淺談信訪檔案的特點(diǎn)與管理

姜雪

摘?要：在政務(wù)工作當(dāng)中，信訪檔案的管理是其中非常重要的一部分，而且對(duì)真實(shí)和準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)要求比較高。隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，信訪檔案工作也有了一定的變化。本文從信訪檔案的特點(diǎn)入手分析，探討了促使信訪檔案管理有效的策略。

關(guān)鍵詞：信訪檔案?特點(diǎn)?管理

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的上升，信訪檔案在信息化大潮下，其工作也隨之產(chǎn)生了變化，尤其是信訪檔案管理。在我國(guó)社會(huì)環(huán)境中，信訪檔案工作是直接面對(duì)群眾，而且是服務(wù)群眾的重要工作之一，也與群眾利益有直接切實(shí)關(guān)系。所以，信訪檔案管理工作怎么強(qiáng)化自身服務(wù)，為來(lái)訪群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，已經(jīng)成為當(dāng)下工作當(dāng)中的重要課題。

一、信訪檔案的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容龐大繁雜

我國(guó)因?yàn)槭巧鐣?huì)主義體制，人民當(dāng)家做主，充分享有自由、民主，所以我國(guó)才會(huì)有群眾信訪，信訪檔案來(lái)自群眾，內(nèi)容也涵蓋面也比較廣。在信訪檔案內(nèi)容當(dāng)中，其包含了我國(guó)各個(gè)階層、領(lǐng)域的群眾的反饋信息，有機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)，也有干部、企業(yè)法人;有涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、電力、水利、文化、衛(wèi)生、城建、教育等等，所以，從每年信訪材料，以及所涉及的人、事、物等方面來(lái)看，內(nèi)容是龐大的、繁雜的。

（二）載體多樣化

我國(guó)的信訪對(duì)象不會(huì)受到任何限制，所以涉及我國(guó)各階級(jí)，信訪載體也就包含了各種樣式的信紙等，在內(nèi)容上也有各種各樣的顏色、字跡等，其中使用的書寫方式也包含了地方方言、漢語(yǔ)拼音等樣式。

（三）材料的交叉

信訪檔案材料的處理是經(jīng)過(guò)不同的機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)共同處理、干預(yù)而產(chǎn)生的相關(guān)文字資料，而且信息量也比較大。在信訪材料的形成過(guò)程中，有直接的信訪部門處理產(chǎn)生的，也有相關(guān)上級(jí)單位移交，以及委托辦理等各種形式。為了確保信訪事件的全面性、真實(shí)性，所以來(lái)自不同相關(guān)單位的材料都要置入一個(gè)案卷當(dāng)中。

（四）信訪時(shí)間的隨機(jī)性

在一般的檔案管理當(dāng)中，相關(guān)單位把有關(guān)材料經(jīng)過(guò)一定的處理后，依據(jù)時(shí)間前后順序保存且歸檔，但信訪材料是不能按照一般檔案管理方法進(jìn)行保存歸檔。在信訪材料處理當(dāng)中，往往因?yàn)槭录膹?fù)雜性、周期長(zhǎng)，上訪群眾因?yàn)椴粷M結(jié)果進(jìn)行二次，甚至多次上訪，以及多年前的信訪檔案再次上訪，導(dǎo)致無(wú)法結(jié)案。所以，為確保信訪材料的真實(shí)性、全面性，針對(duì)不同階段的信訪材料都要置入一個(gè)案卷。

（五）復(fù)雜的材料來(lái)源

因信訪對(duì)象的不受限制特點(diǎn)，涵蓋城市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、企業(yè)、集體、個(gè)人等多個(gè)方面，所以信訪者人群非常廣泛。一部分信訪者為受到政府的關(guān)注，同一時(shí)間內(nèi)向城市多個(gè)政府單位、有影響力的名人、領(lǐng)導(dǎo)寫信投訴，這種情況也時(shí)有發(fā)生。

二、促使信訪檔案管理有效的策略

（一）強(qiáng)化工作人員管理觀念

在具體的信訪檔案管理過(guò)程中，各單位相關(guān)工作人員需要不斷強(qiáng)化管理觀念，保障工作組織到位。第一，在進(jìn)行信訪檔案工作之前，要構(gòu)建相對(duì)比較完善的組織結(jié)構(gòu)，信訪檔案工作組要由相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)作為組長(zhǎng)，同時(shí)信訪工作的中層領(lǐng)導(dǎo)小組要由相關(guān)科室的領(lǐng)導(dǎo)組成，從而實(shí)現(xiàn)、監(jiān)督各個(gè)科室檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定進(jìn)行。第二，在科室當(dāng)中也需要一個(gè)兼職管理員，負(fù)責(zé)信訪工作檔案的歸納、保存、管理的工作，以及把檔案的相關(guān)工作置入科室議程當(dāng)中。因?yàn)樾旁L檔案其本人具有的重要性和保密性，相關(guān)工作人員需要充分落實(shí)崗位職責(zé)，滿足保密需要。第三，還需要確保相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入，尤其是信訪檔案管理方面的數(shù)字化、信息化的構(gòu)建，更需要穩(wěn)定、足夠的資金投入，并且有專項(xiàng)資金預(yù)算，保障信訪檔案管理等工作需要的基礎(chǔ)設(shè)備、維護(hù)、運(yùn)行，從而促使信訪檔案管理運(yùn)行的穩(wěn)定性。

（二）管理流程規(guī)范化

因?yàn)樾旁L檔案管理本身具有很高的敏感性，這就需要檔案管理過(guò)程、流程充分的規(guī)范化。相關(guān)部門在具體的信訪檔案管理過(guò)程中，需要不斷地完善管理制度，在工作中有制度可依，進(jìn)而合理地開展日常工作，這樣才能保障其流程規(guī)范化。在我國(guó)相關(guān)部門頒布的相關(guān)法案和條例框架下，相關(guān)單位要依據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建相關(guān)的管理制度，其中包含信訪檔案歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、責(zé)任制度等。這有通過(guò)不斷完善相關(guān)的制度和體系，才能有效地促進(jìn)信訪檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（三）推進(jìn)信息化建設(shè)

因?yàn)樾旁L檔案管理具有周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，所以其利用價(jià)值比較持久，隨著時(shí)間的流逝，信訪工作的持續(xù)進(jìn)行，信訪檔案的積累也會(huì)越發(fā)的龐大，傳統(tǒng)檔案保存方式在保存時(shí)間和要求，以及檔案調(diào)用等方面都比較落后，容易造成信訪檔案的損毀、丟失等后果。所以，面對(duì)這些情況，其信息化、數(shù)字化的推進(jìn)是信訪檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。信息化、數(shù)字化的發(fā)展，不僅僅是檔案數(shù)字化，而是要充分利用電子科技的大數(shù)據(jù)、加密、存儲(chǔ)等技術(shù)，提高信訪檔案的使用效率、保密性、安全性、調(diào)用便捷性等。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)下信息化不斷深入工作、生活的背景下，信訪檔案管理也需要緊跟時(shí)代大潮，充分分析自身的特點(diǎn)，同時(shí)結(jié)合信息化特點(diǎn)，不斷完善信訪檔案的管理理念、觀念、制度、體系等，將管理流程規(guī)范化，不斷推進(jìn)信訪檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張嬋妹.基層信訪檔案工作的問題及解決思路[J].中國(guó)檔案，2018（05）：64.