理位置、室內溫度、濕度以及防火、防盜等諸多方面的影響。實施安全監管工作，更為檔案信息安全管理帶來諸多顧慮。此外，電子文件很容易被病毒破壞，導致無法存儲和讀取電子文件，甚至因溫度和濕度而損壞電子設備。

4.提高人力資源檔案數字化管理安全性的措施

4.1引進或開發功能完善的信息管理系統

俗話說"做好工作，必先利其器"。建立健全數字化人力資源管理系統是保障企事業單位信息安全的有效手段。企業、事業單位在引進或開發信息管理系統前，應充分認識其管理模式的特點，并結合其特點，掌握自己對信息管理系統功能的要求，使系統開發人員能夠根據自己的需要設計有針對性的信息管理系統。提高整個系統抵御威脅的能力。

4.2硬件軟件雙保險

在硬件設施方面，可以為企業建立專門的人力資源管理局域網，防止外來非法用戶的入侵，從而達到安全保護的目的;此外，還能對信息傳輸進行加密處理，提高信息傳輸的安全性，避免了重要信息在傳輸過程中被篡改和竊取。網絡防火墻也是提高信息安全的有效手段。通過這些措施，能夠在系統開發過程中有效的完善信息管理系統。將該系統引入人事檔案管理中，將進一步保障信息安全，有效地提高人事管理效率。可以減少文件錯誤識別和錯誤操作的發生。例如，在人事信息登記時，可以把人事信息分為基本信息和技能信息。明確信息分類方法，可避免錯誤信息;類似地，在信息檢索過程中，還可以實現準確的批量信息檢索，從而保證了企業批量信息管理的安全、有效。

4.3加強檔案信息安全管理培訓

公共機構檔案信息安全管理，必須對檔案管理人員的安全意識、安全技能、安全責任等安全素養進行全方位培訓，確保檔案信息管理人員綜合水平滿足新時期公共機構的信息安全管理。在培訓形式上，既要加強網絡培訓，又要重視實體培訓。由于公共機構檔案信息安全管理是一項技術工作，往往面臨各種突發事件，管理者有很強的要求，只有不斷的實踐、總結、反思，才能保證信息安全。此外，作為公共機構的領導者，必須加強檔案信息安全管理，把學習和培訓納入日常評估和研究，推動公共機構重視檔案信息安全管理。在引進檔案信息安全管理人員要具備安全管理素養，掌握先進檔案信息安全管理技術人員進入檔案管理部門，為新員工加強崗前培訓，結合公共機構的發展，使員工盡快進入公共機構的檔案管理工作。

5.結語

總之，信息化和數字化的管理，是企業未來發展的必然方向，而由于國內相關的技術起步較晚，在實現先進的管理技術時，尤其是在新技術取代老技術的情況下，各種問題隨之而來，需要管理人員和人事人員不斷地學習和改進，才能確保新技術的安全實施。在新時期，加強公共機構檔案信息安全管理是一項重要任務，要求事業單位檔案管理人員與時俱進，以科學有效、扎實務實的管理方法，優質高效的管理質量促進事業單位的有序發展。

參考文獻

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