高校信息化項目管理的困境與對策

唐海 湯夢姣 王珍

摘要：高校信息化項目管理作為一種規范信息化項目建設的手段，已經成為高校信息化路徑上不可或缺的一環。在信息化項目進行過程中，項目管理影響著信息系統應用效果與實際需求之間的差距。該文主要從高校信息化項目管理工作中出現的問題出發，論述了高校信息化項目管理應轉變傳統紙質載體，重視項目實施過程，構建平臺項目管理形式，從而提高高校信息化項目管理水平。

關鍵詞：高校信息化;項目管理;困境;對策

中圖分類號： TP315 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）25-0234-02

信息化項目管理一直是高校信息化工作的重要內容，它貫穿于業務系統從需求到驗收的整個過程，與業務系統的應用效果密切相關，也對規范信息化建設秩序和把控業務系統質量至關重要。因此，需要探討高校信息化項目管理中出現問題的原因，并針對性地分析解決辦法，有序推進信息化項目管理工作，實現業務系統質量的提升。

1高校信息化項目管理存在的具體困難

1.1 高校信息化項目管理的載體過于傳統

眾所周知，我國提倡節約人力物力資源，傳統的紙質資料對比電子資料會消耗大量的紙張，且紙質資料時間越久保存難度越大，傳統紙質文件的傳遞不利于教師群體提升信息化知識水平，因此紙質資料轉化為電子資料是必然趨勢。長期以來紙質資料還暴露出簽字耗時長的缺點，需要集體簽字的文件，往返幾趟才能簽批完整，且有流程卡殼延期風險，主管領導因公出差，整個項目須停滯來等待領導簽批。除了流程方面不利于效率的提高，項目結束后堆積的紙質資料使得查閱難度非常大，難以在高校之間交流共享紙質項目資料。

高校缺少無紙化項目管理建設資金，缺乏政策性推手來鼓勵教師使用無紙化項目管理，管理制度無適應性配套，資料檔案查閱費事費力，人員涉及廣泛，業務系統越多項目情況越復雜，教師信息化知識水平參差不齊，尤其年齡越大越不熟練，對無紙化項目管理存在畏難情緒，無專業的技術人員支撐，使得高校信息化項目管理難以轉變載體。

1.2 高校信息化項目管理對實施過程不重視

信息化項目的管理通常是采取一定的方式和途徑減小中標的系統與實際需求之間的差距，盡可能得到廠商個性化的支持，滿足業務使用要求。領導因缺乏需求而對實施過程全程不關注，主觀認為招標得到的業務系統已經無法改變，造成業務系統體驗感很差，最終導致業務系統無人愿意使用。業務系統體驗感的提升需要雙方付出努力，一個互動頻繁且有效的項目實施過程對業務系統效果和最終達成會形成積極影響。

項目實施是信息化項目管理的重要環節，長期以來，招投標決定業務系統與業務需求的總體契合度，其呈現形式為中標分數，也就是說中標分數的高低影響總體契合度的高低。這種運行模式中，中標后業務系統的實施目標處于一個不明確的狀態：廠商不清楚高校的實際運行需求，高校不熟悉業務系統需如何改造。作為廠商，投入的人力、物力越少越有利于成本控制，廠商與高校實施期間合作的積極性受到影響，很難保證業務系統與實際需求的總體契合度得到有效提高;作為高校，由于開發技術力量薄弱，整個實施過程所表達的需求無法一步到位，需要廠商多次修改完善，不但容易遺漏弱需求，流失廠商的人力成本，也使廠商與高校的合作提前超出預期成本導致互動僵化，很難保證最終業務系統運行成果。

1.3 高校信息化項目管理中流程節點陳舊

在高校信息化建設中，信息化項目管理流程十年不變，由于人員變動以及時間流逝，存在很多流程的設置目的模糊，不能適應快速發展的信息化水平，這使很多項目管理流程節點成為阻礙信息化水平發展的瓶頸。

不同信息化素質層次的管理人員對流程有不同角度的理解，某些陳舊的流程節點會產生歧義，這使信息化項目管理更加困難。對信息化項目流程的管理流于形式，需求收集停留于表面，缺乏專業信息化的深度分析，需求文檔描述過于敷衍，細節問題被忽略，缺少階段性專家驗收，都會導致業務系統達不到預期使用效果。

高校信息化是一個長期的過程，期間調用流程變更程序，必須嚴格按照變更后流程操作，沒有一個有效的變更管理制度，項目管理流程變更程序缺失或無作用，導致項目管理松散不規范，無法避免流程節點陳舊問題。另一方面，高校信息化項目管理流程缺少全盤統戰視角，無法聯合業務部門共同研究信息化項目管理流程，單個問題不足以支撐節點改造，長時間運行造成業務部門與信息化項目管理思想出現偏差，信息化水平發展步伐停滯不前。

2高校信息化項目管理順利進行的相關措施

2.1 重視載體的轉換，提高項目管理效率

隨著全球資源戰略升級，社會對低碳節約紙張的要求不斷增強，國家對“數據多跑腿，人民少跑腿”的觀念更加重視，信息化管理更需要加強自身的信息化水平，，利用方便的電子資料傳承代替傳統紙質資料，建立以紙質資料為輔、電子資料為主的無紙化項目管理檔案。作為高校業務系統的項目管理者，需要提升信息化綜合素質，重視將紙質載體轉換到電子平臺，并加強數據積累與有效數據整合，為高校之間信息化項目管理工作交流共享的開展打下基礎。

業務部門項目管理人員是實現無紙化項目管理的主要人員，也是信息化觀念的主要執行者，應提高自身信息化素質，熟悉信息化項目管理技術，擁有完成各項信息化項目管理工作的能力，定期進行信息化項目管理知識學習，建立一支無紙化管理隊伍。項目管理人員必須要按照信息化項目管理流程辦事， 嚴格執行管理制度， 對于一些關于電子簽章和電子筆跡驗證的文件要驗證其有效性、合法性，同時高校應制定統一的數據標準、統一的數據格式， 制作表格或者擬定提交的電子文件規范。無紙化管理提供便利的同時，應注意缺少面對面交流帶來的溝通問題，制定相關協同管理制度。

2.2 重視項目實施過程，縮小系統與需求差距

面對參差不齊的廠商和業務系統，信息化項目管理需要縮小廠商提供的業務系統與高校實際業務需求之間的差距，配備專業技術人才深入業務操作，提出記錄在案的電子文本需求和預期達成目標，這樣才能夠使得項目順利驗收有據可查，使廠商與高校合作更為積極主動。

電子需求規范化管理，由項目管理人員發布需求，必須明確需求預期達成目標，展現需求急迫等級，指定對應廠商技術人員。建立廠商回應互動機制，做到有求必應，歸類處理，達到每一條需求都能落實到人，反饋實時進度，記錄下需求處理總時長、處理的方式方法，整合同類型需求問題并整理分類歸檔，制作可供模糊查詢的業務系統實施指南。

量化廠商技術支持時長，加強契約化合作驗收，為廠商減少驗收難、資金回籠難問題提供便捷通道。有問題未解決，高校以此為依據要求延時驗收;問題全部解決，廠商以此為支點要求驗收回款;項目產生了多少問題、問題解決了多少，雙方可一目了然，為高校和廠商呈現項目付出進而產生良性循環。

開放政策支持校外專家提供咨詢服務，以業務周期為驗收基點，建立階段性驗收流程、模塊化驗收形式，分步排查業務系統與業務需求之間的差距，全程通過信息化項目管理平臺記錄，信息不但透明且后期可查，為高校把好項目管理最后一道驗收關。

2.3 細化項目管理流程，構建平臺項目管理形式

根據高校現有紙質流程，明晰流程節點層次功能，拆解細分至各個流程節點需要呈現的關鍵資料，明晰節點責任，與業務部門明確平臺管理目的，這樣才能夠實現信息化項目管理效果的提升。作為信息化項目管理者，加強電子存檔意識，明確查漏補缺、環節精簡管理觀念，重視流程節點工作履行，為平臺項目管理工作的開展指明方向。

構建項目管理良性的組織架構，落實“誰使用誰實施、誰實施誰驗收”的原則，要求項目使用部門、重要使用人員參與項目實施、驗收管理，從業務使用口杜絕業務系統買進來卻不想用、不會用、不能用的問題，避免某些高校信息化部門引進業務系統后找不到使用部門的情況。

轉向無紙化平臺進行項目管理，使用部門與信息化部門細化管理職能，協同梳理高校內項目管理關鍵節點，落實各節點實施人、責任人。各類資料按職能梳理、上傳、存檔，建立資料審核流程、資料抽查制度、變更制度，規范各種信息的填寫要求，能夠還原項目實施的關鍵節點，這樣才能夠實現項目管理資料齊全且完善。

3結束語

總的來講，加強高校信息化項目管理中相關問題的研究，能夠為提高業務系統的質量以及個性化契合程度提供有力支撐，最大程度地保證信息化實施過程的資料和工作量被完整地記錄。信息化部門與使用部門共同梳理，推進無紙化項目管理平臺完善，使項目管理平臺成為信息化項目的重要載體，成為高校信息化的線上交流橋梁，從而縮短高校信息化水平差距，快速推動高校信息化進程。

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