淺談建設工程檔案管理工作的重要性及解決措施

盧琦

摘 ?要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和人民生活水平的提高，近年來，城市特大型橋梁建設和既有節(jié)點交通改造工程越來越多。建設工程檔案記錄著城市變遷和發(fā)展，它雖然不是建設工程的主體工作，但卻對工程管控和后期管理養(yǎng)護發(fā)揮著重要的作用。對建設工程的日常管理而言，其項目檔案的歸檔管理工作是必不可少的一部分。如何做好城市橋梁建設工程檔案的歸檔管理工作是我們當前工程項目管理中十分重要的問題。

關鍵詞：建設工程;檔案管理;重要性;解決措施

1. 建設工程檔案管理的重要性及社會價值

建設工程檔案通常是指一個項目從立項審批、勘察、設計、施工到竣工驗收備案等建設及其后期運營管理全過程中直接形成的具有保存價值的不同載體形式的原始信息。檔案對建設工程來講也是必不可少的一部分，我們通過對檔案信息資源的開發(fā)與利用，可以及時掌握建設工程各個環(huán)節(jié)工作的實施狀態(tài)和責任落實情況，間接評價工程質(zhì)量現(xiàn)狀，可以起到對每一個環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制。建設工程檔案，是解決工程相關問題的重要憑證，可為后期工程質(zhì)量問題的追溯、維修改造以及管理提供重要依據(jù)。

2.完善建設工程檔案管理工作的具體措施

2.1 建立健全檔案管理制度。

要做好建設工程檔案的日常管理工作，需要從頂層設計開始，全面抓好組織機構建設及制度落實。首先，建立一個科學有效的建設項目檔案工作組織機構，明確工作職責，要求領導小組對項目驗收工作進行組織和管理。對重大事項進行及時決策和明確指導;工作小組的組成需要覆蓋面廣、熟悉各相關業(yè)務的專業(yè)人員，對項目建設過程中的文件進行及時的收集、整理和預立卷工作;檔案部門派專人進行檔案收集、編制工作的指導，為項目檔案歸檔工作順利進行提供人力和業(yè)務支持。其次，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，從制度上規(guī)范檔案日常管理，做到有據(jù)可依、有章可循。制定各參建單位包括檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表以及檔案錄入格式等在內(nèi)的統(tǒng)一模板以及檔案裝具，嚴格落實檔案編制規(guī)范管理制度，確保檔案內(nèi)容完整、真實。

2.2 抓好全程跟蹤，推進檔案管理與工程建設雙同步。

項目建設施工過程中形成的文件材料較為分散、種類相對復雜，為確保項目文件的完整、準確、系統(tǒng)，必須加強建設項目全程管理，堅持事前介入、事中指導、事后把關的全程管理。在工程開工進場前，組織各參建單位檔案人員開展全面交底，詳細說明涉及工程檔案收集、歸檔整理、驗收、移交的各項要求，并由交底各方簽字確認。在工程施工階段，充分發(fā)揮主觀能動性，積極參與項目建設例會、并聯(lián)合監(jiān)理單位不定期對施工單位檔案收集情況進行現(xiàn)場檢查指導，要求檔案管理不規(guī)范、不齊全的單位及時整改完善，通過這些措施，不僅可以全面了解檔案日常管理的進度情況，也對各參建單位檔案編制工作形成了有效監(jiān)督。在工程驗收階段，須組織相關人員對檔案部分開展預驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時整改完善，確保檔案資料符合工程檔案管理的相關要求，為工程通過竣工驗收和檔案順利移交創(chuàng)造條件。在工程結(jié)算階段，明確規(guī)定以檔案移交作為啟動結(jié)算工作的前置要件，不僅有效推動檔案編制工作，同時亦為科學結(jié)算提供了充足依據(jù)，更對后期開展的國家審計創(chuàng)造了基礎條件。因此，我們要堅決執(zhí)行檔案工作與項目建設雙同步原則，充分發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督指導作用，唯有如此，才能更好地為完成工程項目竣工檔案工作。

2.3 加強業(yè)務指導培訓，提升檔案人員綜合素質(zhì)。

由于參建單位檔案人員業(yè)務知識參差不齊，人員更換頻繁，流動性大，甚至有一些檔案編制人員此前沒有從事過建設項目文件的歸檔與管理工作。因此，需要定期組織對相關單位檔案從業(yè)人員進行系統(tǒng)性培訓。一方面加強檔案管理水平較高的單位積極開展“傳幫帶”活動，加強不同施工單位之間的相互交流，以點帶面，提高施工單位對項目檔案編制和管理的認識。另一方面積極組織與其他建設項目管理單位的交流，通過學習借鑒先進做法，為提高參建單位檔案管理水平發(fā)揮更好的作用。

2.4 建立質(zhì)量審核機制，推動檔案管理規(guī)范化。

通過建立層層把關、縱橫結(jié)合的質(zhì)量審核機制，全面加強竣工檔案的質(zhì)量控制水平，全面提升建設工程檔案的齊全性、完整性和準確性。一方面，由施工、監(jiān)理、建設、城建檔案館等四方主體，構建工程檔案橫向質(zhì)量控制體系。檔案歸檔整理完畢后，先由施工單位進行自查，形成自查意見并報送監(jiān)理;監(jiān)理單位對檔案資料進行二次審查，形成質(zhì)量審查意見反饋至施工單位進行整改，同時抄送建設單位;建設單位后期在收到提交的竣工檔案后，重點對照審查記錄復核檔案的整改完善情況。過程中積極邀請檔案行政主管部門全程進行監(jiān)管指導，確保檔案符合城建檔案的相關規(guī)范要求。另一方面，將檔案管理職責納入建設單位相關人員的崗位職責，并在各參建單位內(nèi)部形成檔案員、工程管理員、技術負責人、項目總負責人的多級審核機制，通過逐級審查簽認，構建工程檔案縱向質(zhì)量控制體系，從內(nèi)容上嚴把檔案質(zhì)量關，確保檔案真實、準確。

3. 結(jié)論

為確保工程檔案文件的標準化、統(tǒng)一性，建設單位檔案管理部門在項目前期編制項目文件實施模板，要求各參建單位嚴格落實使用。建設單位檔案部門同時要編制《竣工文件編制細則》，明確各參建單位應該移交的竣工檔案范圍，以及對竣工檔案的整理、編制、立卷工作的總體要求和具體說明，共同做好建設工程檔案的編制和歸檔工作。

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