構建資金信息化管控體系 提升資金管理水平

徐小青

摘要 2013年財政部發布的《企業會計信息化工作規范》、2015年國務院發布的《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》等文件，鼓勵企業樹立互聯網意識及思維，提升互聯網能力，以信息化手段為支撐，實現會計與業務活動的有機融合，加快會計職能從重核算到重管理決策的轉變。由此不難看出，企業要在激烈的市場競爭中生存，信息技術的有效應用將會起到至關重要的作用。資金是企業最重要的資源，如何對其進行合理配置與有效運用，并為企業的可持續發展提供重要保障，成為財務管理創新工作的重點之一。資金管理作為財務管理最重要的環節，其管理水平的高低，直接關系著企業資金運用效力的大小。

關鍵詞 信息化;資金管控體系;資金管理信息化

一、引言

本文主要介紹了如何通過搭建企業資金管理信息化系統，實現從前端的資金計劃（預算控制），到資金支付，最終形成資金反饋的資金全流程閉環管理，為各層級管理者提供實時數據，動態展現資金變化，以提升資金使用效力及企業內部資金管控水平。

資金管理信息化系統要結合企業自身特點，以預算管理和資金管理為主。預算管理涵蓋了預算全過程，即計劃的申報、審批、生成、調整;資金管理則以資金支付審批和資金執行反饋為主。

二、資金管理信息化系統搭建背景

（一）企業原資金管理情況

資金管理信息化系統搭建前，企業的資金計劃、資金執行、資金反饋一直采用紙質方式流轉和管理，且均為單獨運行、人工操作，相互間應有的關聯度因人工介入而被弱化，各環節間無法形成有效制約，導致規范性、嚴謹性大大降低。加之人工操作導致工作量大、工作效率及準確率低下，資金管理全過程不能系統、全面地呈現在使用者面前，也無法對業務過程進行實時監控，導致資金支付存在極大的安全隱患。企業各部門每月資金支付數據信息可追溯性差，流轉審批過程及進度無法實時查詢，資金管理全過程不能有效管控，容易造成執行偏差，也無法讓使用者根據需求查閱相關信息，回溯性差。

（二）信息化的必然性

2015年起，企業三地（自貢、成都、德陽）跨區域辦公格局形成。傳統的人工操作、紙質流轉等方式無法打破地域限制，嚴重影響簽批的時效性，支付審批費時費力，執行反饋準確率下降等問題日益突出。

三、方案的制定、開發

為改變上述現狀，提升財務業務一體化管理能力，實現資金從計劃、支付到反饋全過程的實時動態管理，避免手工管理造成的人為錯誤，提高企業資金支付的準確性和透明度，為企業決策者和使用者提供真實、完整的基礎數據信息，企業決定建立資金管理信息化系統。根據管理制度的要求并從實際業務出發，結合資金計劃、執行、反饋三部分各自的實際情況，分別制定出相應的開發方案，合理設置各流程控制節點，通過各模塊的分步開發實施，構建滿足企業資金支付需求的全局性的資金管理信息化管控體系。

（一）全面梳理相關制度

嚴格遵循企業內控相關管理制度，由制度指導系統開發，確保系統及其流轉在規范約束的狀態下。根據標準對業務進行全面梳理，確定節點設置，并明確所涉及節點的業務責任人和相應職責，以降低系統設計上的缺陷風險。

（二）資金管理信息化系統的構建

1.明確需達到的目標。搭建資金管理信息化平臺，通過信息化集成各區域，打破手工操作模式下的地域、時間限制，讓所涉環節可準確高效地處理業務，所涉數據能細化、可分類、易提取，所涉流轉均規范、可追蹤。

2.明確系統構成。資金管理信息化系統主要由資金計劃、資金執行、資金反饋三個功能性系統模塊構成，每個系統模塊又由分模塊和多個子模塊組成。

第一，資金計劃系統涉及四個分模塊，包括部門資金計劃申報系統、特殊資金計劃申報系統、資金計劃明細審批系統和匯總平衡表審批。

第二，資金執行系統分為兩個主模塊，即用款審批生成和用款審批查詢。其中，用款審批生成由七個子模塊構成，涉及公司內所有付款業務;四個輔助模塊分別為人員維護、收付賬戶維護、生成控制、賬戶查詢。

第三，資金反饋系統設計表格樣式，明確系統取數范圍、分類方式、公式構成，實現系統自動取數，按財務口徑分類匯總體現資金執行結果，保留人工錄入功能。

該系統自2017年1月運行，通過資金計劃、執行、反饋三個功能性系統模塊的關聯，及相關配套子模塊系統的協同推進和開發應用，基本構建了一個系統性、全局性的資金管理信息化系統。

（三）資金管理信息化系統的構建方法

要對系統構建的目標及涉及的范圍有清晰定位，以人工模式為參考，對各環節進行合理設計。

1.以實際業務處理為依據，設計系統結構框架。項目組在設計上充分考慮了數據間的聯動性，明確了各環節間的邏輯關系，確保進行支付審核的單據都在預算范圍內，通過支付審批口徑和預算口徑的關聯，保證反饋的類別與預算一致，形成流程及數據上的雙閉環。資金管理在企業管理中并不是孤立存在的，而是與其他管理業務活動，如合同管理、物資管理相輔相成的，所以系統在框架設計上考慮了未來與其他系統對接的可能，在設計時預留對接口，使系統保持兼容，確保系統能在企業信息化發展的進程中保持其可用性。

2.提升各模塊間的關聯性，形成資金閉環流轉。在流程梳理的過程中，項目組同時鎖定了三部分之間的對接信息，鎖定取數范圍，系統自動對資金支付環節產生的相關單據，進行數據采集、分類匯總，并根據預算約定的模板進行分項資金反饋，且與資金計劃形成對比。在支付環節，每筆付款都有對應的類別編號，而此編號可對應至反饋表中的分類項，鎖定此編號，系統可做到自動取數，分類歸集，而反饋表與計劃表之間可通過各種公式形成勾稽關系，形成流程及數據上的雙閉環。

四、企業資金管理信息化系統的應用效果及后續方向

第一，企業資金管理信息化系統，高效集成了資金計劃、執行、反饋等各項業務信息，實現企業內各部門、各層級使用者的數據共享和協同操作，通過計劃、執行、反饋三部分間的聯動及相互作用，實現了資金閉環管理。

一是對于操作者而言，紙質流轉、人工簽批被系統化取代，打破了流轉的時間、空間限制，減少了各相關環節的工作量，提升了工作效率。在審核環節，系統自動判斷單據是否應流轉下一環節，取代了原有的人工判斷、手工分單，提升了單據流轉的規范性及流轉效率。

二是對于管理層而言，可直接通過系統查詢最底層的數據信息，為公司提供多角度的決策依據。同時，也為前端采購合同的簽訂、交貨等業務的信息化，后續的合同信息共享奠定了基礎。

三是對于企業全面預算工作而言，實現了系統化的預算執行監控。通過開發預算維護、查詢、提示等功能，實現了實時監控和反饋，全面真實地反映了預算的執行情況和存在的偏差，提高了預算的嚴肅性及準確性，可以為經營管理決策提供數據支撐。

四是對于財務資金管理而言，提高了資金流轉環節的效率和準確性。業務全程可跟蹤，業務構成可查詢，可分類分段匯總，分散的數據得以整合并可共享，為公司各管理層提供各項基礎數據。

第二，企業資金管理信息化系統，在設計上充分考慮了未來與其他系統對接的可能性，資金管理作為擁有基礎數據構成的系統，可與其他類別，如合同管理、項目管理等信息化平臺兼容，為企業的全面信息化管理打下基礎。而這樣的兼容性，也能確保系統在企業信息化發展的進程中保持實用性。

五、結語

企業資金管理信息化系統的成功搭建和運行，拓展和創新了企業資金支付管理方法，使財務數據信息更加高效、精確地傳輸，促使企業的資金支付管理和服務水平借助信息化平臺大幅度提升，構建起了滿足企業資金支付需求的全局性資金管理信息化管控體系，也為企業財務管理工作，乃至企業未來的信息化發展積累了集成化的數據基礎和寶貴經驗。

（作者單位為東方電氣集團東方鍋爐股份有限公司）

參考文獻

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